Marketing: De toekomst voor gemeenten?
De onmisbare rol van HR-strategie in tijden van personeelskrapte
Trends in sociale zekerheid en arbeidsmarkt in Mexico: dit is wat je ervan leert
De 17 Sustainable Development Goals: hoe krijg je zin om er zelf mee aan de slag te gaan?
Het geheim achter het organiseren van een succesvol arbeidsmarktevenement
Doelstellingen bepalen – Onmisbare tips bij je projecten
Wij komen in het werkveld vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze tot uitvoering kunnen laten komen. Om de ideeën en ambities waar te maken, en arbeidsmarkt-, onderwijs- en economische projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel mensen tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! In deze editie gaan we het hebben over Doelstellingen.
Doelstellingen
Projectmanagers (ook wel projectleiders genoemd) hebben primair als taak om projecten te beheersen. Hieronder valt de manier waarop projecten worden georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd, gemonitord, geëvalueerd en eventueel afgerond. Het uiteindelijke doel van een projectmanager is om een project op tijd, binnen budget en volgens de gestelde afspraken voor elkaar te krijgen. Hierbij zijn goede projectdoelstellingen van essentieel belang.
Waar moet je aan denken?
De reden/het doel van het project vaststellen is een van de meest cruciale onderdelen van goed projectmanagement. Dit klinkt natuurlijk heel logisch, zeker gezien hierboven al benoemd staat dat projectmanagement zich richt op het bereiken van bepaalde projectdoelen. Om dit te kunnen doen is het ontzettend belangrijk om op voorhand de doelen heel goed inzichtelijk te maken. Hieronder staat een aantal redenen waarom het belangrijk is om goede projectdoelen te stellen:
Motivatie
Door het stellen van projectdoelen weet iedereen die erbij betrokken is waarom juist dit project wordt uitgevoerd. Daarnaast is het voor projectleden zo duidelijker waarom ze meewerken aan dit project.
Doelgericht werken
Projectleden kennen het einddoel en weten waar ze naartoe moeten werken. Dit maakt het ook mogelijk om een goede planning op te stellen en gericht naar de doelen toe te werken.
Beslissingen sturen
Wanneer beslissingen gemaakt worden, kan terug worden gegrepen op de doelstellingen. Zo kunnen de beslissingen worden gemaakt in lijn met de doelstellingen.
Medestanders vinden
Door het delen van de algemene gegevens van het project (waaronder de projectdoelstellingen), kan raakvlak worden gevonden bij andere instanties die hetzelfde doel nastreven.
Waar loop je tegenaan?
Hoewel hier verschillende punten benoemd kunnen worden, wordt voor nu slechts de meest cruciale valkuil benoemd: doelen worden vaak niet helder genoeg gedefinieerd. In de praktijk komen we nog te vaak projectdoelen tegen die niet op de juiste wijze zijn geformuleerd. Hierdoor is het op een later moment vaak moeilijk om een project te monitoren en bij te sturen op basis van de in eerste instantie gestelde doelen. Hoe je dan wel komt tot goede projectdoelen? Lees je hieronder bij de tips!
Tips
Hieronder hebben we de belangrijkste tips opgeschreven als het gaat om het stellen van heldere projectdoelstellingen.
Gebruik de welbekende SMART(I)-methodiek
Het lijkt wellicht een inkopper, maar dit is toch écht een van de belangrijkste tips die we kunnen meegeven. Dit gezien we in de praktijk nog te vaak tegenkomen dat projectdoelen niet de SMART-elementen bevatten. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Tegenwoordig wordt de SMART methodiek ook wel SMARTI genoemd, waarbij de I staat voor inspirerend.
Voorbeeld van een goed SMARTI-doel: ‘80% van de deelnemers die meedoen aan dit van werk-naar-werk traject, vinden binnen 6 maanden tijd een nieuwe baan’.
