De 5 sturingsprincipes die je nodig hebt om effectiever te zijn als programmamanager

Korte samengevat (TL;DR): Effectief programmamanagement draait om doelgericht sturen op vijf elementen:

1. Doelgerichtheid – Richt je op strategische, complexe doelen in plaats van losse projecten.
2. Samenhang – Zorg voor logische verbinding tussen doelen, activiteiten en middelen.
3. Inzet & middelen – Stuur met inzicht in je machtsbronnen: budget, capaciteit of netwerk.
4. Organisatie & besluitvorming – Bouw een duidelijke, tijdelijke structuur met heldere rollen.
5. Resultaten – Monitor voortgang actief en stuur bij waar nodig voor maximale impact

Een programma is geen ‘paraplu’ voor allerlei projecten die je graag wilde doen, maar draait het om de selectie van inspanningen (o.a. projecten) die nodig zijn om een bepaalde verandering in gang te zetten. De programmamanager speelt hierin een sleutelrol: het is aan diegene om te zorgen dat het doel scherp is én dat er vanuit samenhang wordt gestuurd op inspanningen en middelen.

In het speelveld van onderwijs, arbeidsmarkt en economie komen we veel vraagstukken tegen die om een programmatische aanpak vragen. Denk aan initiatieven als STO/Techkwadraat, de uitvoering van Human Capital Agenda’s of de inrichting van regionale werkcentra, waar men een overkoepelend en gezamenlijk doel voor ogen heeft. Hoewel programma’s minder strak gemodelleerd zijn dan projecten, bevatten ze vergelijkbare stuurmiddelen. Deze blog geeft je goed zicht op de sturingsprincipes die je nodig hebt om effectiever te zijn als programmamanager.

1. Sturen vanuit het doel

Om te kunnen sturen vanuit het doel, of mooier gezegd ‘de bedoeling’, moet dit helder geformuleerd zijn. Waar wil je heen? En waarom? Een programma is namelijk een methodiek om verandering te bewerkstelligen. Waarbij een project inzet op het bereiken van concrete resultaten is een programma gericht op het bereiken van doelen. Het kompas van de programmamanager moet goed zijn afgestemd en koers houden. De programmamanager moet goed voor ogen hebben wat het doel, de nut en de noodzaak is. Dit zorgt tevens voor de urgentie en relevantie, waar je partners op kunt verbinden. Een programmamanager stuurt op de programmaorganisatie vanuit het doel en richt bij voorkeur een stuurgroep in om hier scherp op te blijven.

2. Sturen op samenhang

Een programma omvat meerdere activiteiten en projecten die allemaal bijdragen aan hetzelfde doel. De samenhang tussen doelen, inspanningen en middelen geeft legitimiteit aan je programma. Je wilt als programmamanager ook altijd goed uit kunnen leggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. De belangrijkste taak van een programmamanager is de selectie van activiteiten die nodig zijn om een bepaald doel te behalen. Om te kunnen besluiten welke activiteiten hier een bijdragen aan leveren maak je ook een bepaald afwegingskader. Daarmee volgt een programma ook de indeling van: “waarom” (doel) naar “wat” (welke inspanningen en activiteiten) naar “hoe” (op projectniveau wat gedaan moet worden).

3. Sturen op inzet en middelen

Als programmamanager is het van groot belang zicht te hebben op de machtsbronnen die ter beschikking zijn of waar je indirect invloed op hebt. We praten niet zo graag over macht in Nederland, maar het denken in machtsbronnen helpt om doelen te bepalen. De meeste programmamanagers hebben beschikking over een budget en kunnen daarmee sturen vanuit de middelen (inkoopmacht). Soms heeft een programmamanager ook beschikking tot uitvoeringscapaciteit (sturen vanuit hiërarchie). Zijn geen van deze machtsbronnen aanwezig, dan kan een programmamanager alleen sturen vanuit netwerkregie (relatie). Ook vanuit netwerkregie zijn mooie doelen te bereiken, echter is de kans van slagen van een programma groter als er ook andere machtsbronnen aanwezig zijn.

Een programmamanager vanuit netwerkregie doet een beroep op de machtsbronnen van partners (zowel middelen als uitvoeringscapaciteit). Hierdoor zal een programmamanager zich veel flexibeler op moeten stellen. “Mijn belangrijkste tip voor deze programmamanagers zou zijn om partijen met de grootste sturingscapaciteit (waar je als programmamanager een beroep op kan doen) op te nemen in de stuurgroep”. Degenen in de stuurgroep krijgen ook meer invloed. Je maakt deze partijen daarmee ook medeverantwoordelijk voor het resultaat.

Om goed te kunnen sturen op de inzet van middelen is inzicht in, en beheersing van financiën cruciaal.

4. Sturen op de programmaorganisatie en besluitvorming

Een programmamanager richt een tijdelijke organisatie in om uitvoering te geven aan het programma. “De belangrijkste tip, maak het organisatiemodel nooit moeilijker dan nodig”. Hoe meer onderdelen, hoe lastiger het is om taken, rollen en verantwoordelijkheden op een juiste manier toe te wijzen. De basiselementen van de programmaorganisatie bestaan uit een:

• Stuurgroep: is verantwoordelijk voor het bewaken van de (strategische)koers, neemt besluiten over prioritering en financiën. Legitimeert besluiten. De besluitvormingsprocessen worden veelal door de programmamanager vormgegeven.
• Programmateam: is verantwoordelijk voor het behalen van de programmadoelen en stuurt de programmaorganisatie aan waar onder de projectleiders. De programmamanager wordt vaak ondersteund door op gebied van financiën, communicatie en/of meer, afhankelijk van het programma. Het programmateam legt verantwoording af aan de stuurgroep.
• Projectorganisatie: is verantwoordelijk voor behalen van projectresultaten binnen de aangedragen kaders vanuit het programmamanagement. Legt verantwoording af aan het programmamanagement.

Bij hele grote programma’s kun je extra organisatieonderdelen toevoegen. Het sturen op een programmaorganisatie vergt leiderschapskwaliteiten. Het helpt daarnaast om gevoel te hebben bij hoe organisatieonderdelen samenwerken en om in bezit te zijn van bedrijfskundige kennis en vaardigheden.

5. Sturen op resultaten

Hoewel projectteams primair verantwoordelijk zijn voor de resultaten, blijft de programmamanager eindverantwoordelijk voor het totaaloverzicht. Monitoren is cruciaal: voortgang in beeld houden maakt bijsturen mogelijk en voorkomt verrassingen.

Om als programmamanager goed te kunnen sturen is het van groot belang de complexiteit van het hele programma te doorgronden. Het samenspel tussen doelen, middelen, de organisatie en de resultaten die worden behaald. Tegelijkertijd moet je het overzicht hebben over alle elementen van het programma. Vaak ben je ook de enige die dit totale overzicht heeft. Een mooie rol met veel verantwoordelijkheid.

Wil je meer leren over hoe je te werk moet gaan als programmamanager? Wij bieden een in-company training in programmamanagement aan. Zoek je een ervaren programmamanager? Neem dan contact op met lars.damen@wiseup.nl.

Over Wise up Consultancy:

Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren.