Of ChatGPT een kans of bedreiging is voor ons werk, is een hele actuele vraag, want juist op dit moment is er voor het eerst toegang tot een aanspreekbare AI (=artificiële of kunstmatige intelligentie): het gaat om ChatGPT die gratis beschikbaar is voor iedereen via Openai.com. Microsoft heeft zijn eerste versie ook gelanceerd binnen zoekmachine Bing en Google ontwikkelt Bard, binnenkort verwacht.

Heel spannend, want er is nauwelijks nog ervaring mee, we staan echt aan de vooravond van een hele nieuwe doorbraak. Hoe werkt het? Je kan van alles aan ChatGPT vragen en krijgt direct een onderbouwd antwoord. En ‘het’ (dat is de aanspreekvorm) kan honderdduizenden van ons mensen tegelijk bedienen. We raden iedereen aan het eens zelf uit te testen.

De vraag die we in deze blog willen beantwoorden is, of het een kans of een bedreiging is voor ons werk? Het is de moeite waard om het ChatGPT zelf eerst maar eens te vragen. We hebben daarom ChatGPT gevraagd om voor ons de kansen en bedreigingen op te sommen. In deze blog tref je de antwoorden aan. Daarna geven we in een korte reflectie ons eigen beeld bij deze ontwikkeling weer. Op welke taken en beroepen zal het invloed hebben?

Kansen volgens ChatGPT

Als taalmodel dat is ontworpen om menselijke taal te begrijpen en te genereren, biedt ChatGPT veel kansen voor professionals. Hieronder staan enkele van de voordelen van ChatGPT:

1. Tijdbesparing: ChatGPT kan snel en gemakkelijk tekst genereren, samenvatten en vertalen, wat u veel tijd kan besparen bij het uitvoeren van taken zoals het schrijven van artikelen, het samenstellen van rapporten of het vertalen van documenten.
2. Verhoogde productiviteit: Met ChatGPT kunt u meer gedaan krijgen in minder tijd. U kunt het taalmodel gebruiken om snel informatie te vinden, samenvattingen te maken of vertalingen uit te voeren, wat uw productiviteit kan verhogen.
3. Inspiratie en nieuwe ideeën: ChatGPT kan u helpen bij het vinden van nieuwe ideeën of invalshoeken voor uw werk. Het taalmodel kan tekst genereren op basis van een bepaald onderwerp of trefwoord.
4. Geautomatiseerde antwoorden: ChatGPT kan worden gebruikt om snel antwoorden te genereren op veelgestelde vragen, waardoor klantenservice- en supportteams tijd en energie besparen.
5. Ideeën genereren: ChatGPT kan helpen bij het genereren van nieuwe ideeën voor projecten, campagnes en meer. Het kan ook helpen bij het identificeren van nieuwe trends en inzichten.
6. Onderzoek ondersteunen: ChatGPT kan worden gebruikt om te helpen bij het onderzoeken van nieuwe onderwerpen, waardoor onderzoekers en wetenschappers tijd en moeite besparen bij het doorzoeken van grote hoeveelheden informatie.
7. Training van chatbots en virtuele assistenten: ChatGPT kan worden gebruikt om chatbots en virtuele assistenten te trainen, waardoor organisaties de efficiëntie en productiviteit kunnen verbeteren en de klantenservice kunnen verbeteren.

Bedreigingen volgens ChatGPT

Hoewel ChatGPT veel kansen biedt, zijn er ook bedreigingen voor de samenleving verbonden aan deze technologie, zoals:

1. Verspreiding van desinformatie: ChatGPT kan worden gebruikt om nepnieuws, propaganda en andere vormen van desinformatie te genereren en te verspreiden. Dit kan leiden tot verwarring, polarisatie en zelfs gevaarlijke situaties.
2. Privacyrisico’s: ChatGPT kan worden getraind op persoonlijke gegevens en informatie, waardoor er risico’s zijn voor de privacy van individuen. Het is belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonlijke gegevens en privacy te waarborgen bij het gebruik van ChatGPT.
3. Beïnvloeding van menselijk gedrag: ChatGPT kan worden gebruikt om menselijk gedrag te beïnvloeden, zoals het manipuleren van consumenten om bepaalde producten te kopen of het beïnvloeden van politieke opvattingen van mensen. Dit kan leiden tot ongewenste invloed op menselijk gedrag en keuzes.

