In het werkveld komen we vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel projectleiders tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over omgaan met weerstand.

Deze week deel 3: Omgaan met weerstand

Veel projectleiders lopen ergens in hun projecten tegen weerstand aan. Vaak willen mensen niet zomaar meebewegen met hun plannen. Het gemakkelijkste is om te zeggen dat deze medewerkers niet deugen. Maar is dat wel zo? Een verander cyclus verloopt veelal volgens een aantal fasen (Bron: Rick Maurer, Introduction to Change without Migraines, 2009).  Er doen zich eerst allerlei kleine voorvallen voor alvorens de sense of urgency voor de verandering echt wordt erkend door de stakeholders. En pas als stakeholders eenmaal zelf de uitdaging zien om te veranderen, wordt het mogelijk om hen allemaal in hetzelfde tempo door de verandering heen te laten gaan. Pas als voldoende ingezet blijft worden op de persoonlijke betrokkenheid en engagement van de medewerkers, zal men daadwerkelijk aan de slag gaan. Omgaan met weerstand is dus erg belangrijk.

Waar moet je aan denken?

Het goed kunnen anticiperen en omgaan met weerstand is erg belangrijk voor een projectleider. Om projecten te laten slagen is het van belang dat de neuzen dezelfde kant opstaan en iedereen meewerkt om de doelstellingen te behalen. Weerstand kent vele vormen en diverse redenen. Dit houdt in dat er ook verschillende manieren zijn om met weerstand om te gaan. Het is belangrijk om te realiseren dat weerstand vaak helemaal niet om jou gaat maar om de verandering die het project met zich meebrengt.  Het gedrag van de ander kan voortkomen uit werkdruk, prioriteiten, angst, maar ook uit betrokkenheid. De projectdoelstellingen die nagestreefd worden kunnen conflicteren met de normen, waarden of overtuigingen van de ander.

Waar loop je tegenaan? & Tips

Er kunnen zich een aantal valkuilen voordoen bij het omgaan met weerstand tijdens projecten:

• Zorg dat je als veranderaar niet vooroploopt qua fase. Wanneer men fasen overslaat, genereert dat de illusie van voortgang maar uiteindelijk kan dit een catastrofale impact hebben op de resultaten. Er zijn 8 stappen te onderscheiden die je als leider moet doorlopen voor een effectieve verandering (bron: John Kotter, Leading Change, 2012). De eerste vier stappen zijn vooral gericht op het overbrengen van de veranderingsvisie en strategie, en de communicatie om mensen binnen boord te krijgen. Daarna krijg je 4 stappen gericht op meer managementgerichte taken, zoals het wegruimen van obstakels, korte termijn successen boeken, resultaten boeken en consolideren en ze verspreiden. Ben je zelf al door de eerste 4 stappen heen voordat je met je team gaat communiceren, dan loop je het gevaar dat je al meteen gaan managen op taken en verantwoordelijkheden. Maar het team heeft eerst behoefte aan je persoonlijk leiderschap: wat is eigenlijk de aanleiding voor de verandering, waar willen we naar toe, wat is de stip op de horizon?
• Trek het je niet te persoonlijk aan: het gaat vaak niet om jou. Als men zich tegen jou richt, kan je dat zelf als kwetsend en pijnlijk ervaren. Het liefst ga jezelf verdedigen, word je boos of loop je weg. Maar belangrijk is om je te beseffen dat het vaak helemaal niet om jou gaat maar om de verandering die je voorstaat. Als je de emoties te lang negeert, kan men zich ook op jouzelf gaan richten. Evt. kan je uit je rol stappen als symbool of vertegenwoordiger van deze verandering. Probeer met hulp en steun van anderen het vertrouwen terug te winnen. Als je geloofwaardig en eerlijk wordt gevonden en blijf je oog houden voor de ander, dan lukt dat sneller dan wanneer je alleen met je eigen gekwetste ego blijft rondlopen.
• Stop met alsmaar nog meer uitleg geven. Zelf schieten we ook wel eens in de weerstand. En dan merk je zelf ook wel eens: een “meer inhoudelijke uitleg” werkt niet altijd. Soms is dat zelfs zeer irritant, als iemand maar door blijft gaan met argumenteren terwijl je eigenlijk deze verandering helemaal niet wilt. Als je aan de ander merkt dat hij of zij in deze allergiestand komt, doe dan een stapje terug. Verdiep je in de ander: wat is zijn of haar belang? Hoe kan je de ander ook voordelen bieden bij de verandering? En is hij of zij op de een of andere manier intensiever te betrekken bij het veranderproces? Het is namelijk gemakkelijker om iets te steunen wat we zelf hebben opgebouwd.

