De 6 stappen van strategische personeelsplanning bij krapte

Veel werkgevers zitten momenteel met hun handen in het haar. Ze maken zich zorgen over of ze nog wel voldoende personeel kunnen vinden. De gevolgen van krapte op de arbeidsmarkt zijn groot. Tegenover elke 133 vacatures staan slechts 100 werkzoekenden, nooit eerder in de geschiedenis is dat vertoond. Tekorten in techniek, bouw, zorg, onderwijs, openbaar vervoer en horeca stapelen zich op.

Het thema werving en selectie staat in 2022 dan ook op de eerste plaats bij veel werkgevers. Daarnaast zijn werkgevers ook beducht voor het vertrek van medewerkers. Grote vraag is wat werkgevers en HR-professionals kunnen doen om personeel te behouden. Eén van de mogelijke oplossingsrichtingen is het starten met zgn. strategische personeelsplanning. In dit blog gaan we daar uitgebreid op in. Eerst leggen we uit wat het precies is. Daarna geven we in 6 stappen aan hoe je ermee aan de slag kan gaan. Dit stappenplan is aangepast aan de huidige krapte omdat de ‘oude’ werkwijze van strategische personeelsplanning niet meer voldoende is. Er is o.a. een extra stap toegevoegd, namelijk stap 4. De arbeidsmarktconfrontatie.

In het vervolg van de blog geven we de voordelen aan van deze manier van strategische personeelsplanning: wat levert het op? We eindigen met een gouden tip die je niet mag missen.

Wat is strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning (SPP) werkt vanuit je (strategische) organisatiedoelstellingen toe naar een planning van de personele behoefte voor de toekomst. Deze personele behoefte wordt geanalyseerd en naast de huidige personeelsbezetting gelegd. Vanuit de gewenste veranderingen wordt een plan van aanpak opgesteld. De verschillende lagen van de organisatie worden bij de totstandkoming van dit plan van aanpak betrokken. Het plan geeft zowel inzicht in behoud (retentie) als benodigde mobiliteit (uitstroom) als werving van personeel (vervanging en uitbreiding).

Strategische personeelsplanning in 6 stappen

Over strategische personeelsplanning is al best veel bekend en geschreven. Echter vanwege de grote arbeidsschaarste op dit moment, voldoen de geëigende paden niet meer. Want in het verleden (lees zonder de huidige ernstige krapte) was het behouden van personeel gemakkelijker te plannen dan nu. Ook het werven van nieuwe medewerkers is nu moeilijker dan ooit.

Dit betekent dat er meer lerend (agile, lean) gewerkt moet gaan worden. Een strakke planning leidt niet meer zomaar tot het gewenste resultaat. De huidige situatie vraagt om het inbouwen van zgn. feedbackloops om te kijken of doelen nog wel realistisch zijn of moeten worden aangepast.

We ontwikkelden samen met onze klanten de volgende 6 stappen die je kunt zetten bij krapte:

blog personeelsplanning

Nieuw is stap 4. De arbeidsmarktconfrontatie. We lichten de 6 stappen hierna kort toe.

