Of je nu een bedrijf bent dat talent wil aantrekken, een onderwijsinstelling die studenten naar de arbeidsmarkt wil leiden, of een gemeente die werkzoekenden wil ondersteunen, het organiseren van een arbeidsmarktevenement kan een krachtige manier zijn om mensen samen te brengen, kennis te delen en kansen te creëren. Maar het succes ervan hangt af van een doordachte planning, een goed begrip van de behoeften van de deelnemers en effectieve communicatie. Het organiseren van evenementen is een kunst op zich. Ben je van nature geen organisatietalent? Deze blog helpt je bij de vraag: ‘hoe organiseer ik een event met impact’? Ook delen we enkele essentiële stappen om een ​​arbeidsmarktevenement succesvol te maken.

 

• Doelgroep identificeren: Ken je publiek. Zijn het studenten die op zoek zijn naar stageplaatsen? Werkzoekenden die van carrière willen veranderen? Of misschien zijn het bedrijven die op zoek zijn naar specifieke vaardigheden? Het kan ook een combinatie zijn van meerdere doelgroepen die je allemaal wilt bedienen op een arbeidsmarktevenement. Het begrijpen van de behoeften en interesses van je doelgroep zal bepalend zijn voor de inhoud en structuur van je evenement.

 

• Doelstellingen bepalen: Na het bepalen van de doelgroep is het belangrijk om, voordat je zelfs maar begint met de planning, helder te definiëren wat je wilt bereiken met het evenement. Wil je werkzoekenden direct in contact brengen met werkgevers? Wil je bedrijven de kans geven om hun werk te promoten? Of wil je misschien educatieve workshops organiseren om vaardigheden te verbeteren? Duidelijke doelstellingen helpen bij het sturen van alle volgende beslissingen.

 

• Partnerschappen vormen: Werk samen met relevante organisaties, zoals bedrijven, onderwijsinstellingen, UWV en gemeenten. Deze partners kunnen niet alleen bijdragen aan de inhoud en expertise van het evenement, maar ook helpen bij het bereiken van een breder publiek. Organiseer het evenement ook nooit alleen, maar betrek een afvaardiging van de doelgroepen die je wilt bereiken. Het aanstellen van één projectleider die het overzicht bewaakt is wel cruciaal.

 

• Programma ontwikkelen: Stel een gevarieerd programma samen dat de behoeften van je doelgroep weerspiegelt. Denk aan workshops, paneldiscussies, netwerksessies en misschien zelfs een banenmarkt of carrièrebeurs. Zorg ervoor dat er voor elk wat wils is en dat er voldoende ruimte is voor interactie en netwerken. Probeer ook niet teveel te organiseren, daarmee maak je het niet alleen jezelf ingewikkeld als organisatie, maar ook voor deelnemers wordt het daarmee onoverzichtelijk.

 

• Promotie en communicatie: Als je veel middelen, tijd en geld, hebt geïnvesteerd in een arbeidsmarktevenement dan is het zonde als het aantal deelnemers tegenvalt. Tijdige communicatie met een duidelijke boodschap is hierbij van belang. Vergeet ook niet om duidelijke informatie te verstrekken over hoe mensen zich kunnen registreren of deelnemen, of als dit niet nodig is dit ook te melden. Zelf weinig affiniteit met communicatie? Huur dan een communicatieadviseur in die je hierbij kan helpen. Goede communicatie kost tijd én is een vak op zich. Denk hier niet te makkelijk over.

 

• Logistiek: Zorg voor alle praktische zaken, zoals registratie, catering, technische apparatuur en eventuele speciale voorzieningen voor deelnemers met specifieke behoeften. Een soepel verloop van het evenement is essentieel om de tevredenheid van de deelnemers te garanderen. Zeker als je het evenement vaker wilt organiseren. Een van de makkelijkste manieren om mensen tevreden te houden is voldoende eten en drinken. Een extra appeltje of blikje fris doet veel in de gemoedstoestand.

