De huidige krapte op de arbeidsmarkt is voor veel organisaties een uitdaging. Hierdoor is het nog belangrijker om personeel aan de organisatie te binden. Het opzetten van een bedrijfsacademy kan hierbij een uitkomst bieden. Dit biedt veel voordelen. Strategisch kan een academy aansluiten bij de groeiambities van de organisatie en bij de ontwikkeling van talenten. Door scholing en ontwikkeling te faciliteren kun je medewerkers bovendien binden aan je organisatie. Daarnaast kan dit voor mensen ook een reden zijn om bij een sollicitatie voor jouw organisatie te kiezen.

In dit blog lichten we toe hoe een bedrijfsacademy kan worden opgezet en wat er allemaal bij komt kijken.

4 stappen

Het opzetten van een bedrijfsacademy in niet eenvoudig. Dit komt omdat er een aantal processen  uit de organisatie tegelijk samenkomen in de academy. Denk aan werving & selectie, onboarding, training & opleiding, talentontwikkeling on the job, ontwikkelingsgesprekken etc. Daarnaast vergt het innovatie want met alleen het samenvoegen van processen ben je er nog niet. Je moet het concept academy vorm gaan geven en levend maken. Daarvoor moeten meerdere afdelingen en functionarissen in de organisatie samen afstemming gaan zoeken.

Bij het bouwen van een academy wordt gebruik gemaakt van onderstaand model.

De stappen 1 t/m 4 kennen elk een aantal onderliggende activiteiten welke hierna kort worden toegelicht.

Stap 1: de basis op orde

Bepalen doelen

Voordat je aan de slag kunt gaan met het ontwikkelen van een bedrijfsacademy is het belangrijk om op directieniveau te bepalen waaraan je geld, tijd, energie en middelen aan wilt besteden. Daarom start je met het bepalen van de doelen. Doelen waar je aan kunt denken zijn:

• Onboarding van nieuwe medewerkers verbeteren;
• Werkplek trainingen bieden;
• Het vergroten van achtergrondkennis;
• Leiderschap en samenwerken stimuleren;
• Talentontwikkeling stimuleren;
• Duurzame inzetbaarheid vergroten
• Continue verbeteren (lean/ 6 sigma);
• Werving en selectie mogelijkheden vergroten;
• Meer nieuw talent aantrekken.

Een academy kan heel goed meerdere doelen tegelijk dienen, dat is juist het mooie ervan.

Ontwikkelen strategie

Op basis van de doelen bepaal je op directieniveau de juiste strategie om tot een academy te komen. Hierin bepaal je op hoofdlijnen welk doel je wilt gaan bereiken op welke wijze en in welk tijdspad. Ook bepaal je wie de hoofdverantwoordelijke wordt en wie de projectleiding oppakt.

Afstemmen met HR

De Academy is een instrument in het totale HR-beleid van de organisatie. Belangrijk is dat er in vroeg stadium afgestemd wordt tussen directie en HR wat de doelen en strategie zijn en hoe de Academy gaat bijdragen aan de ontwikkeling van het personeel. Ook een ondernemingsraad dient te worden betrokken in dit vroege stadium.

Stap 2: Ontwerp afstemmen op de organisatie

Inventariseren behoeften

In deze fase worden vervolgens in de organisatie zelf de opleidingsbehoeften geïnventariseerd. Dit gebeurt via het middle-management en door het ophalen van leervragen bij (een deel van) de medewerkers. Hierbij worden de verschillende doelgroepen en doelen aan elkaar gekoppeld. Ook ontstaat hierdoor al draagvlak voor de academy die er gaat komen.

Maken ontwerp

Als de doelen, strategie, doelgroepen en leerbehoeften zijn bepaald, kan je starten met het ontwerpen van de academy. Begin niet te groot, maar met een ontwerp voor 1 tot 3 jaar. Ontwikkel een groeimodel met verschillende fasen om daar te komen. Dit kun je zelf doen maar als je jezelf niet zeker genoeg voelt op dit onderwerp kun je hier evt. ook een onderwijskundige of leeradviseur bij betrekken voor de benodigde expertise.