Ook is het goed om te weten dat weerstand zich op verschillende niveaus kan bevinden. Correct omgaan met weerstand vraagt per niveau een andere aanpak. De niveaus worden hieronder toegelicht:

1. ‘Ik begrijp het niet’. Deze weerstand komt voort uit onbegrip. Feiten, data, het projectidee en de redenen voor de verandering zijn niet duidelijk genoeg. Hierbij kun je meer uitleg geven. Presenteer de verandering in een taal die begrepen wordt door de deelnemers en geef ze de tijd met elkaar te overleggen en de informatie te verwerken. Gebruik verschillende communicatiekanalen.
2. ‘Ik wil het niet’. Nu zijn er ook emotionele factoren in het spel bij de ander. De verandering vormt mogelijk een bedreiging voor iets dat deze stakeholder wil beschermen. Of men is bang dat men alleen komt te staan of voor het verlies van positie. Dan helpt het om dit bespreekbaar te maken. Erken het gevoel. En kijk of je evt. waardevolle zaken die men zou kunnen verliezen kan beschermen of vrijwaren.
3. ‘Ik wil jou niet’. Het diepste weerstandniveau richt zich tegen jou als persoon. Op dat moment sta jij in de weg omdat ze je intenties niet vertrouwen. Misschien wantrouwen ze je niet eens persoonlijk maar de dingen waar jij voor staat en die jij symboliseert wel. Dit is alleen te weerleggen door te proberen het vertrouwen in jou te vergroten. Bijvoorbeeld door uit de zoeken waar de weerstand zich precies op richt. Zijn er slechte beslissingen genomen in het verleden? Dan moet je dat toegeven. Klaar ook andere zaken en misverstanden op. Daarnaast kun je anderen inschakelen om aan de weerstand te werken als jij cultureel of anderszins uit het verkeerde kamp lijkt te komen.

Geheim van de smid

Tegenwoordig werken we steeds meer in een netwerkeconomie. Jij en je organisatie staan er niet alleen voor; we maken onderdeel uit een van een groot geheel waarvan de som meer is dat het geheel der delen als het netwerk goed functioneert. Juist in netwerken is het heel erg belangrijk om rekening te houden met de verschillende belangen die er spelen. Dat betekent dat er veel tijd moet worden ingeruimd voor het verkennen en delen van deze belangen en het vroegtijdig betrekken van mensen bij nieuwe innovaties en vernieuwingen. Hoe meer mensen doordrongen zijn van de noodzaak en zich eigenaar voelen van de verandering, des te gemakkelijker dat het vervolgens gaat. Dat vergt visie en leiderschap van de leiders van de verandering. Neemt men hier niet de tijd voor en gaat men autoritair te werk, dan oogst men vervolgens te veel weerstand. Dan kan het hele netwerk zelfs uit elkaar vallen.

Wil je meer weten over het formuleren van doelstellingen, lees dan het eerste blog in deze reeks.

Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het tweede blog in deze reeks.

In de komende weken volgen nog meerdere blogs over verschillende onderwerpen rondom projectmanagement. Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee.

Ontdek meer tips waarmee je ervoor zorgt dat elk project een succes wordt.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.