Het is belangrijk om deze bedreigingen serieus te nemen en te zoeken naar manieren om de negatieve gevolgen van ChatGPT te verminderen. Dit kan bijvoorbeeld door het ontwikkelen van betere algoritmen voor het detecteren van desinformatie en het implementeren van regelgeving voor het gebruik van ChatGPT.
Dus, is ChatGPT een kans of bedreiging voor je werk? Het antwoord is: het hangt af van hoe het wordt gebruikt en geïmplementeerd. Het kan een krachtig hulpmiddel zijn om de productiviteit te verbeteren en de efficiëntie te verhogen, maar het is ook belangrijk om de potentiële bedreigingen en risico’s in overweging te nemen.

Onze eigen reflectie

Fantastisch toch, dat dit antwoord er zo uitrolt?! Op een bepaalde manier is het eng ook! Het lijkt na een tijdje chatten echt of je met een mens van doen hebt. En er komen de komende jaren nog betere versies aan, dat is zeker.

Wij denken dat het naast de door ChatGPT genoemde kansen en bedreigingen, ook invloed heeft op beroepen en taken op de arbeidsmarkt. ChatGPT vergemakkelijkt immers sterk het opzoeken en reproduceren van kennis en informatie op een toegankelijke wijze. Dat heeft vast en zeker effect op de wijze waarop sommigen van ons ons werk doen. Er kunnen taken verdwijnen omdat de ChatGPT deze overneemt. In die zin is het vergelijkbaar met de opkomst van internet in de afgelopen decennia.

Beroepen die geraakt kunnen worden, zijn bijv. die van journalisten, leraren, onderzoekers, auteurs, beleidsmedewerkers, online marketeers, websitebouwers, consultants, eindredacteurs, helpdeskmedewerkers, architecten, secretaresses, ontwerpers en verkopers.
Wat overblijft binnen deze beroepen, is onze menselijke originaliteit. Die is moeilijk te vervangen door een AI. Creatieve taken evenals taken waarin veel samenwerking nodig is om resultaat te bereiken, zullen ook blijven bestaan.

Hoe verder?

Hopelijk brengt ChatGPT ons allen tot een hogere kwaliteit van leven en werken en kunnen we de bedreigingen weerstaan. Het kan ons ook helpen om het personeelstekort te lijf te gaan, maar hoe maak je handig gebruik van AI in jouw organisatie? Leer er alles over met behulp van Design Thinking.

Maak je organisatie toekomstbestendig en ga de uitdaging van de digitale transformatie aan met onze AI-materclass! In deze masterclass gebruiken onze hoogopgeleide innovatiespecialisten de methodiek van Design Thinking om je te helpen succesvol de eerste stappen te zetten in de wereld van AI. De masterclass biedt concrete handvatten om je organisatie en haar medewerkers voor te bereiden op de toekomst, zodat je optimaal kunt profiteren van de voordelen van AI. 

Wil je de organisatie beter op de kaart zetten bij medewerkers en collega’s? Zeker in tijden van grote arbeidskrapte en hoge werkdruk is dit erg belangrijk om te aandacht aan te besteden. Dit kan door de corporate communicatie van je organisatie te verbeteren. In deze blog geef ik eerst 5 redenen waarom het zo vaak misgaat bij corporate communicatie. Daarna geef ik 3 concrete adviezen over hoe je dit kunt verbeteren.