 

• Follow-up plan: Een cruciale stap die vaak wordt overgeslagen is de follow-up. Het evenement eindigt niet wanneer de laatste deelnemer vertrekt. Plan een follow-up strategie om contact te houden met deelnemers, feedback te verzamelen en eventuele vervolgstappen te faciliteren. Na een evenement is er vaak veel energie om andere ideeën op te pakken. Wacht hier dus niet te lang mee.

 

Het organiseren van een succesvol arbeidsmarktevenement vereist aandacht voor detail, creativiteit en een diepgaand begrip van de behoeften van zowel werkzoekenden als werkgevers. Door aandacht te hebben voor bovenstaande stappen en nauw samen te werken met relevante partners, kun je een evenement creëren dat niet alleen waardevolle kansen biedt, maar ook een positieve impact heeft op de arbeidsmarkt en de bredere gemeenschap.

 

Voorbeeld

Namens Wise up is Sien Rongen aan de slag bij de gemeente Altena om het onderwijs en de arbeidsmarkt aan elkaar te koppelen. Een van de initiatieven is het organiseren van een arbeidsmarktevenement. In 2023 werd er in zeven weken een banenmarkt neergezet met 48 bedrijven, 1000 leerlingen uit het voorgezet onderwijs én een flink aantal werkzoekenden. Afgelopen 6 maart 2024 vond de tweede editie plaats met 54 bedrijven, 800 leerlingen die in vijf rondes ‘doe activiteiten’ bij meerdere bedrijven deden en nog eens 300+ werkzoekenden. Een zeer succesvolle editie met als doel; de arbeidsmarkt in Altena op de kaart zetten voor werknemers van nu én de toekomst.

 

Tot slot: het geheim van de smid

Bovenstaande stappen helpen bij het organiseren van een arbeidsmarktevenement. Maar wat maakt nu uiteindelijk definitief het verschil tussen een ‘gewoon’ arbeidsmarktevenement en een succesvol arbeidsmarktevenement? Dat geheim bestaat voor ons uit twee cruciale aspecten:

 

1. Think about the details

Het verschil tussen een gewoon en succesvol evenement zit in de details van het evenement. Details zit in alles gedurende het evenement; een warme aankomst, voldoende en vooral goed eten en drinken, een passende aankleding op het evenement en vooral een goede warme uitstraling van iedereen in de organisatie. Door het tijdig maken van een goed draaiboek van het arbeidsmarktevenement kom je vaak nog dingen tegen waar nog niet aan is gedacht. De centrale vraag is: Wie doet wat, waar, wanneer, en welke materialen zijn hiervoor nodig? Zorg daarna dat qua uitvoering alles, maar dan ook echt alles van A tot Z klopt. Gasten merken echt het verschil als de organisatie perfect is. Plan jezelf als projectleider vrij van acties zodat je het overzicht kunt bewaren en vliegende keep bent.

 

2. Kwaliteit en betrokkenheid van bedrijven

Het succes van een arbeidsmarktevenement wordt vaak gemeten aan de hand van de kwaliteit van de bedrijven die deelnemen. Wees kritisch en duidelijk welke bedrijven bijdragen aan het doel van jouw evenement. Het lijkt heel logisch, maar het is ook belangrijk om bedrijven goed te instrueren wat er van hen wordt verwacht. Het is voor bedrijven geen corebusiness om op een evenement te staan. Een banenmarkttraining voorafgaand kan helpen om de kwaliteit te verbeteren. Dit zorgt ook voor betrokkenheid vanuit de bedrijven. Hebben ze een goed idee? In principe is het antwoord altijd ja, laten we kijken hoe we dit vooral gerealiseerd kunnen krijgen. Zo hebben wij bij een evenement auto’s naar binnen gereden, het buitenterrein gebruikt voor meerdere kranen en graafmachines, en heeft een fietsenspecialist het parkeren van fietsen georganiseerd.

 

Heb je na het lezen van deze blog nog vragen of wil je toch liever hulp bij het organiseren van je arbeidsmarktevenement? Klik dan hier voor meer informatie over wat Wise up hierin kan betekenen.

Voor meer ideeën kun je ook een gratis masterclass volgen.

Zoals de gratis masterclass Design Thinking en AI.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.