Wil je de corporate communicatie van je organisatie verbeteren? Dan leg ik je hierna uit hoe je dat kunt doen.

Lang geleden

Lang geleden hadden we als mensheid alleen het kleitablet, het vuurteken of de postduif (zie je het nog voor je?) om over tijd en afstand met elkaar te communiceren. Nu we zijn aangekomen in het digitale tijdperk, barst het werkelijk van de mogelijkheden om altijd, overal en op elk gewenst tijdstip met andere mensen in contact te komen. En toch….. met zoveel mogelijkheden…. lukt het veel organisaties niet goed om in contact te blijven met hun medewerkers en klanten. Hoe is dat nou mogelijk anno 2016?

5 redenen

Ik geef je 5 redenen waarom het zo vaak misgaat bij corporate communicatie. Herken je ze, dan is het tijd om maatregelen te treffen.

1. Veel is niet altijd beter

Juist omdat er zoveel communicatiekanalen zijn, is het moeilijk om daartussen als organisatie een plek te verwerven. Bezoekersaantallen op intranet dalen ten gunste van bijv. de whatsappgroep van de afdeling. Twitter gebruikt niet iedereen en Facebook is vooral voor vrienden. Instagram leeft met name onder jongeren. Op de zeepkist gaan staan is ouderwets en corporate mailtjes worden niet goed gelezen. Folders zijn uit de mode en Linkedin is vooral goed voor banen. Lastig een strategie te bedenken dus als je iedereen wilt bereiken.

2. Geen echt goede content

Organisaties communiceren opvallend vaak over procedures met hun personeel. Denk aan huisregels, arbeidsvoorwaarden, offerte-trajecten, opleidingsmogelijkheden, reorganisaties, jubilea etc. Maar om impact te hebben, is meer dan ooit content nodig die werkelijk wat toevoegt. De kritische gebruiker maakt sneller keuzes dan ooit wat hij wil weten of niet. Hij is gewend vermaakt te worden en leest oppervlakkig. Beelden en filmpjes zijn in opmars evenals persoonlijke verhalen, vlogs en blogs.

3. Koud versus warm

We zijn en blijven kuddedieren; op zoek naar warmte en aandacht. Respons is dus belangrijk. Als organisaties via hun communicatiekanalen teveel zenden en niet openstaan voor de signalen die mensen zelf uitzenden, of geen respons geven, blijven ze roependen in de woestijn. Daarom zijn ‘likes’ en ‘commentaar’ geven bij berichten ook zo belangrijk, daarmee komt er groepsgedrag en interactie tot stand.

4. Geen boardroom onderwerp

Digitalisering is veelal niet besteed aan de boardroom. Er is altijd wel een financiële man of vrouw aanwezig maar veel directies en besturen hebben geen digitale specialist aan boord. Dus adequaat en effectief gebruik van digitale middelen in de corporate communicatie krijgt onvoldoende aandacht. “Doe maar…”, zullen veel directies zeggen bij een nieuw communicatievoorstel van hun staf. Maar tegenwoordig wil de medewerker en klant de missie en visie achter het nieuwsartikel weten (waarom doen jullie dit? Wat is de echte betekenis die je toevoegt?), en die moet toch echt van de leider(s) zelf komen. Alleen zo krijg je bezieling en passie in je organisatie.

5. Te grote span of control

Door reorganisaties en bezuiniging is de span of control van veel managers en teamleiders te groot geworden. Men weet daardoor onvoldoende wat er speelt op de werkvloer en bij de cliënt/klant. Ook is er simpelweg te weinig tijd om samen goed het doel van het werk te bepalen en de werkwijze uit te stippen. Face-to-face contact blijft erg belangrijk voor mensen. Dat weten veel managers ook wel. Maar maatwerk is niet meer mogelijk. Voor je het weet, wordt er nieuw administratief systeem ingevoerd om iedereen te controleren. Maar dit staat taakvolwassenheid en gedrevenheid in de weg.