Lang geleden

Lang geleden hadden we als mensheid alleen het kleitablet, het vuurteken of de postduif (zie je het nog voor je?) om over tijd en afstand met elkaar te communiceren. Nu we zijn aangekomen in het digitale tijdperk, barst het werkelijk van de mogelijkheden om altijd, overal en op elk gewenst tijdstip met andere mensen in contact te komen.

En toch….. met zoveel mogelijkheden…. lukt het veel organisaties niet altijd om in contact te blijven met hun medewerkers. Hoe is dat nou mogelijk anno 2023?

5 redenen

Ik geef je 5 redenen waarom het zo vaak misgaat bij corporate communicatie. Herken je ze, dan is het tijd om maatregelen te treffen.

1. Veel is niet altijd beter

Juist omdat er zoveel communicatiekanalen zijn, is het moeilijk om daartussen als organisatie een plek te verwerven. Bezoekersaantallen op intranet dalen ten gunste van bijv. de whatsappgroep van de afdeling. Twitter gebruikt niet iedereen en Facebook is vooral voor vrienden en ouderen. Instagram en Tiktok leven met name onder jongeren. Op de zeepkist gaan staan is ouderwets en corporate mailtjes worden niet goed gelezen. Flyers zijn uit de mode en Linkedin is vooral goed voor banen. Lastig een strategie te bedenken dus als je iedereen wilt bereiken.

2. Geen echt goede content

Organisaties communiceren opvallend vaak over procedures met hun personeel. Denk aan huisregels, arbeidsvoorwaarden, offerte-trajecten, opleidingsmogelijkheden, reorganisaties, jubilea etc. Maar om impact te hebben, is meer dan ooit content nodig die werkelijk wat toevoegt. De kritische gebruiker maakt sneller keuzes dan ooit over wat hij of zij wil weten of niet. Hij of zij is gewend vermaakt te worden en leest oppervlakkig. Beelden en filmpjes zijn in opmars evenals persoonlijke verhalen, vlogs en blogs.

3. Koud versus warm

We zijn en blijven kuddedieren; op zoek naar warmte en aandacht. Respons is dus belangrijk. Als organisaties via hun communicatiekanalen teveel zenden en niet openstaan voor de signalen die mensen zelf uitzenden, of geen respons geven, blijven ze roependen in de woestijn. Daarom zijn ‘likes’ en ‘commentaar’ geven bij berichten ook zo belangrijk, daarmee komt er groepsgedrag en interactie tot stand.

4. Geen boardroom onderwerp

Digitalisering is veelal niet besteed aan de boardroom. Er is altijd wel een financiële man of vrouw aanwezig maar veel directies en besturen hebben geen digitale specialist aan boord. Dus adequaat en effectief gebruik van digitale middelen in de corporate communicatie krijgt onvoldoende aandacht. “Doe maar…”, zullen veel directies zeggen bij een nieuw communicatievoorstel van hun staf. Maar tegenwoordig wil de medewerker (en klant) de missie en visie achter het nieuwsartikel weten (Waarom doen jullie dit? Wat is de echte betekenis die je toevoegt?), en die moet toch echt van de leider(s) zelf komen. Alleen zo krijg je bezieling en passie in je organisatie.

5. Te grote span of control en thuiswerken

Door te strak ingerichte organisaties is de span of control van veel managers en teamleiders te groot geworden. Men ervaart veel werkdruk en weet daardoor onvoldoende wat er speelt op de werkvloer en bij de cliënt/klant. Ook is er simpelweg te weinig tijd om samen goed het doel van het werk te bepalen en de werkwijze uit te stippen. Face-to-face contact blijft erg belangrijk voor mensen. Dat weten veel managers ook wel. Maar maatwerk is niet meer mogelijk. Daarbij werken veel medewerkers tegenwoordig ook enkele dagen thuis wat het nog lastiger maakt in contact te blijven. Voor je het weet, wordt er nieuw administratief systeem ingevoerd om iedereen te controleren. Maar dit staat taakvolwassenheid en gedrevenheid in de weg.

