In het werkveld komen we vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken en projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel projectleiders tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! In deze editie gaan we het hebben over Stakeholders.

Stakeholder management

“Wie moet je waarvoor hebben?” Zeker binnen de (semi)publieke sector is dit een belangrijke vraag om te beantwoorden. Bevoegdheden zijn vaak specifiek belegd. Zie je bepaalde personen over het hoofd, dan kan dit leiden tot vertraging van je project. Of je mist op cruciale onderdelen input. Een andere uitdaging waar je vaak mee te maken krijgt, is dat je partners moet betrekken van buiten je organisatie. Vaak kun je als projectleider dan niet terugvallen op je hiërarchische bevoegdheid. Dit vraagt naast goede projectmanagement skills ook om vaardigheden als netwerkmanager.

Waar moet je aan denken?

Wat zijn stakeholders?
Een stakeholder, ook wel een belanghebbende, is iemand die invloed kan uitoefenen of zelf invloed ondervindt van een project of besluit. Dit kan zowel een persoon als een hele organisatie zijn. Ook kan de invloed zowel positief als negatief zijn. Daarnaast wordt vaak onderscheid gemaakt tussen interne stakeholders (binnen dezelfde organisatie) of externe stakeholders (buiten de organisatie). Het is verstandig om, waar mogelijk, een wederzijdse profijtelijke relatie op te bouwen met je stakeholders.

Stakeholders in kaart brengen
Bij stakeholder management draait het allemaal om de inhoud én de poppetjes. Om een start te maken met stakeholder management, is het van belang om eerst te weten wie betrokken moeten worden. Vaak kom je hier het beste achter door één-op-één kennismakingsgesprekken met de direct betrokkenen. In die gesprekken worden, door een beetje door te vragen, altijd namen genoemd die je vervolgens weer kunt spreken. Hoor je nieuwe namen? Maak dan even de afweging of ze voor jouw project het verschil kunnen gaan maken. Zijn het stakeholders met invloed op het project en hebben ze er belang bij? Dan kun je met ze in gesprek gaan.

Gedurende de gesprekken die je voert kun je de stakeholders die je hebt gesproken plotten op een tabel met op de x-as het belang dat iemand heeft bij het project, en op de y-as de mate van invloed die degene heeft op het project (zie onderstaande figuur). Je krijgt dan 4 kwadranten en definieert 4 typen stakeholders: de Beïnvloeder, Sleutelfiguur, Toeschouwer en Geïnteresseerde.

Voor het slagen van je project zijn de Sleutelfiguren en Beïnvloeders het meest van belang. Zij zullen het verschil voor je project gaan maken. Door deze plot te maken van je stakeholders, krijg je een goed eerste beeld van met wie je te maken hebt in je project. De manier van communiceren tijdens het project is voor elke groep anders:

• Toeschouwers kunnen supporters worden en wil je daarom op de hoogte houden van de successen die je bereikt.
• Geïnteresseerden kun je als bron van informatie gebruiken en vinden het van groot belang om op de hoogte gehouden te worden.
• Beïnvloeders die weinig belang bij je project hebben wil je vooral niet voor de voeten lopen. Ook wil je niet de indruk wekken dat je project een doel nastreeft wat tegenstrijdig is met het doel van de beïnvloeder; anders zou je nog weleens tegenstand kunnen krijgen.
• Sleutelfiguren zijn het allerbelangrijkste voor je project, daar wil je actief mee samenwerken en hen wil je betrokken houden bij het project.

Netwerksamenwerking
Een ander kenmerk van de stakeholders om rekening mee te houden, is bij welke organisatie de stakeholders horen en hoe jouw project zich tot die stakeholders verhoudt. Zijn het organisaties van wie je:

• Diensten moet inkopen? Welnu: met deze stakeholders kan je van tevoren duidelijke afspraken en richtlijnen afspreken. Ook is het (vaak) mogelijk om te switchen van leverancier als dit nodig is.
• De rol van een uitvoeringsorganisatie verwacht? Met deze stakeholders is er vaak sprake van een hiërarchie. Je kan het hogerop zoeken om via leidinggevenden een doorbraak te bewerkstelligen.
• Een samenwerkingspartner bent? Hieraan kun je geen eisen stellen. Je hebt ze nodig om tot een goed resultaat te komen, maar wanneer zij niet doen wat je vraagt kun je niet escaleren (hogerop zoeken om een doorbraak te forceren) of overstappen op een andere leverancier (in geval van diensten die je inkoopt). Deze partijen kun je alleen verenigen op een gezamenlijk doel.

Met name in de start van het project is het van groot belang om in te schatten of de stakeholders het project zien zitten en of het misschien nodig is om het resultaat iets bij te stellen om ieders belang te dienen. Het creëren van commitment van de samenwerkingspartners is dan je voornaamste doel.

Waar loop je tegenaan? & Tips

Twee veelvoorkomende valkuilen zijn: niet adequaat omgaan met weerstand en te veel focussen of formele machthebbers.

• Projecten brengen verandering met zich mee en daarmee kan er altijd weerstand ontstaan. Weerstand is vaak niet rationeel maar kan bijvoorbeeld voortkomen uit onzekerheid of angst. Persoonlijke gesprekken voeren kan daarbij helpen. Weerstand wegnemen kost vaak tijd. Maar als dit lukt en daarmee de noodzaak om te escaleren verdwijnt, is dit de voorkeursroute. Als de weerstand is weggenomen en je het vertrouwen hebt gewonnen, dan kunnen deze stakeholders je beste projectleden worden.
• Te veel focussen op formele macht: De invloed van stakeholders is soms lastiger in te schatten dan het lijkt. We zijn soms te veel geneigd om te kijken naar de formele posities die mensen bekleden. Echter om projecten gerealiseerd te krijgen, is ook loopvermogen nodig. Bij het inschatten van de invloed die iemand heeft op het project is het van belang uitvoeringskracht (beschikbare tijd, expertise, competenties zoals doorzettingsvermogen) even hoog in te schalen als beslissingsmacht.

Geheim van de smid

Gebaseerd op onze ruime ervaring bij het leiden van projecten, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip!

Ga te werk als een netwerkmanager! Houd rekening met de belangen en verbind stakeholders op een gemeenschappelijk resultaat. Op die manier ben je in staat om stakeholders op de inhoud te verbinden. Maak daarnaast gebruik van je excellente persoonlijke skills om iedereen te informeren, betrokken te houden en de samenwerking tot een succes te brengen. Hierbij is het belangrijk om vanuit de zogenaamde ‘why’ (de waaromvraag) de verbinding aan te gaan. Waarom voeren we het project uit? En wat zijn de gemeenschappelijke doelen die we met zijn allen willen behalen.

Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee.

Ontdek meer tips waarmee je ervoor zorgt dat elk project een succes wordt.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.