Bepalen processen

De Academy werkt volgens een aantal hoofdprocessen die moeten worden beschreven. Denk aan aanmelding, intake, volgen, oefenen en toetsen. Maar ook de wijze waarop een leerprogramma tot stand komen. Deze worden na het ontwerp bepaald en evt. in een flow-schema geplaatst.

Stap 3: De uitwerking van de bedrijfsacademy

Neerzetten structuur

Het ontwerp evenals de processen worden verder uitgewerkt in een concrete (uitvoerings)structuur. Denk hierbij aan een aantal zaken zoals:

• Uitwerking aanbod;
• Uitwerking leerprogramma’s met middelmix;
• Bepaling verantwoordelijkhedenmatix;
• Bepalen planning.

Ontwikkelen leerprogramma’s

Op basis van de planning, aanbod en middelenmix en de verantwoordelijkhedenmatrix kunnen de leerprogramma’s worden ontwikkeld. Hierbij kun je denken aan kennissessies, e-learnings, lesreeksen en/of video’s, demo’s, coaching, werkbezoek en gastcolleges. De mix moet aansluiten bij de doelen van je academy. Ook moet worden gekeken naar hoe de doelgroep het beste leert en wat het tijdsbeslag van de deelnemers wordt.

De leerprogramma’s zet je gestructureerd op in excel (eenvoudig) of digitale tool (diverse gespecialiseerde apps beschikbaar).  Vervolgens ga je de leerprogramma’s ontwikkelen.

Doen aanvullende inkoop (evt.)

Mogelijk is niet alle kennis en deskundigheid in de organisatie zelf beschikbaar. Of er is onvoldoende capaciteit beschikbaar. In dat geval kan je gebruik maken van aanvullende inkoop. Ook voor e-learnings kan het verstandig zijn om dit te doen.

Stap 4: de daadwerkelijke uitvoering

Testen aanbod

Als vanuit een leerprogramma met een concreet opleidingsaanbod klaar is, is het aan te raden dit in het klein te testen. Dit kan zowel zonder als met medewerkers, afhankelijk van welk middel is ingezet. Na de test wordt het aanbod evt. bijgewerkt en gefinetuned. Zo haal je op een laagdrempelige manier eventuele fouten en of verbeterpunten eruit.

Inrichten communicatie

Alle leerprogramma’s (min. 3 is aan te raden voor de uitstraling richting je personeel) en data van de academy moeten worden gecommuniceerd naar de medewerkers. Dit kan op verschillende manieren, bijv. via intranet, nieuwsbrief, leidinggevende etc. Een tip hierbij is om een online jaarkalender te ontwikkelen waar alles overzichtelijk in staat en die gemakkelijk actueel kan worden gehouden. Als een gespecialiseerde app wordt gebruikt, kan dit ook vanuit de software gebeuren.

Uitvoeren Academy

De bedrijfsacademy kan live! Hierbij gaan de leerprogramma’s van start volgens planning. Houd ook rekening met een eventuele productieplanning zodat deze intern niet wordt verstoord. Door feedback op te halen na de trainingen kan de bedrijfsacademy continue verbeterd worden. Evalueer daarnaast op gezette tijden in hoeverre de bedrijfsacademy aansluit bij de strategie en de doelen van je organisatie. Doe dit op directieniveau. Waar nodig kan de academy bijgesteld worden.

Dit was een uitleg op hoofdlijnen. Maar er valt natuurlijk nog veel meer over te vertellen! Ben je geïnteresseerd in het opstarten van een eigen bedrijfsacademy? Of wil je verder praten over het onderwerp met een consultant? Neem dan vrijblijvend contact met ons op! Wij hebben de onderwijskundige expertise in huis om je te adviseren over hoe de academy van de grond te krijgen en succesvol te maken.

Lees ook onze blog de 6 stappen van strategische personeelsplanning bij krapte.

Lees ook onze blog over de 5 voordelen van een Human Capital Agenda.