Het moet anders

Het moet dus anders met de corporate communicatie. Maar hoe moet het dan wel?

Het doel van corporate communicatie is veelal drieledig ingericht:

• De boodschap en visie van de organisatie overbrengen aan haar omgeving.
• De directie, MT en staf communicatieboodschappen laten zenden (nieuws, procedures, aanbiedingen etc.).
• Branding van de organisatie om de naamsbekendheid en eigen identiteit te vergroten.

Hier zouden twee extra zaken aan toegevoegd moeten worden:

• Het intenser verbinden van de corporate communicatie met de totale missie en strategie van de organisatie.
• Het meer tweezijdig maken van de communicatie door ook de communicatie meer in te richten rondom netwerken binnen- en buiten de organisatie.

3 concrete adviezen

Voor degenen die vandaag al willen beginnen, maak ik het nog een stapje concreter. Dit kan jij of jouw organisatie morgen al doen om zich te verbeteren:

1. Het ontwikkelen van e-learning modules voor (nieuwe) medewerkers over de missie, visie en strategie van de organisatie. In deze modules kun je de leidinggevenden van het bedrijf via korte filmpjes ook aan het woord laten evenals enkele ervaren collega’s. De medewerkers kunnen zelf bepalen wanneer ze dit kijken. E-learning programma’s zijn tegenwoordig tegen lage licentiekosten te verkrijgen. Je zou zelfs gratis e-learnings kunnen aanbieden aan klanten als je markt daarvoor geschikt is.
2. De invoering van een zgn. corporate app, geschikt voor zowel PC, tablet als smartphone. De smartphone heeft iedereen in de zak dus als je met deze app gaat communiceren, kom je direct binnen bij medewerker of klant. Er zijn verschillende goede apps ontwikkeld. Via deze app is het belangrijk om voortdurend de corporate communicatie te verbinden met de totale missie en strategie van de organisatie. De organisatie wordt hiermee een netwerkorganisatie die iedereen met elkaar in verbinding brengt. Sommige apps halen ook diverse bestaande social mediakanalen binnen (zoals Facebook, Twitter, Linkedin) en voegen er vervolgens eigen nieuwe toepassingen aan toe.
3. Het responsive maken van de communicatie door er veel meer een tweezijdig verhaal van te maken. Dit kan door het loslaten van een bepaalde managementstijl in de organisatie zodat er meer ruimte komt voor eigen initiatieven van medewerkers en klanten. Hieronder zie wat er moet veranderen en welke managementstijl gewenst is:

	Minder doen	Vaker doen
Stijl	Directief leidinggeven	Coachen
	Controle uitoefenen op het werk, de processen en de details	Creativiteit stimuleren en monitoren resultaten
	Nadruk leggen op het “hoe”	Nadruk leggen op het “waarom”
	Volgers afdwingen door macht	Volgers creëren door inspirerende ideeën
Communicatie	Vrijblijvend gebruik sociale netwerken	Bewust gebruik sociale netwerken, zowel intern als extern strategie bepalen
	Eén-op-één management	Many-to-many management (medewerkers trekken anderen mee)
	Lange teksten mailen	Korte teksten mailen of appen
	Bellen via de telefoon	Online webcommunicatie (app, chat of Teams)
	Vergaderen	Ad hoc contact leggen indien nodig

Het mooie is dat je hier zelf direct al mee kan starten (of doorgaan natuurlijk). Als bovengenoemde managementstijl én e-learnings én de succesvolle implementatie van een corporate communicatie-app samenvallen, ontstaat online en offline synergie.

De opbrengst

De vraag is vervolgens wat goede corporate communicatie eigenlijk oplevert. De opbrengst is als volgt te beschrijven:

• Als je “brand” goed is, spreekt zich dit rond. Mensen wil bij je organisatie horen. Het is dus goed voor het behoud van zittend personeel, ook heel fijn in tijden van arbeidskrapte.
• Je vergroot de aantrekkelijkheid als werkgever; het leidt dus ook tot meer geschikt personeel dat zich meldt voor vacatures, belangrijk nu de arbeidsmarkt krap is.
• Het leidt tot helderheid in doel en strategie voor eenieder die met de organisatie te maken krijgt.
• Het netwerk rondom de organisatie wordt versterkt.

