Wij komen in het werkveld vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken, en arbeidsmarkt-, onderwijs- en economische projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel mensen tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over programmamanagement.

Deze week deel 6: Programmamanagement

Veel vragen waar overheden mee te maken zijn behoorlijk complex. Denk bijvoorbeeld aan armoedebestrijding, tekort aan medewerkers in de zorg, stikstofproblematiek, energietransitie, volksgezondheid. Allemaal voorbeelden van vraagstukken waarbij de oplossing niet zo simpel is. Voor dit soort vraagstukken zijn vaak diverse projectactiviteiten nodig om het verschil te maken. Om ervoor te zorgen dat de projecten bijdragen aan de beoogde doelen kies je voor een programmama opzet. Het is de taak van een programmamanager om de middelen zo goed mogelijk zien te verdelen om maximaal resultaat te behalen.

Waar moet je aan denken?

Kort gezegd is een programma een verzameling van tijdelijke inspanningen (vaak meerdere projectactiviteiten) die bijdragen aan hetzelfde doel/doelen. Een project richt zich op een concreet resultaat dat moet bijdragen aan achterliggende doelen. Terwijl een programma juist gericht is op die doelen en hoe die te behalen.

Een programma biedt met name uitkomst bij:

• Complexe veranderingen
• Onduidelijkheid over de doelen die gerealiseerd moeten worden
• Een sterke afhankelijkheid tussen verschillende projecten
• Een turbulente of snel veranderde omgeving
• Resultaten van meerdere projecten nodig zijn om verandering mogelijk te maken
• Coördinatie van meerdere projecten

De rol van een programmamanager
Een programmamanager is verantwoordelijk voor het definiëren van de opgave en de aanpak die nodig is. Deze zorgt ervoor dat een strategie wordt ontwikkeld en dat er kosten en batenanalyses ten grondslag liggen aan de strategie. Op basis van de strategie worden de programmamiddelen verdeel over verschillende projecten. De programmamanager is ook verantwoordelijk voor het inrichten van de programmaorganisatie en het maken van omgevingsanalyses (zoals trends en ontwikkelingen, stakeholderanalyses etc.).

De aanpak wordt door de programmamanager vormgegeven in een plan. In een programmaplan wil je voldoende flexibiliteit inrichten zodat de programmamanager bij kan sturen waar nodig. Binnen de projecten die onder een programma vallen, wordt een projectaanpak gekozen. Hier zijn de planningen vaak veel strakker en minder flexibel dan bij een programma.

Waar loop je tegenaan?

Een veelgemaakte fout is dat de programmamanager op de stoel van de projectleiders gaat zitten terwijl beide een hele andere rol hebben. De programmamanager kan dan uiteindelijk in de rol van multi-projectleider komen te zitten in plaats die van programmamanager. Dit risico is het grootst bij tegenvallende projectresultaten. Het is echter niet de taak van de programmamanager om het project vlot te trekken. Maar de programmamanager is wel nieuwsgierig naar de oorzaak zodat het programma ervan kan leren. Op basis daarvan kan de programmamanager besluiten of bijsturing nodig is, zonder de taken van een projectleider op zich te nemen. Het “leren” van de projecten binnen een programma is van groot belang omdat de vraagstukken vaak complex zijn. Op basis van de “Lessons Learned” kunnen projectresultaten worden bijgesteld.

Een andere veel gemaakte fout is de illusie dat elke goede projectleider ook een goede programmamanager is. Een programmamanager is niet beter dan een projectleider. Het werk is anders en vraagt andere capaciteiten:

• Een projectleider moet goed zijn in plannen, organiseren, werk verdelen, controleren, besturen, aanjagen, beheersen en motiveren
• Een programmamanager zit op een hoger abstractieniveau en moet vooral goed kunnen: inspireren, communiceren, adviseren, beïnvloeden, analyseren en strategieën ontwikkelen

Tips

• Zorg voor een heldere en aansprekende visie waarop je organisaties en mensen kan verbinden.
• Zorg dat doelen duidelijk zijn geformuleerd en kenmerkend zijn voor jouw programma. Vermijd dus te algemeen taalgebruik dat op elke samenwerking/programma geplakt kan worden.
• Ken je bestuurlijke omgeving en weet wie je stakeholders zijn door een stakeholderanalyse te maken.
• Plan structurele overleggen in met je projectleiders en zorg dat zij laagdrempelig informatie met je kunnen delen.
• Maak de rolverdeling tussen jouw als programmamanager en de projectleiders aan de voorkant goed duidelijk, zodat daar gaandeweg geen verwarring over kan ontstaan

Geheim van de smid

Binnen een programma is het des te belangrijker dat het vraagstuk helder is en je dit goed kan communiceren met andere belanghebbenden. Je werkt van opgave naar resultaat. Een programma kun je pas opzetten als je het waarom duidelijk hebt. Vanuit daar ga het je wat en hoe invullen. Op basis van de opgave en het beoogde resultaat kan worden vastgesteld welke projectactiviteiten hieraan bijdragen.

Wil je meer weten over het formuleren van doelstellingen, lees dan het eerste blog in deze reeks.

Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het tweede blog in deze reeks.

Hoe je omgaat met weerstand lees je in het derde blog in deze reeks.

Omgaan met risico’s wordt verder toegelicht in het vierde blog in deze reeks.

En omgaan met financiën wordt in het vijfde blog in deze reeks. 

In de komende weken volgen nog meerdere blogs over verschillende onderwerpen rondom projectmanagement. Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee.

Ontdek meer tips waarmee je ervoor zorgt dat elk project een succes wordt.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.