Wij komen in het werkveld vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken, en arbeidsmarkt-, onderwijs- en economische projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel mensen tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over het aanstellen van een projectmanager.

Deze week deel 7: Waar moet je op letten bij het aanstellen van een projectmanager?

Je hebt het misschien wel eens meegemaakt: je maakt prachtige plannen maar hebt zelf geen tijd om ze uit te voeren. Dus ga je op zoek naar een projectmanager. Dat kan gaan om kleine plannen zoals een verhuizing, of grote plannen zoals de ontwikkeling en implementatie van een compleet nieuw concept of proces. Bij een verhuizing kun je waarschijnlijk volstaan met het benoemen van een huisgenoot, collega of medewerker tot tijdelijk projectleider. Maar bij een groot project is het wellicht verstandiger om een professionele projectmanager te benoemen. Dat vergroot je kans op succes enorm. In deze blog gaan we erop in hoe je daarbij het beste te werk kan gaan met de werving en waar je op moet letten bij de selectie.

Waar moet je aan denken?

Werving

Voor de werving staan verschillende wervingsmogelijkheden open. Grofweg zijn er drie mogelijke routes:

• Werven binnen de eigen (netwerk)organisatie
• Werven via een vacature met een sollicitatieprocedure
• Werven via externe inhuur.

Alle drie de routes hebben voor- en nadelen. We behandelen ze hierna een voor een.

Werven binnen de eigen (netwerk)organisatie

Als je werft binnen de eigen (netwerk)organisatie, ben je afhankelijk van de kwaliteit van de medewerkers die beschikbaar zijn voor de rol van projectmanager. Als je regelmatig projecten draait, zijn er mogelijk ook medewerkers beschikbaar die al ervaren en professioneel projectmanager zijn. Sommige organisaties hebben zelfs een pool van projectmanagers waaruit kan worden geput. Dan kan deze wervingsroute prima werken. Maar als dat allemaal niet het geval is, kun je van een koude kermis thuiskomen. Zeker als je een medewerker tot projectmanager benoemt die nog nooit grote projecten heeft geleid. Deze zou je in elk geval zo snel mogelijk moeten opleiden en in het begin ook veel moeten begeleiden. Hopelijk tref je een natuurtalent. De vergissing die vaak wordt gemaakt, is dat een teamleider of lijnmanager tot projectmanager wordt benoemd, in de veronderstelling dat de gevraagde competenties gelijk zijn. Maar dat is niet zo. Daar komen we later in dit blog nog op terug. Groot voordeel van eigen medewerkers benoemen, is dat zij vaak de inhoud al kennen, evenals de stakeholders. Dit scheelt inwerktijd. Nadeel is dat je intern niet altijd een professioneel projectmanager beschikbaar zult hebben.

Werven via een vacature met een sollicitatieprocedure

Natuurlijk is het ook mogelijk om een vacature te stellen. Omdat een project in principe eindig is, zal er vaak worden gekozen voor een tijdelijk contract voor de duur van het project. Bij een krappe arbeidsmarkt kan dat ertoe leiden, dat je te weinig goede sollicitanten krijgt op je sollicitatieprocedure. Zeker omdat je voor een goede projectmanager toch een beetje op zoek moet naar het spreekwoordelijke schaap met 5 poten, vraagt dit dat je een ‘baanwisselaar’ nodig hebt met veel ervaring. Dat betekent vaak dat je toch een vast contract moet bieden. Dat kan als je verwacht dat er weer nieuwe projecten zullen volgen en er vaste formatieruimte is. Of dat je een stevige wervingscampagne moet gaan voeren. Dat kan o.a. door een werving- en selectiebureau in te huren of door een flink advertentiebudget via internet en Social Media in te zetten zodat je een groot bereik hebt. Een goed employer brand helpt ook, evenals het inzetten van je sociale netwerk.

Werven via externe inhuur

Al enkele jaren zie je de externe inhuur toenemen. Beschikbare resources zijn ZZP’ers en detacherings- en consultancybureaus. Dat is niet voor niets het geval: het biedt optimale flexibiliteit bij je projecten en biedt de mogelijkheid projectmanagers in te huren die door eerder succesvol volbrachte opdrachten veelal de gevraagde kwaliteit kunnen bieden. Door het gebruik van een online inhuurdesk kan dit aanbestedingsproof en snel gebeuren. Je organisatie moet dan wel eerst lid worden van zo’n inhuurdesk.

Verder is er ook hier momenteel een krapte zichtbaar aan de aanbodzijde, zeker als de gevraagde projectmanager ook wordt verwacht qua inhoud van de hoed en de rand te weten. Inhoudelijk vergaande expertise is wellicht niet altijd nodig maar zie je nog wel veel worden gevraagd. Voor externe inhuur is de uurprijs hoger dan bij eigen medewerkers het geval is. Echter daar staat tegenover dat de prijs all-in is, dus geen bijkomende kosten hoeven te worden betaald voor werkgeverslasten zoals loonbelasting, pensioen, uitval bij ziekte, kantoorkosten en evt. ontslagvergoeding. Belangrijk is de loyaliteit van de externe medewerker goed te borgen door deze een warm welkomsgevoel te geven en niet te veel te laten ‘zwemmen’ in het begin.

Selectiecriteria

Als de werving goed is verlopen, kan je overgaan tot het selectieproces. Belangrijk is al bij de werving de selectiecriteria neer te zetten om teleurstelling te voorkomen.