Wil je meer inzicht welke maatregelen in tijden van grote personeelskrapte nog meer mogelijk zijn om voldoende personeel te werven en behouden, download dan nu onze Whitepaper “Vijf strategische draaiknoppen om de krapte op de arbeidsmarkt aan te pakken”.

Waar veel samengewerkt wordt, kom je het steeds vaker tegen: een Community of Practice. Hiermee is een Community of Practice (COP) misschien wel het meest voorkomende type community, zowel online als offline. Maar wat is een COP eigenlijk precies? En waarvoor wordt het ingezet? Wat zijn de voordelen van een COP? In dit blog gaan we hier verder op in.

Wat is een Community of Practice?

Een COP wordt in het Nederlands ook wel eens praktijkgemeenschap genoemd, hoewel de Engelse term vaker voorkomt. In een COP komt een groep mensen samen die werken aan een gemeenschappelijk probleem, thema of interesse. Bij dit type community zijn gedeelde competenties, of de ambitie deze competenties te behalen, de verbindende factor. De leden van de COP stellen zich als doel om van elkaar te leren (Staal & Wagenaar, 2019).

Een COP focust vaak op het delen van best practices en het creëren van nieuwe kennis die vervolgens in de community wordt gedeeld. Het doel hiervan is samenwerken aan het oplossen van de gezamenlijke vraagstukken. Hierdoor worden er zowel individuele als groepsdoelen bereikt. Tussen de leden vindt onderlinge interactie plaats, zowel fysiek als digitaal. Veelal worden er vanuit de COP face-to-face en digitale bijeenkomsten gefaciliteerd. Daarnaast is er vaak een digitaal platform beschikbaar welke de opgedane kennis van deze bijeenkomsten borgt en beschikbaar maakt voor de leden. Ook kunnen leden op dit digitale platform met elkaar in gesprek, vragen stellen en digitaal samenwerken. Er zijn drie kenmerken die je in een COP ziet terugkomen:

• Domein: Leden van de COP hebben een gedeeld kennisdomein, interesse, competenties en toewijding dat hen onderscheidt van anderen. Dit gedeelde domein creëert een gemeenschappelijke basis, inspireert leden om deel te nemen, begeleidt hun leren en geeft betekenis aan hun acties.
• Community (gemeenschap): Leden streven dit belang na door middel van gezamenlijke activiteiten, discussies, mogelijkheden voor het oplossen van problemen, het delen van informatie en het opbouwen van relaties. Het idee van een gemeenschap creëert het sociale weefsel om collectief leren mogelijk te maken. Een sterke gemeenschap bevordert de interactie en stimuleert de bereidheid om ideeën te delen.
• Praktijk: Leden van een COP zijn vaak professionals in het gedeelde interessegebied en bouwen samen aan een gedeeld repertoire van kennis, tools en ideeën op die ze meenemen naar, en kunnen inzetten in, hun praktijk. Terwijl het domein het algemene interessegebied voor de gemeenschap vormt, is de praktijk de specifieke focus waar de gemeenschap haar kern van collectieve kennis omheen ontwikkelt, deelt en onderhoudt (Community of Practice, 2022).

Wanneer wordt een Community of Practice ingezet?

Een COP wordt vaak ingezet als er gewerkt wordt aan een gezamenlijk vraagstuk of probleem. Een COP verwijst echt naar een gemeenschap. Je leert elkaar kennen en dat zorgt voor vertrouwen. Je herkent dezelfde soort praktijk en dezelfde taal van elkaar. Van daaruit kun je gezamenlijk en systematisch leren en kennis ontwikkelen. Een COP kan binnen een (grote) organisatie worden opgezet, of als verbinding tussen verschillende organisaties waarbij professionals werken aan dezelfde thema’s. Veelal zie je COP ontstaan vanuit samenwerkingen binnen een bepaald domein, zoals binnen het sociaal domein of op het gebied van energietransitie. Enkele voorbeelden zijn de COP’s die worden ingezet bij de RES-regio’s waarin gewerkt wordt aan de vraagstukken binnen de energietransitie.