  1. Bepalen strategische keuzes. De organisatie (denk aan MT, RvB) bepaalt eerst welke keuzes voor de toekomst zij maakt. Is het de bedoeling om te groeien of juist te krimpen? Heb je de ambitie om te digitaliseren en robotiseren? Zijn er ontwikkelingen in de markt die de toekomst onzeker maken? Ontstaan er nieuwe markten en producten? Krimpen of stijgen budgetten de komende jaren (bijv. bij overheidsorganisaties)? Welke doelen stelt de organisatie zich de komende 10 jaar? Als dit is bepaald, ontstaat urgentie en commitment voor een uitvoeringsplan.
  2. Maken beeld van gewenst personeel. Vanuit de strategische keuzes wordt bepaald welke samenstelling van het personeelsbestand nodig is om de doelen te bereiken. Daarbij wordt een scope van resp. 1, 3, 5 en 10 jaar genomen. Het maken en intekenen van een organogram kan dit proces gemakkelijker maken. Bij deze stappen worden ook de afdelingen en teams in de organisatie betrokken voor input en commitment. Het gaat om het maken van zowel een kwantitatieve als kwalitatieve prognose van de personeelsbehoefte.
  3. Opstellen gap-analyse tussen huidig en gewenst personeelsbestand. Het huidige personeelsbestand wordt afgezet tegen het gewenste personeelsbestand. Hierdoor ontstaat een gap-analyse: waar zitten de verschillen? Waar is uitbreiding of juist krimp noodzakelijk en op welke termijn? Deze stap werkt het beste op zo’n laag mogelijk aggregatieniveau, dus op basis van afdeling, team en functie. Excel kan hierbij een handig hulpmiddel zijn. Er zijn ook apps voor aan te schaffen.
  4. Doen van arbeidsmarktconfrontatie. Een extra stap die in tijden van krapte gemaakt zou moeten worden, is of de strategische doelen (stap 1) wel haalbaar zijn in deze tijden van krapte. Is het gewenste personeel wel te behouden en uit te breiden naar het gewenste niveau? UWV publiceert maandelijks over krapte-beroepen op haar website. Bij krappe beroepen moet er rekening mee gehouden worden dat om het personeelsbestand gelijk te houden, 10 tot 25% extra mensen per jaar moeten worden aangenomen vanwege een groter natuurlijk verloop (de arbeidsmarkt trekt immers aan mensen). Bij bepaalde zeer krappe beroepen is het dus al een hele grote opgave om het personeelsbestand gelijk te houden, laat staan uit te breiden. Mogelijk moet op basis van deze arbeidsmarktconfrontatie stap 1 worden overgedaan. Daarbij is het advies om ook te kijken wat dan anders aangepakt kan worden, zoals digitaliseren, overnames, outsourcing, offshoring etc. om de gestelde doelen toch te kunnen bereiken.
  5. Opstellen uitvoeringsplan. Na afronding van stap 4. kan een plan van aanpak/uitvoeringsplan worden opgesteld. Welke functies zijn nodig de komende jaren, hoeveel medewerkers zijn er al per functie, wat is het te verwachten verloop? Is het op gang brengen van mobiliteit nodig of juist het werven van nieuw personeel? Bij het op gang brengen van mobiliteit moet je er absoluut zeker van zijn dat afscheid genomen moet worden van bepaalde functionarissen, immers op de huidige krappe arbeidsmarkt zijn medewerkers met de juiste werkervaring niet zomaar opnieuw te vinden. Evt. kan gewerkt worden met enkele scenario’s om flexibeler te kunnen inspelen op de arbeidsmarkt van dit moment.
  6. Starten met acties gericht op werving, behoud en mobiliteit. Vooral deze laatste stap is er momenteel door de krapte eentje van vallen en opstaan en moet dus wendbaar worden ingezet. Dat betekent uitproberen wat werkt en niet in de eigen branche. Soms werken wervingsbonussen, soms ook niet. Employer branding kan ook helpen, evenals het opzetten van een eigen Academy, o.a. om Young Professionals aan je organisatie te binden. Samenwerking op zoeken met onderwijsinstellingen kan ook werken. Nieuwe wegen om te bewandelen zijn daarnaast het toepassen van jobcarving, open hiring, meer inclusief ondernemen, praktijkleren etc. Stuk voor stuk allemaal goede instrumenten. In onze volgende blog meer hierover.

Voordelen van strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning biedt een aantal voordelen. De belangrijkste worden hieronder opgesomd:

  • Meer toekomstproof. Door strategische personeelsplanning ben je beter toegerust om je organisatie toekomstproof te krijgen. Strategische personeelsplanning maakt duidelijk wat je te doen hebt om je ambities met de organisatie te realiseren.
  • Efficiënter en effectiever. Door zelfbewust met personeelsplanning om te gaan, wordt de organisatie efficiënter en effectiever ingericht.
  • Realistischer. Door in tijden van personeelskrapte met strategische personeelsplanning aan de slag te gaan, ontstaat een reëel beeld van of ambities wel haalbaar zijn of wellicht bijgesteld moeten worden.
  • Meer grip. Door samen met de afdelingen en teams aan de slag te gaan met een uitvoeringsplan, krijgen managers en teamleiders meer grip op hun afdelingsdoelen en duidelijk zicht op de benodigde human resources om jouw businessdoelstellingen te realiseren.
  • Betere (interne) match. Medewerkers worden serieus genomen en krijgen meer inzicht in de organisatie en hun eigen functioneren daarbinnen. Ook worden zij beter gematcht met de toekomstige personeelsbehoefte. Dit verlaagt (hopelijk) ook het verloop.

Gouden tip

Samengevat loont het om met strategische personeelsplanning aan de slag te gaan. Je bepaalt zelf hoe diepgaand je de stappen wilt doorlopen. Zelfs een eerste exercitie kan al hele waardevolle inzichten op leveren.

Ga je met strategische personeelsplanning starten ten tijde van krapte? Mooi. Dan hierbij onze gouden tip.

“Houd de focus breed”

Een strakke strategische personeelsplanning maakt je organisatie paradoxaal genoeg juist kwetsbaar voor krapte. Die maakt je namelijk minder wendbaar. Normaal is focus aanbrengen heel goed om je doelen te bereiken. Maar het is een illusie om te denken dat je de arbeidsmarkt volledig naar je hand kan zetten. We zitten in Nederland momenteel met een vrijwel niet te beïnvloeden omstandigheid, dus je moet er mee leren omgaan en er het maximaal haalbare uithalen. Wendbaarheid betekent dat je elke maand je strategische personeelsplanning tegen het licht moet houden: doet je organisatie nog de juiste dingen of is bijstelling nodig? Het vraagt om veel inventiviteit en intuïtie om steeds het juiste te blijven doen.

Wil je doorpraten over strategische personeelsplanning voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Lees ook ons blog: De 5 voordelen van een Human Capital Agenda