In het werkveld komen we vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel projectleiders tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over omgaan met risico’s.

Deze week deel 4: Risicomanagement

Elk project brengt zijn eigen risico’s met zich mee, of je ze nu ziet of niet. Denk bijvoorbeeld aan stakeholders met verschillende belangen, projectleden met wisselende beschikbaarheid of veranderende prioriteiten. Risicomanagement is een eenvoudige projectmanagementprocedure waarbij je potentiële risico’s voor je project identificeert en evalueert, zodat je van tevoren al risico’s kunt vermijden. Er zijn echter te veel soorten risico’s in projectmanagement om in een blog te kunnen beschrijven, daarom behandelen we de drie belangrijkste; budgetrisico, planningsrisico en resultaatrisico. In deze blog laten we je zien hoe je met deze risico’s om kunt gaan!

Waar loop je tegenaan? & Tips

Budgetrisico
Budgetrisico is een escalatie van kosten. Het risico bestaat dat het project meer kost dan het daarvoor toegewezen budget. Dit is misschien wel het meest voorkomende projectrisico en is te wijten aan een slechte budgetplanning, onnauwkeurige kostenraming en steeds groter wordende wensen. Uiteindelijk leiden budgetrisico’s vaak ook tot planningsrisico’s en resultaatrisico’s.

In de eerste fase is het essentieel om de opdrachtgever mee te nemen in het budget. Door de opdrachtgever op de hoogte te houden rondom het budget en de aanpak, voorkom je misverstanden en verrassingen. Voor het projectteam is het goed om te weten wie welke budgetten heeft en wie verantwoordelijk is. Hierdoor draagt het hele team bij aan de beheersing en haalbaarheid van het project. Ook helpen budgetupdates hierbij. Door met het team structureel de budgetten te bespreken kun je gezamenlijk potentiële risico’s voorkomen.

Planningsrisico
Planningsrisico is het risico dat activiteiten langer duren dan verwacht. Het is nauw verbonden met kostenrisico, omdat het oprekken van de planning meestal de kosten verhoogt en ook het resultaat van het project vertraagt. Vertragingen resulteren in gemiste deadlines, verlies van momentum of zelfs het verlies van concurrentievoordeel.

Veelal is planning een combinatie van prioriteren, stellen van deadlines en ruimte houden voor wijzigingen. Bespreek met je opdrachtgever en team wat de huidige prioriteiten zijn. Hierdoor hou je focus en kun je makkelijker inspelen op veranderende prioriteiten. Let hier wel goed bij op dat prioriteiten niet te vaak wisselen. Dit brengt juist de focus in gevaar.

Resultaatrisico
Resultaatrisico is het risico dat het project geen resultaten oplevert die in overeenstemming zijn met de projectspecificaties. Dit is een gemeenschappelijk risico dat moeilijk aan één enkele partij kan worden toegeschreven. Een belangrijk verschil zit in een inspannings- of resultaatverplichting. Een inspanningsverplichting is wanneer een projectmanager zich moet inspannen om een bepaald resultaat te bereiken, maar garandeert dat resultaat niet. Bij een resultaatsverplichting gaat het om het garanderen van een bepaald resultaat. Bij dit laatste hoor je ook wel eens; “Het kan mij niet schelen hoe je het doet, als je het maar doet”.

Breng aan het begin een project duidelijk in kaart wat de resultaten zijn en maak ze zo concreet mogelijk. Nogal cliché, maar maak het resultaat zo SMART mogelijk. Bijvoorbeeld het realiseren van ‘een effectieve aanpak’, wanneer is een aanpak effectief?  Of ‘we verwachte een goede inzet’, wat wordt daarmee bedoeld?

Het is goed om alle risico’s in kaart te brengen, maar niet alle risico’s zijn even belangrijk om ook daadwerkelijk iets mee te doen. Door risico’s tegen elkaar af te zetten in een risicomatrix krijg je een duidelijk overzicht van waar je aandacht naar uit moet gaan. Je kunt de matrix zo klein of groot maken als nodig. Zie hieronder een voorbeeld van een risicomatrix:

Geheim van de smid

Door aan het begin van het project een (compact) plan van aanpak op te stellen signaleer je al op voorhand met welke risico’s je te maken kunt krijgen. Maak daarbij onderscheid tussen acties die de risico’s voorkomen en maatregelen die de risico’s opvangen en de effecten ervan zo klein mogelijk maken. Benoem naast de risico’s ook de randvoorwaarden en beperkingen van het project. Soms zijn er namelijk resultaten waar je geen invloed op hebt, waardoor je ook niet garant kunt staan voor het resultaat. Door het plan met je opdrachtgever en team te bespreken, weet iedereen waar de gevoeligheden liggen in het project en kan iedereen meewerken om deze risico’s te voorkomen. Samenwerken is dus de sleutel!

Wil je meer weten over het formuleren van doelstellingen, lees dan het eerste blog in deze reeks.

Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het tweede blog in deze reeks.

Hoe je omgaat met weerstand lees je in het derde blog in deze reeks.

In de komende weken volgen nog meerdere blogs over verschillende onderwerpen rondom projectmanagement. Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Daarnaast bieden wij projectondersteuning door de inzet van een Young Professional om je werkdruk te verlichten. Lees meer over onze Young Professionals.

Ontdek meer tips waarmee je ervoor zorgt dat elk project een succes wordt.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.