Pak de regie op strategische personeelsplanning – voordat de arbeidsmarkt dat voor je doet

De wereld om ons heen verandert razendsnel, zo ook de arbeidsmarkt. De meeste sectoren kampen met grote personeelstekorten en hybride werken is de nieuwe manier van werken geworden. Generatieverschillen op de werkvloer vragen elk om een andere invalshoek binnen het HR-beleid, afgestemd op hun drijfveren en behoeften. In een tijd waarin deze (en andere) ontwikkelingen zich voordoen, is HR veel meer dan een uitvoerende afdeling in een organisatie. De noodzaak van strategische en toekomstbestendige HR hebben we eerder duidelijk gemaakt in deze blog. In deze blog beantwoorden we de vraag: hoe kom je tot een toekomstbestendig HR-beleid binnen jouw organisatie? Een tipje van de sluier: door middel van strategische personeelsplanning. Daarmee maak je de vertaling van strategische organisatiedoelen naar concrete HR-keuzes. Voordat we hier verder op ingaan, benoemen we eerst een aantal ontwikkelingen die invloed heeft op het toekomstbestendige HR-beleid.

Ontwikkelingen en trends die het HR-beleid in de toekomst beïnvloeden

• Digitalisering

Digitalisering zorgt ervoor dat veel organisaties gedwongen worden om te investeren in de digitale vaardigheden van medewerkers. Denk aan docenten die cursussen volgen voor AI-geletterdheid. Sinds februari 2025 is AI-geletterdheid voor bedrijven en scholen verplicht, volgens de AI-act.

• Duurzame inzetbaarheid

Ook lees je steeds meer over generatieverschillen op de werkvloer die elk vragen om andere benadering op het gebied van HR. UWV heeft in kaart gebracht dat jongere en oudere medewerkers binnen organisaties elkaar niet altijd even goed begrijpen, terwijl het in het kader van duurzame inzetbaarheid wel degelijk van meerwaarde is om de diverse generaties samen te laten werken (UWV, 2023).

• Duurzaamheid

Tot slot heeft duurzaamheid een groot effect op de arbeidsmarkt. Door de opkomst van de circulaire economie zijn namelijk beroepen verdwenen (denk aan medewerkers in kolencentrales), maar ook juist ontstaan (denk aan installatiemonteurs van zonnepanelen of adviseurs duurzaamheid). Deze verandering vraagt medewerkers ook om nieuwe competenties aan te leren, zoals systeemdenken, maatschappelijk verantwoord ondernemen en aanpassingsvermogen. Deze en andere ontwikkelingen hebben een grote invloed op de toekomstige arbeidsmarkt.

De optelsom van deze ontwikkelingen dwingt organisaties om verder vooruit te kijken en niet te blijven hangen in het hier en nu. Wie op dit moment geen zicht heeft op wat morgen nodig is, loopt het risico op ernstige problemen, zoals verlies van kennis, krachten en gemiste kansen.

Strategische personeelsplanning helpt om tijdig richting te geven, keuzes te maken en wendbaar te blijven voor nu én de toekomst. We beginnen daarbij met de definitie van strategische personeelsplanning.

Wat houdt strategische personeelsplanning (SPP) in?

Dit helpt je nadenken over het personeel dat je nu én in de toekomst nodig hebt in je organisatie. Deze definitie klinkt misschien abstract, maar het begint met het stellen van een paar simpele vragen, zoals:

• Welke (strategische) koers gaat de organisatie op?
• Welke kennis en vaardigheden hebben medewerkers straks nodig ten opzichte van nu?
• Wie gaat er bijna met pensioen of heeft een baan die een ander niet makkelijk kan overnemen?
• Hoe zorgen we ervoor dat elk talent zich op de juiste plek in de organisatie bevindt?