Algemene functie-eisen

De projectmanager moet aan een aantal vereisten voldoen. Hieronder volgt top 5, die echter per project kan afwijken:

1. Kenniswerker. Zowel procesmatig, inhoudelijk als relationeel sterk.
2. HBO-plusniveau. Voor zwaardere projecten is een denk- en werkniveau op minimaal Hbo-niveau vereist. Omvat het project ook het maken van analyses, bijhouden van een stevige begroting en realisatie en/of ingewikkelde tijdslijnen, dan is een denk- en werkniveau op WO-niveau nog beter.
3. Strategisch en methodisch sterk. Het is belangrijk een toolkit te hebben aan strategieën en methodieken om het project goed door alle fasen heen te loodsen. Dit vergt tevens goede communicatievaardigheden.
4. Veranderkundig inzicht. Hij/zij moet aantoonbaar goed kunnen omgaan met weerstanden die zich in het project kunnen voordoen.
5. Inspirerend. Belangrijk is positief denken en anderen inspireren voor het doel van het project.

Verschil lijnmanagement en projectmanagement

We gaven het eerder al aan, er is een behoorlijk verschil tussen lijnmanagement en projectmanagement. Een projectmanager werkt van A naar B volgens een planning en is dan uiteindelijk klaar. Dat betekent doelgericht een aantal fasen doorlopen tot het eindresultaat is bereikt. Een projectmanager werkt vaak aan activiteiten die in principe maar eenmalig zullen plaatsvinden. Daar hoort experimenteren bij en de flexibiliteit om aanpassingen te doen. Ook komen er veranderkundige aspecten in terug. Het projectteam wordt veelal alleen aangestuurd op de deeltaken die aan de leden zijn gedelegeerd. Als een projectmanager een rapportcijfer van een 7 krijgt voor zijn projectresultaten, doet deze het goed, alles is immers de eerste keer en er kon niet geoefend worden.

Een lijnmanager daarentegen werkt van dag te dag aan een werkproces of werkplan. Hij volgt een jaarcyclus met veel terugkomende momenten. De lijnmanager kan daar in de loop der jaren veel verbeteringen in aanbrengen. Kwaliteitsverhoging en efficiencyverbetering zijn mogelijk. Het aansturen van het team is een belangrijke taak, zowel functioneel als hiërarchisch en vergt een echte People-manager.

Niet elke lijnmanager is dus geschikt voor projectmanager en vice versa. Je ziet toch bepaalde typen die meer de keuze maken voor het een of het ander. Een projectmanager heeft in de regel een hogere ‘openess to new experiences’ en is extravert en taakgericht. Een lijnmanager zal meer mensgericht en consciëntieus (grondig, nauwgezet) zijn.

Projectmanagement binnen een netwerk anders dan binnen een organisatie

Het maakt verschil uit of je een project wilt laten uitvoeren binnen een organisatie of binnen een netwerkverband. Een intern project binnen een organisatie betreft bijvoorbeeld de ontwikkeling van een nieuw product of dienst. De projectmanager kan dan vaak vanuit de hiërarchie van zijn opdrachtgever (directie, bestuur) mandaat krijgen om veranderingen door te voeren en zijn projectteam te bemensen. Dit geeft een bepaalde machtspositie om dingen voor elkaar te krijgen.

Echter een projectmanager in een netwerksamenwerking of -organisatie moet het vaak redden zonder deze formele macht. Een voorbeeld van een netwerksamenwerking is bijvoorbeeld Een arbeidsmarktregio, een Economic Board of een RES-regio. De projecten die deze netwerkorganisaties uitvoeren zijn vaak van groot strategisch belang en dat is maar goed ook voor de projectmanager. Want deze zal vooral vanuit de urgentie (ook wel de WHY) het project moeten aanvliegen en alle betrokkenen mee moeten krijgen. Er is geen machtspositie ten opzichte van de organisaties die samenwerken, alleen een veelheid van belangen die gemanaged moeten worden. Hier heeft de projectmanager dan ook zijn opdrachtgever hard nodig evenals commitment van de trekkers van het samenwerkingsverband.

Geheim van de smid

Tenslotte onthullen we het geheim van de smid bij de werving en selectie van een projectmanager. Dat lichten we toe met een raadsel.

Wat is het verschil tussen een gewone en een uitstekende projectmanager?

Geef een projectmanager een ladder en vraag deze te beklimmen. Een gewone projectmanager zal dat goed doen. Maar een uitstekende projectmanager zal eerst vragen waar de ladder naar toe moet leiden en …of deze wel op de goede plaats staat.

Ga dus op zoek naar een projectmanager die veel vragen stelt. Laat je niet afschrikken door kritische vragen over het te bereiken projectresultaat tijdens het selectieproces. Een projectmanager die daarop indringend doorvraagt, zou wel eens de beste kunnen zijn die je maar kan krijgen om het gewenste resultaat te gaan bereiken.

Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee.

Wil je meer weten over het formuleren van doelstellingen, lees dan het eerste blog in deze reeks.

Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het tweede blog in deze reeks.

Hoe je omgaat met weerstand lees je in het derde blog in deze reeks.

Omgaan met risico’s wordt verder toegelicht in het vierde blog in deze reeks.

En omgaan met financiën wordt in het vijfde blog in deze reeks. 

en programmamanagement lees je in het zesde blog in deze reeks. 

Ontdek meer tips waarmee je ervoor zorgt dat elk project een succes wordt.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.