Begin bij het stellen van het hoofddoel
Begin met het stellen van het hoofddoel. Dit zodat je een gemeenschappelijk einddoel hebt geformuleerd op basis waarvan je het project kunt invullen. Vervolgens formuleer je subdoelen, door het hoofddoelen op te delen in onderdelen die daadwerkelijk gedaan moeten worden. Knip deze subdoelen eventueel nogmaals op in subdoelen of in actiegerichte taken. Dit helpt in het vervolgens opstellen van een activiteitenplan en een bijbehorende planning.
Stel jezelf de ‘waarom’ vraag
Na het opstellen van de projectdoelstellingen is het van belang om hier nog een keer heel kritisch naar te kijken. Voldoen de projectdoelstellingen aan de SMART(I)-richtlijnen? En nog belangrijker: Waarom is dit specifieke projectdoel een gestelde doelstelling van dit project? Bespreek dit nogmaals op deze wijze om er zo zeker van te zijn dat alle neuzen dezelfde kant op staan en zodat je zeker weet dat de juiste doelstellingen zijn geformuleerd.
Geheim van de smid
Als je de doelstelling weet te koppelen aan een belangrijke lange termijndoelstelling (een “hoog over” doelstelling) wordt je doelstelling veel krachtiger, langer houdbaar en inspirerender. Een “hoog over” doelstelling is vaak gekoppeld aan een visie op het oplossen van een langdurig of hardnekkig probleem. Of deze is gekoppeld aan een impactvolle maatschappelijke trend.
Er zijn legio voorbeelden van “hoog over” doelstellingen te noemen. Denk bijvoorbeeld aan het zorgen voor een energietransitie, het opheffen van sociale ongelijkheid, het voorkomen van jeugdwerkloosheid, het creëren van een nieuw ecosysteem, het bevorderen van inclusief ondernemen etc. De kunst is om de “hoog over” doelstelling te kiezen, je doelstelling daaraan te koppelen en vervolgens SMART(I) te formuleren.
Probeer het maar eens. Succes verzekerd!
Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het eerste blog in deze reeks.
Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee.
Ontdek meer tips waarmee je ervoor zorgt dat elk project een succes wordt.
Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.
Trends in sociale zekerheid en arbeidsmarkt in België: dit is wat je ervan leert
In 4 stappen naar een succesvolle netwerksamenwerking
Een netwerksamenwerking zet je op om complexe vraagstukken op te lossen. Vraagstukken waarvoor meerdere specialismen van verschillende organisaties nodig zijn. Om dit te kunnen doen heb je partijen nodig die het eens zijn over een bepaald vraagstuk en die bereid zijn er energie in te steken om dit op te lossen. In dit blog bekijken we het proces van 4 stappen om tot een succesvolle samenwerking te komen. De inzet van een workshopreeks helpt om het proces soepel te doorlopen. Onderdeel daarvan is een serious game die daarbij (door het naspelen van de werkelijkheid) inzicht geeft hoe de netwerksamenwerking concreet vorm te geven en welk gedrag daarvoor nodig is. Dit versnelt het proces aanzienlijk.
We zien om ons heen dat er steeds meer netwerksamenwerkingen ontstaan, tussen- en met meerdere organisaties die gezamenlijk een opgave willen aanpakken. Het opzetten van een samenwerking tussen verschillende organisaties is uitdagend, zeker als het gaat om samenwerkingen tussen bedrijven, onderwijsinstellingen en overheden, waarin elke “bloedgroep” weer te maken heeft met zijn eigen specifieke uitdagingen.
In een netwerksamenwerking staat het werken aan een gezamenlijke (R) centraal, oftewel het resultaat dat de partners samen willen bereiken. De gezamenlijke (R) sluit aan bij de gewenste visie voor het samenwerkingsverband waar partijen zich aan kunnen committeren.
De 4 stappen in het proces
Het proces om tot een succesvolle netwerksamenwerking te komen verloopt meestal via de volgende vier stappen:
1. Verkennen
Bouwen van een netwerk gericht op het krijgen van informatie om het vraagstuk beter te begrijpen en om te weten welke partijen mogelijk onderdeel van de oplossing kunnen zijn en inzicht krijgen in de belangen van elke organisatie/ persoon.
