Wij komen in het werkveld vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken, en arbeidsmarkt-, onderwijs- en economische projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel mensen tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over financiën.

Deze week deel 5: Financiën

Financiën zijn een belangrijk onderdeel van projecten. Hoewel dit voor veel projectmanagers niet het meest geliefde onderdeel is, wordt het door de meeste opdrachtgevers als een doorslaggevende succesfactor omschreven. Een project dat het beoogde doel realiseert, binnen het gestelde budget is immers in de meeste gevallen een succesvol project te noemen. Door de ogen van een projectmanager gezien zijn financiën vaak een noodzakelijk kwaad, waarbij het “budget” in sommige gevallen als een zwaard van Damocles boven het hoofd van de projectmanager hangt. In het ergste geval worden zelfs concessies gedaan in resultaten om maar binnen het gestelde budget te blijven. Maar wat nu als je financiën kunt inzetten als middel om opdrachtgevers in positieve zin te verbazen? In veel gevallen zijn financiën een effectieve tool voor projectmanagers om keuzes te maken, bij te sturen en extra waarde toe te voegen voor opdrachtgevers.

Waar moet je aan denken?

Hoe je het ook wendt of keert, financiën spelen in de meeste projecten een grote rol. Maar waarom is dat eigenlijk? Eén van de redenen waarom financiën een belangrijke rol spelen in een project, is de aard van projecten. Projecten kenmerken zich door een vooraf gesteld doel, een start en een einde. Hierbij zijn vooral het doel en het einde belangrijk. Bij het bepalen van een doel wordt namelijk in de meest gevallen afgewogen wat het beschreven doel mag kosten voor de organisatie. Met andere woorden, het budget wordt bepaald.

Waar loop je tegenaan?

Het budget is een belangrijke factor in het project. De opdrachtgever verwacht van de projectmanager dat het project dusdanig wordt vormgegeven en uitgevoerd dat het doel wordt behaald zonder buiten het gestelde budget te treden. Helaas kan het voorkomen dat een project achteraf meer blijkt te kosten dan het begrootte budget. Die leidt tot ontevreden opdrachtgevers en soms zelfs tot het stoppen of mislukken van het project. Erg vervelend, zeker omdat het in veel gevallen voorkomen kan worden.

Tips

Het voorkomen van het buiten budget gaan van een project, begint met de financiële planning voorafgaand aan de start van het project. Hoewel dit bij praktisch elk project zal worden uitgevoerd gaat het hier vaak fout. Een gedegen financiële projectplanning dient als leidraad voor het maken van keuzes, sturen en tevredenstellen van de opdrachtgever. Voor het maken van een goede financiële projectplanning hebben we een aantal tips.

Concretiseer het gestelde projectdoel

Misschien wat voor de hand liggend maar het concretiseren van het projectdoel in samenspraak met de opdrachtgever is een belangrijke eerste stap naar het optimaal inzetten van financiën tijdens een project. Voor veel projecten wordt een relatief generiek doel beschreven. Denk aan doelen als: “een cultuurverandering”, “procesoptimalisatie” en “werkwijze implementatie”. Wat wordt er exact als eindproduct verwacht, en is dit reëel? Helaas wordt deze stap in veel gevallen overgeslagen of niet voldoende ingevuld. Een goede tip hierbij is doorgaan tot het doel in detail duidelijk is zodat jij als projectmanager aan de opdrachtgever kan uitleggen wat het doel precies is en wat alle randvoorwaarden voor succes zijn. Een goed handvat is om door te gaan met concretiseren tot jij alle vragen over het doel van het project zonder na te denken, op elk detail niveau kunt beantwoorden.

Maak voor jezelf een inschatting van uren en andere benodigdheden

Wanneer mogelijk, probeer voor jezelf een uren en benodigdheden planning te maken die losstaat van het beschikbare budget. We hebben als mensen helaas de neiging om naar bedragen toe te gaan rekenen. Dit effect werkt helaas twee kanten op. Wanneer het budget groter is dan de daadwerkelijk benodigde middelen wordt een project onnodig duur ingeschat, terwijl een project met een klein budget vooraf goedkoper wordt ingeschat. Niet naar een budget toe rekenen lijkt gemakkelijker dan het daadwerkelijk is. Net als praktisch alle dingen in het leven is het iets dat met oefening beter wordt. Ben je hiermee aan het oefenen, probeer de vraag: “maar hoeveel procent van het budget is dit?” te vermijden.

