Wij komen in het werkveld vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken, en arbeidsmarkt-, onderwijs- en economische projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel mensen tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over het opstellen van een projectplanning.

Deze week deel 8: Projectplanning

Het maken van een goede projectplanning is erg belangrijk, dit is namelijk de ruggengraat van het gehele project en bepalend of de beoogde resultaten ook echt kunnen worden opgeleverd. Daarnaast geeft een goede planning je ook inzicht in bepaalde kansen en risico’s die bij het project horen. In principe is het maken van een goede planning niets anders dan het in tijdsvolgorde plaatsen van taken.

Waar moet je aan denken?

Voordat met de planning wordt begonnen is het goed om te weten dan een ‘klassiek project’ bestaat uit drie fasen: de definitiefase, de planningsfase, en de uitvoeringsfase. Hieronder zullen we deze kort toelichten.

• De definitiefase: Hierin wordt de zakelijke rechtvaardiging en de scope van het project bepaald.
• De planningsfase: Hierin wordt de planning opgesteld en worden de verantwoordelijkheden vastgelegd.
• De uitvoeringsfase: Hierin worden de activiteiten volgens de planning uitgevoerd en wordt, waar nodig, de planning bijgesteld.

Het opstellen van de planning gebeurt voordat met het daadwerkelijke project wordt begonnen, en vormt de rode draad door het hele project. Belangrijk is dat bij het maken van de planning gebruik wordt gemaakt van de juiste invoer van gegevens (tijd, geld, middelen, welke mensen heb je nodig). Daarnaast moet een goede planning de onderlinge relaties tussen projectonderdelen (precedentie relaties) inzichtelijk maken. Zo kan het kritieke pad, de serie taken die de uiteindelijke duur van het project bepalen, worden bepaald. Een vertraging in een van de activiteiten op het kritieke pad zorgt voor een verschuiving van de oplevering van het project.

Waar loop je tegenaan?

In de praktijk wordt vaak te laat met het maken van een goede planning begonnen. Zo kunnen er al resultaatbeloftes zijn gedaan die achteraf in de praktijk niet haalbaar blijken. Of de situatie ontstaat dat er eigenlijk al zaken geboekt/gepland/aangevraagd hadden moeten worden waardoor het project verdaging op kan lopen of waardoor een bepaalde optie niet meer mogelijk is. Daarnaast is het van belang goed rekening te houden met het kritieke pad. Soms wordt te laat gerealiseerd dat een activiteit op het kritieke pad ligt en dat uitloop van de betreffende activiteit betekent dat andere activiteiten nog niet kunnen starten.

Tijdens het uitvoeren van het project is het ook van belang terug te koppelen naar de planning en bij te houden of de uitvoering op schema ligt. Zo kan er tijdig worden bijgestuurd en eventueel extra capaciteit/middelen worden ingezet als van de planning dreigt te worden afgeweken.

Tips

Om het plannen makkelijker te maken is het verstandig het planproces op te delen in stappen:

1. Het bepalen van de activiteiten en taken.
2. Het toewijzen van verantwoordelijkheden.
3. Het bepalen van de volgorde van de activiteiten.
4. Het maken van een tijdsplanning.

Aan de hand van de doelen kunnen de projectresultaten opgesteld worden. Dit is een vertaling van de projectomschrijving/doelen naar een concreet projectresultaat, zie ook ons blog over doelstellingen bepalen.  Vervolgens beredeneer je terug vanuit uit projectresultaat naar welke deelresultaten nodig zijn om het projectresultaat te kunnen behalen. Dit wordt ook wel een activiteiten structuur of een work breakdown structure genoemd. Vervolgens is het van belang om aan alle deelactiviteiten een verantwoordelijke te hangen. Dit kan de projectleider zelf zijn, maar soms ook projectmedewerkers of hele afdelingen.

De deelresultaten met de verantwoordelijke zet je vervolgens in de juiste volgorde van uitvoering. Hierdoor maak je al inzichtelijk welke activiteiten elkaar opvolgen en hierdoor afhankelijk zijn van elkaar en welke activiteiten niet onderhevig zijn aan deze precedentie relaties. De laatste stap van het maken van de planning is een tijdsperiode aan alle deelresultaten hangen en deze te plaatsen in een Gantt-chart. Hierin staan alle activiteiten overzichtelijk op een rij en kan het kritieke pad makkelijk uit worden herkend.

Geheim van de smid

Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip: vergeet voor je planning ook niet je middelen in te plannen!

Veelal wordt een planning opgesteld rekening houdend met de taken en de personen die de taken gaan uitvoeren. Hierbij wordt vergeten dat er vaak meer nodig is om de activiteiten goed uit te kunnen voeren. Denk hierbij aan faciliteiten, bepaalde materialen of materieel en eventuele andere specifieke behoefte voor die taak. Door deze facetten ook mee te nemen in je planning waarborg je dat de juiste mensen én middelen op het juiste moment beschikbaar zijn. Zeker wanneer mogelijk meerdere projecten aanspraak maken op dezelfde middelen is dit cruciaal!

In de komende weken volgen nog meerdere blogs over verschillende onderwerpen rondom projectmanagement. Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Daarnaast bieden wij projectondersteuning door de inzet van een Young Professional om je werkdruk te verlichten.

Ontdek welke factoren ervoor zorgen dat elk project een succes wordt.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.