2. Verbinden
Partijen verbinden op de inhoud door een gemeenschappelijke opgave en gemeenschappelijk resultaat te formuleren met de partners die onderdeel willen zijn van de samenwerking.
3. Inrichten
Verder uitwerken van de netwerksamenwerking om de gemeenschappelijke R te bereiken zoals zaken op het gebied van financiën, organisatiestructuur en netwerkleiderschap.
4. Uitvoeren
Activiteiten binnen het netwerk uitvoeren en waar nodig activiteiten verduurzamen.
Workshops
Onze netwerkmanagers hebben vanuit Wise up al verschillende samenwerkingen opgezet voor opdrachtgevers. We hebben dus ruime ervaring met het bij elkaar brengen van organisaties in een netwerksamenwerking. In ons werk maken we daarbij veel gebruik van de netwerktheorie om de effectiviteit van onze acties te vergroten. De stappen die hierboven zijn benoemd, hebben we in een workshopreeks gegoten, waarbij ervaring en theorie aan elkaar worden gekoppeld.
Tijdens deze workshopreeks gaan we met het betreffende netwerk aan de slag om interactief te leren samenwerken. Het formuleren van een gemeenschappelijk resultaat (R) is hierbij cruciaal. Tijdens de opzet wordt gebruik gemaakt van werkvormen om breed input op te halen uit de deelnemende organisaties.
Serious game
Voor de verbindingsfase (stap 2) hebben wij een spel ontwikkeld, een serious game. Want als je de partijen in het voortraject goed weet te verbinden dan wordt het inrichten en uitvoeren van activiteiten veel makkelijker. Het spelen van een zogenaamde “serious game” maakt dat het inrichten en uitvoeren van activiteiten met de betrokken partijen soepeler verloopt.
Een serious game heeft als doel de leerervaring te vergroten. De spelers (actoren) handelen in een gesimuleerd model dat is afgeleid van de werkelijkheid. De spelers worden daardoor onderdeel van het model. Door het spelen van de game krijgen de spelers te maken met een concrete ervaring en vertonen daarom bepaald gedrag. Naast het spelenderwijs leren, moet de kracht van de game niet worden onderschat. Keer op keer zien wij dat het spelen bepaalde gevoelens en emoties naar boven brengt. Een korte feedbackloop wordt gerealiseerd door direct na het spel terug te blikken op wat er gebeurde tijdens het spelen. Zo ervaren de spelers welk gedrag effectief is in welke situatie.
Wij helpen de deelnemers met het verduidelijken van effectief gedrag in de gevraagde situaties. Ook geven we inzicht hoe dit kan worden gelinkt aan de theorie. Daarnaast kunnen de verschillende spelers binnen de game ook hun eigen gedrag spiegelen aan dat van de andere spelers. Hierdoor leren de spelers weer van elkaar.
De game is voor het eerst ingezet voor het team Onderwijs en Arbeidsmarkt van de Provincie Gelderland. Zelfs voor ervaren netwerkmanagers blijkt het spel leerzaam en interessant om te spelen. In de aanpak maken wij gebruik van onze ervaring, onderbouwd met inzichten vanuit de netwerktheorie. Door de koppeling met de theorie biedt het spel nieuwe inzichten.
Training en masterclass Netwerksamenwerking
Op basis van deze geslaagde ervaring heeft Wise up de workshopreeks inmiddels in haar trainingsaanbod opgenomen. De aanpak die wij voorstellen, is gebaseerd op een model ontwikkeld door Wise up en is al vaak in de praktijk getoetst. De training “Leidinggeven aan een netwerksamenwerking” wordt op onze trainingslocatie in Cuijk gegeven, maar kan ook In Company met een groep eigen deelnemers op een locatie naar keuze worden gegeven. In de training wordt ook de serious game gespeeld.
Eerst meer weten? De gratis online masterclass Netwerksamenwerking die wij aanbieden, biedt je de gelegenheid tot een laagdrempelige kennismaking. Je krijgt dan al direct concrete handvatten om in jouw netwerk zelf aan de slag te gaan.
Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.