Zonder planning blijf je achter de feiten aanlopen

Door in gesprek te gaan met verschillende opdrachtgevers en organisaties, horen we dat veel van hen worstelen met de implementatie van strategische personeelsplanning. Dat heeft diverse oorzaken, maar veelal horen we terug dat organisaties nog te weinig gebruik maken van de HR-data die ze in de organisatie hebben om tot succesvolle inzichten te komen voor het toekomstgerichte HR-beleid. Ook speelt mee dat HR-professionals aangeven dat ze “door de waan van de dag” niet toekomen aan het vormgeven en implementeren van het HR-beleid of dat het thema niet hoog genoeg op de agenda van het management staat om urgentie te krijgen. Ook is het soms lastig om vanuit de data door te pakken en op tijd afdoende maatregelen te bedenken en tot actie over te gaan. Maar stel je voor: binnen drie jaar vertrekt 30% van je personeel, terwijl er nu al moeite is met werving.

Dit vinden wij een gemiste kans! Het succesvol implementeren en uitvoeren van strategische personeelsplanning heeft een grote impact op de toekomst van jouw organisatie. Dit blijkt ook uit het HR-trendonderzoek van Berenschot (Van der Spek, 2024). Daarin wordt voorspeld dat strategische personeelsplanning ten opzichte van eerdere jaren in 2025 en verder flink zal stijgen op de agenda ten opzichte van andere HR-thema’s. Deze bron onderschrijft ook dat organisaties door de “waan van de dag” niet toekomen aan het beleid rondom strategische personeelsplanning.

Bundel data

Van opdrachtgevers horen we regelmatig dat ze binnen HR meer met data willen doen. Strategische personeelsplanning is enorm kansrijk, omdat je de basisinformatie (waarschijnlijk) al in huis hebt. Denk aan informatie over: de leeftijdsopbouw van personeel, de contractvormen en FTE’s, uitstroom, verzuim enzovoort. Bundel deze data in een overzicht met als doel om knelpunten en risico’s in kaart te brengen. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je kunt in Excel (bijvoorbeeld) al de eerste bevindingen noteren en deze onder de aandacht brengen bij jouw afdeling of het (hoger) management. Als het bijvoorbeeld blijkt dat er bij bepaalde afdelingen een hogere mate van verzuim is dan bij andere afdelingen, dan is dat een signaal dat de mogelijke oorzaken (zoals werkdruk, leiderschap of werkomstandigheden) onderzocht dienen te worden met als doel om het personeelsrisico structureel te verkleinen. Deze en andere voorbeelden illustreren de noodzaak om niet alleen te kijken naar het hier en nu, maar juist gericht te kijken naar wat de toekomst vraagt met betrekking tot het HR-beleid.

AI in Strategische Personeelsplanning (SPP)

AI helpt bij het analyseren van grote hoeveelheden personeelsdata — zoals verloopcijfers, ziekteverzuim, instroom en doorstroom — om patronen en knelpunten te identificeren. Dit maakt het mogelijk om onderbouwd in kaart te brengen:

• Welke functies moeilijk vervulbaar zijn;

• Welke teams kwetsbaar zijn door vergrijzing;

• Waar risico’s ontstaan bij reorganisaties of groei.

In tegenstelling tot handmatige analyses kan AI dit veel sneller.

Sectorale ontwikkelpaden

Verder wil je niet alleen weten welke functies en competenties in de toekomst nodig zijn — maar ook hoe je mensen daar krijgt. Daar ligt de kracht van sectorale ontwikkelpaden. Deze ontwikkelpaden brengen functies, vaardigheden en scholingsroutes in kaart binnen een specifieke sector en geven werkgevers zicht op instroommogelijkheden, doorstroompaden en ontwikkelbehoeften. Zo vormen ze een waardevolle schakel tussen het strategische ‘waarheen’ en het praktische ‘hoe dan’, vooral in sectoren met grote transities zijn de ontwikkelpaden een belangrijke tool. Kijk of je regionaal zou kunnen aansluiten bij de sectorale ontwikkelpaden.

Ben je benieuwd naar handvaten om aan de slag te gaan met strategische personeelsplanning?

Meld je dan aan voor onze gratis masterclass “Strategische personeelsplanning”. We hebben op basis van de theorie een eigen Wise up SPP-methode ontwikkeld bestaande uit 4 concrete stappen. In een pilot-organisatie is de methode positief getest en we rollen deze nu uit over meerdere organisaties. In de masterclass tonen we je deze methode en behandelen we praktijkvoorbeelden en manieren hoe jij als organisatie met strategische personeelsplanning aan de slag kunt gaan. Zo komt toekomstbestendig werken binnen handbereik.