Transparante communicatie

Ook in het geval van financiën is transparante communicatie een van de belangrijkere zaken. Ben scherp op de financiële gevolgen van beslissingen binnen het project en escaleer waar nodig zo snel mogelijk naar de opdrachtgever. Dit raakt direct de manier waarop financiën in kunnen worden gezet voor sturing. Onverwachte ontwikkelingen horen bij projecten. Deze onverwachte veranderingen zijn niet per definitie negatief, ze kunnen ook zeker leiden tot nieuwe en betere inzichten in de richting van het project. Essentieel is wel om dit in een vroeg stadium te bespreken met de opdrachtgever om de mogelijk andere richting van het project te bepalen. Financiële gevolgen van onverwachte gebeurtenissen kunnen zo een project in een hele andere richting sturen.

Liever te voorzichtig dan over enthousiast

Dit klinkt negatiever dan het daadwerkelijk is. Bij het inschatten van financiële impact is het aan te raden liever te voorzichtig in te schatten dan overenthousiast. Ben voor je gevoel te voorzichtig met inschatting van de financiële impact en benodigdheden van het project. Onze ervaring is dat projectmanagers die dit van nature hebben, vaker projecten opleveren die onder het budget uitkomen zonder concessies te hoeven doen in de resultaten. Een lastig punt hierin is vaak de communicatie met een opdrachtgever. Opdrachtgevers zijn vaak erg enthousiast over het idee en/of project en schatten in al hun enthousiasme de financiële impact en benodigdheden positiever in. Het is niet altijd prettig om dit enthousiasme te temperen. Toch is het van belang om in een vroeg stadium, in samenspraak met de opdrachtgever, een reëel beeld van de financiën te schetsen.

Geheim van de smid

Zoals eerder besproken is het optimisme aan het begin van het project een goede aanjager. Wat de financiën betreft kan het ook een valkuil zijn om de financiën te rooskleurig in te schatten. Probeer, voor aanvang van het volgende project in een vroeg stadium een inschatting te maken van de financiële impact en benodigdheden. Bij voorkeur in een dusdanig vroeg stadium, dat je zelf nog niet op de hoogte bent van het beschikbare budget. Hoewel je wellicht wat informatie en details mist kun je wel een voorlopige inschatting maken. De verdere invulling van de details kunnen dan vrij eenvoudig worden toegevoegd en doorgerekend op een later moment. Door de eerst inschatting te maken voor je het budget kent, voorkom je dat je naar een bedrag toe gaat rekenen. Een bijkomend voordeel is dat je op basis van jouw eerste inschatting, zodra het budget bekend wordt, direct kunt staven of de inschatting van de opdrachtgever in jouw ogen reëel is.

Mocht het budget veel afwijken van je eerste inschatting is het zaak om na te gaan waar de grootste verschillen vandaan komen. Je mist bijvoorbeeld stappen die de opdrachtgever wel heeft ingeschat, of je hebt het doel toch niet helemaal begrepen (concretiseren). Op basis hiervan kun je dan ook het gesprek voeren met de opdrachtgever. Naast opheldering voor wat betreft de financiën, kunnen na deze exercitie ook in een vroeg stadium stappen worden gezet met de inhoud van het project en een projectplanning. Onze ervaring is dat dit niet alleen de snelheid, efficiëntie en effectiviteit van het project ten goede komt, maar dat opdrachtgevers het ook erg prettig vinden om in een vroeg stadium een gesprek op inhoud te kunnen voeren.

Wil je meer weten over het formuleren van doelstellingen, lees dan het eerste blog in deze reeks.

Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het tweede blog in deze reeks.

Hoe je omgaat met weerstand lees je in het derde blog in deze reeks.

Omgaan met risico’s wordt verder toegelicht in het vierde blog in deze reeks. 

In de komende weken volgen nog meerdere blogs over verschillende onderwerpen rondom projectmanagement. Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Daarnaast bieden wij projectondersteuning door de inzet van een Young Professional om je werkdruk te verlichten. Lees meer over onze Young Professionals.

Ontdek meer tips waarmee je ervoor zorgt dat elk project een succes wordt.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.