Hoe geef ik leiding op afstand? 5 tips voor de thuiswerkende manager tijdens de coronacrisis

Door het corona-virus werken veel leidinggevenden momenteel noodgedwongen vanuit huis, evenals hun medewerkers. Het is nog best lastig om leiding te geven aan medewerkers op afstand! Dat vergt een andere manier van managen. In deze blog geef ik een aantal tips, gebaseerd op het boek “Word een e-manager!” welke ik in 2016 hierover schreef. De inhoud is nu weer helemaal actueel.

Hoe doe je dat, leidinggeven op afstand?

Je werkt dus als leidinggevende ineens fysiek op een andere plaats. Soms werk je ook op andere tijden als je medewerkers. Veel thuiswerkende managers vragen zich vervolgens af: ‘hoe kan ik al die medewerkers blijven volgen ook al zitten ze op afstand? En hoe goed blijven ze zelfstandig aan de gang? Hoe blijf ik ze motiveren? En blijven ze wel de gewenste resultaten bereiken?’

Hier volgen 5 tips, gevormd vanuit het kernwoord loslaten.

 

  • Loslaten van ALLEEN FACE-TO-FACE te willen blijven werken met medewerkers.

Via moderne devices (laptop, ipad, mobiel) kun je als manager contact onderhouden met een groot aantal professionals tegelijk. Dit geeft je de mogelijkheid om werkplekonafhankelijk de eigen medewerkers aan te sturen, te begeleiden en te coachen. In feite kun je hiermee los van tijd en plaats gaan leidinggeven. Dit ervaar je in eerste instantie misschien als handicap maar het kan een grote boost geven aan het zgn. nieuwe werken. Als manager krijg je op deze manier namelijk een grotere spankracht en kun je meer medewerkers tegelijkertijd aansturen.

Of je houd tijd over voor andere zaken.

 

  • Loslaten van VRIJBLIJVENDHEID met betrekking tot het gebruik van digitale middelen.

Het begon 15 jaar geleden met het ontstaan van sociale netwerken waar ieder naar eigen behoefte (vooral privé) gebruik van kon maken. Maar op dit moment groeien nieuwe platforms uit tot digitale (mobiele) werkplekken ter ondersteuning van het dagelijks werk. Belangrijk is nu om de adaptiegraad van de beschikbare digitale middelen te vergroten. Binnen een online omgeving in de Cloud staan de teamleden met elkaar en met de manager in contact. Online tools (MsTeams, Zoom, Skype, Slack etc.) bieden je de mogelijkheid om belangrijke managementtaken online vorm te geven. Analyseer welke online tool jouw dienstverlening het beste ondersteunt en beperk je tot de introductie van 1 of maximaal 2 nieuwe tools.

 

  • Loslaten van de gewoonte van CONTROLE op processen en details.

Je zult merken dat er mogelijk de komende tijd dingen gebeuren in je organisatie die langs je heen zijn gaan. Juist in deze tijd vormen professionals nieuwe of verbeterde professionele online netwerken waarin zij op creatieve wijze tot wasdom komen en hun werk naar eigen inzicht gaan uitoefenen. Geef deze professionals de ruimte. Deze crisis biedt kansen om je vertrouwen erin te vergroten dat de medewerkers goed hun werk blijven doen. Dit vraagt van jou om een meer coachende stijl van leidinggeven i.p.v. een controlerende stijl dus daar kan je aan gaan werken.

 

  • Loslaten van EEN-OP-EEN management.

Het is in plaats van een-op-een management nu ook mogelijk online many-to-many informatie te publiceren en daar weer reacties op te delen door gebruik van de moderne technologie. Bijv. groepen medewerkers die actief meedoen aan een verbetertraject via een teamsamenwerkingsapp en daardoor andere medewerkers enthousiasmeren. Als je het slim  aanpakt, kun je met grote groepen mensen tegelijk communiceren via videoconferenties. Dit kan bijv. ook door een interactief webinar te organiseren voor medewerkers en klanten.

 

  • Loslaten van INSTRUCTIE geven over het hoe.

Het ‘waarom’ iets moet gebeuren kort en krachtig kunnen overbrengen wordt belangrijker dan het ‘hoe’ de medewerkers moeten opereren. Je moet immers meer vrijheid toestaan en dan wordt het eigen commitment/de intrinsieke motivatie van de medewerker belangrijker. Dit vraagt een hoogwaardige professionaliteit van de  medewerkers en van jou als hun leidinggevende. Een digitale leider zal altijd naar de eigen mogelijkheden van het team kijken en het team in haar kracht zetten. Je zet de doelen neer en hebt als manager vervolgens vooral een faciliterende positie, daar waar medewerkers c.q. het team begeleiding of hulp nodig hebben, wordt deze aangereikt.

 

Kortom: een veranderslag nodig

Bij management op afstand gaat het om een veranderslag voor de medewerker én de manager. Dit schema vat de veranderslag kort en krachtig samen:

 

Management op afstand Minder doen Vaker doen
Stijl Directief leidinggeven Coachen
  Controle uitoefenen op het werk, de processen en de details Creativiteit stimuleren en monitoren resultaten
  Nadruk leggen op het “hoe” Nadruk leggen op het “waarom”
  Volgers afdwingen door macht Volgers creëren door inspirerende ideeën
Communicatie Face-to-face contact Online contact
  Vrijblijvend gebruik sociale netwerken Bewust gebruik sociale netwerken
  Eén-op-één management Many-to-many management

(video-conferenties, webinar, e-learning)

  Lange teksten mailen Korte teksten appen
  Bellen via de telefoon Online webcommunicatie (chat of videobellen)
  Vergaderen Teamapp gebruiken

 

Vraag jezelf af of bovenstaand schema ook van toepassing is op jouw werk. Zie je ook al verandering plaatsvinden in je stijl en wijze van communiceren?

 

Tot  slot

De corona-crisis raakt ons allen. Vrijwel iedereen ondervindt hier nadelen van. Die nadelen zijn nooit helemaal weg te nemen. De bovengenoemde tips kunnen je helpen deze tijd als manager goed door te komen.

Maar die goede tijden komen weer terug! Mogelijk dat dan de investeringen die we nu doen in ‘leidinggeven op afstand’ zichzelf terugverdienen omdat ze ons dwingen om te onderzoeken hoe we anders kunnen werken. En er blijft uiteindelijk altijd iets hangen van al het geleerde nieuwe gedrag en dat biedt voordelen.

 

Deze blog is gebaseerd op een hoofdstuk uit het boek welke Inge Willems in 2016 schreef met de titel  het boek: ‘Word een e-manager!’ (2016). Je kunt het boek hier kopen bij bol.com. Het is zowel in hard copy als als e-book beschikbaar. Ik werk momenteel aan een update dus volg mijn blogs als het onderwerp je interesseert.