De 5 voordelen van een Community of Practice

Door het samenwerken aan gemeenschappelijke problemen en uitdagingen en deze samenwerking goed te faciliteren en te borgen vanuit een COP, ontstaan er voor de leden en organisaties een aantal voordelen. Hierbij gaan we op 5 van deze voordelen van het gebruik van een COP in:

1. Het efficiënt delen en borgen van relevante kennis. Kennis is vaak vluchtig, en als dit niet voldoende wordt geborgd dan kan de kennis weer verdwijnen. COP’s bieden een gemeenschappelijk (digitaal) platform om deze kennis op te slaan en toegankelijk te maken voor haar leden. Zo wordt relevante kennis binnen organisaties of regio’s geborgd en kan er voortgebouwd worden op de bestaande kennis.
2. Klankborden met gelijkgestemden. Medewerkers die geen vakcollega’s hebben binnen hun organisatie vinden in een COP een klankbord en een manier om te leren van andere organisaties. Zeker in vakgebieden waar opleiding schaars en/of zeer duur is, is een COP een goed alternatief. Ook is een COP relevant als tussen verschillende organisaties wordt samengewerkt, maar er binnen de individuele organisaties maar weging mensen zijn met dezelfde specifieke kennis.
3. Inwerken van nieuwe medewerkers. Beginnende medewerkers, zowel nieuw in de organisatie of nieuw in de baan, kunnen voordeel hebben bij een COP. Als beginnende medewerkers vanaf het begin deel uitmaken van een gemeenschap leren ze heel snel van vakgenoten wat ze nodig hebben om te kunnen starten in hun nieuwe rol. De meeste beginners luisteren of lezen alleen maar steken zo heel veel op. Velen van hun vragen zijn dus al beantwoord. Naarmate ze groeien in hun rol, helpt de community hen om nog beter te worden. Velen zullen dan een actievere rol gaan spelen.
4. Het bijhouden van snel veranderende kennis en expertise. De benodigde kennis om als professional up-to-date te blijven, verandert snel. Als al deze mensen moeten wachten tot de opleidingsmarkt over deze thema’s opleidingen aanbieden, hinken ze vanaf het begin hopeloos achterop. Zeker met nieuwe beroepen of sterk evoluerende vakgebieden zijn COP’s onontbeerlijk.
5. Simuleren van samenwerking in- en tussen organisaties. Voor organisaties met verschillende locaties of met veel thuiswerkers zijn COP ideaal om mensen te verbinden en te laten leren tegelijkertijd. Daarnaast wordt een COP vaak ingezet als er tussen verschillende organisaties wordt samengewerkt op bepaalde thema’s en uitdagingen (bv. het thema energietransitie). Kennis van de ene organisatie kan zo snel met de andere organisaties worden gedeeld. Het wiel hoeft zo niet steeds opnieuw te worden uitgevonden (Learnie.net, 2017).

Kortom, een COP kan een waardevolle toevoeging zijn aan het sneller behalen van je organisatiedoelstellingen en het stimuleren van onderlinge samenwerking. Wise up heeft ervaring met het opzetten en beheren van diverse communities, waaronder ook COP’s. Heb je vragen over het opzetten en beheren van (digitale) communities, of wil je graag eens in gesprek over dit onderwerp, neem dan contact op.

Bronnen

Community of Practice. (2022). Creating Communities of Practice.

Learnie.net. (2017). 10 voordelen van communities of practice voor elke organisatie.

Staal, P., & Wagenaar, K. (2019). Organiseren van communities. Scriptum.