Het moet anders

Het moet dus anders met de corporate communicatie. Maar hoe moet het dan wel? Het doel van corporate communicatie is veelal drieledig ingericht:

• De boodschap en visie van de organisatie overbrengen aan haar omgeving
• De directie, MT en staf communicatieboodschappen laten zenden (nieuws, procedures, aanbiedingen etc.)
• Branding van de organisatie om de naamsbekendheid en eigen identiteit te vergroten.

Hier zouden twee extra zaken aan toegevoegd moeten worden:

• Het intenser verbinden van de corporate communicatie met de totale missie en strategie van de organisatie.
• Het meer tweezijdig maken van de communicatie door ook de communicatie meer in te richten rondom netwerken binnen en -buiten de organisatie.

2 concrete maatregelen

Dat is nog best lastig te operationaliseren en biedt stof tot nadenken. Voor degenen die vandaag al willen beginnen, maak ik het nog een stapje concreter. Dit kan jij of jouw organisatie morgen al doen om zich te verbeteren:

• De invoering van een zgn. corporate app, geschikt voor zowel PC, tablet als smartphone. De smartphone heeft iedereen in de zak dus als je met deze app gaat communiceren, kom je direct binnen bij medewerker of klant. Er zijn verschillende goede apps ontwikkeld. Via deze app is het belangrijk om voortdurend de corporate communicatie te verbinden met de totale missie en strategie van de organisatie. De organisatie wordt hiermee een netwerkorganisatie die iedereen met elkaar in verbinding brengt. Sommige apps halen ook diverse bestaande social mediakanalen binnen (facebook, twitter, linkedin) en voegen er vervolgens eigen nieuwe toepassingen aan toe. Voorbeelden van leuke vernieuwende, Nederlandse apps die ik recent heb gezien, zijn: Incrowd Pro, Peoples Corner, behandelpad app en Part-up.

• Het responsive maken van de communicatie door er veel meer een tweezijdig verhaal van te maken. Dit kan door het loslaten van een bepaalde managementstijl in de organisatie zodat er meer ruimte komt voor eigen initiatieven van medewerkers en klanten. Hieronder zie wat er moet veranderen:

	Minder doen	Vaker doen
Stijl	Directief leidinggeven	Coachen
	Controle uitoefenen op het werk, de processen en de details	Creativiteit stimuleren en monitoren resultaten
	Nadruk leggen op het “hoe”	Nadruk leggen op het “waarom”
	Volgers afdwingen door macht	Volgers creëren door inspirerende ideeën
Communicatie	Face-to-face contact	Face-to-face en online contact
	Vrijblijvend gebruik sociale netwerken	Bewust gebruik sociale netwerken
	Eén-op-één management	Many-to-many management (medewerkers trekken anderen mee)
	Lange teksten mailen	Korte teksten appen
	Bellen via de telefoon	Online webcommunicatie (app, chat of beeldbellen)
	Vergaderen	Ad hoc contact leggen

Het mooie is dat je hier zelf direct al mee kan starten (of doorgaan natuurlijk). Als bovengenoemde managementstijl én de succesvolle implementatie van een corporate communicatie-app samenvallen, ontstaat online en offline synergie.

De winst

De vraag is vervolgens wat goede corporate communicatie eigenlijk oplevert. De opbrengst is als volgt te beschrijven:

• Allereerst meer klanten, meer aanmeldingen, meer omzet, meer tevredenheid.
• Als je “brand” goed is, spreekt zich dit rond. Mensen wil bij je organisatie horen.
• Het leidt tot meer geschikt personeel dat zich meldt voor vacatures.
• Het leidt tot helderheid in doel en strategie voor eenieder die met de organisatie te maken krijgt.
• Het netwerk rondom de organisatie wordt versterkt.

Heb je zelf een goede communicatieapp gevonden die succesvol is voor jouw organisatie? Laat het me weten! Heb je recent zelf andere maatregelen genomen om de corporate communicatie te verbeteren? Alle tips zijn welkom.

Ontdek de belangrijkste trends tot 2030 op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie