Veel waardevolle kennis en ervaring gaat verloren gaat wanneer medewerkers met pensioen gaan. Het behouden en overdragen van deze kennis is daarom cruciaal voor continuïteit, kwaliteit van zorg en duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Dit vormt een typisch strategisch HR-management vraagstuk: hoe kunnen organisaties arbeidstekorten opvangen én tegelijkertijd de opgebouwde kennis van ervaren medewerkers behouden en overdragen?

We geven je vandaag ter illustratie een inkijk in de zorg. De komende jaren staat de ouderenzorg onder grote druk: een aanzienlijk deel van het huidige verpleegkundig personeel gaat binnen enkele jaren met pensioen. Dit leidt niet alleen tot een kwantitatief tekort aan handen aan het bed, maar mogelijk ook tot verlies van cruciale kennis en ervaring die essentieel is voor de kwaliteit van de zorg.

In deze blog laten we zien hoe strategische personeelsplanning (SPP) en gerichte kennisoverdracht organisaties ondersteunen bij het organiseren van HR in de toekomst en voor behoud van essentiële kennis. We bekijken de cijfers en regio’s waar de krapte het meest ingrijpend is en bespreken HR-strategieën zoals strategische personeelsplanning (SPP) en kennisoverdracht om toekomstbestendig te zijn voor HR-beleid.

De dreigende pensioengolf

In de verpleeghuis- en thuiszorg (ouderenzorg) nadert bijna 30% van de zorgprofessionals de pensioengerechtigde leeftijd. Dat gaat om zo’n 142.000 zorgprofessionals. Dat aantal illustreert de urgentie: nu al staan de ouderenzorgorganisaties voor grote wervingsuitdagingen, met landelijk 14.500 openstaande vacatures in deze sector. Zonder ingrijpen kan dit oplopen tot bijna 80.000 vacatures in 2033 (Skipr, 2024).

In de komende vijf jaar zullen al tienduizenden ervaren krachten verdwijnen uit de ouderenzorg. Regionaal zijn de effecten verschillend. Met name regio’s met een relatief oudere bevolking en minder instroom van jong talent voelen dit. In de zorgsector is ook nog sprake van dubbele vergrijzing: een groeiende zorgvraag door meer ouderen, terwijl tegelijk een groot deel van de zorgverleners zelf met pensioen gaat.

Zonder maatregelen ontstaat een grote kloof tussen zorgvraag en zorgaanbod. Onder de streep betekent dit langer wachten op zorg, hogere werkdruk voor het resterende personeel en druk op de continuïteit en kwaliteit van zorg.

Strategische Personeelsplanning (SPP): proactief de krapte aanpakken

Strategische Personeelsplanning (SPP) kan zorginstellingen helpen om zowel arbeidskrapte te verhelpen als de kwaliteit van zorg te waarborgen. Met SPP breng je in kaart welke interne en externe factoren de personeelsbehoefte beïnvloeden, zoals vergrijzing, technologische ontwikkelingen en een veranderende zorgvraag. Vervolgens wordt het huidige personeelsbestand geïnventariseerd, inclusief pensioenpieken en kritieke functies, om inzicht te krijgen in waar toekomstige tekorten kunnen ontstaan. Tevens wordt gesignaleerd waar kansen zitten. Denk aan de vraag naar bepaalde vaardigheden. Door deze inzichten te combineren met voorspellingen van de zorgvraag en strategische ambities, kan de organisatie tijdig gerichte maatregelen nemen, zoals werving, bij- en omscholing, taakverschuivingen en manieren om de kennis van senior collega’s over te dragen aan andere zorgprofessionals. Denk hierbij aan het ontwikkelen van protocollen, digitale kennisbanken en mentorprogramma’s waarin complexe zorgprocessen worden vastgelegd. Hierdoor blijft waardevolle praktijkkennis behouden, worden nieuwe medewerkers sneller operationeel en kan de organisatie continuïteit en kwaliteit van zorg waarborgen, zelfs bij een vergrijzend personeelsbestand.

Kennisoverdracht: ervaring behouden 

Kennisoverdracht vormt daarmee een natuurlijke verlenging van SPP: terwijl strategische planning inzicht biedt in personeelsbezetting en toekomstige tekorten, zorgt het actief overdragen van ervaring dat deze strategische inzichten ook daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk beklijven.

Enkele manieren om kennisborging te organiseren zijn:

• Mentorschap en/of buddysystemen: koppel senior medewerkers aan (nieuwe) medewerkers via een mentorprogramma of buddysysteem. Buddysystemen zijn zeer effectief: ze stimuleren dagelijks contact, kennisdeling en directe toepassing op de werkvloer. Dit wordt door veel oudere medewerkers gewaardeerd, omdat het hen een zinvolle rol geeft in de laatste fase van hun loopbaan (CZ, 2020). Een mentor- of buddy-traject kan ook eerder starten, bijvoorbeeld wanneer de senior fysiek minder belastbaar is, maar mentaal nog volledig kan bijdragen. Zo blijft cruciale kennis binnen de organisatie, wordt een interne leercultuur versterkt en krijgt de medewerker een waardevolle invulling van zijn werk.
• Documenteer tacit knowledge (stilzwijgende kennis): niet alle kennis laat zich makkelijk in een handboek vatten. Vaak zit de meest waardevolle expertise in de hoofden van mensen (denk aan inzicht in hoe je met lastige situaties omgaat, of praktijktrucs die je pas na 30 jaar ervaring oppikt). Juist deze impliciete kennis is het moeilijkst over te dragen. Het is daarom verstandig om na te denken over diverse manieren om dit te borgen, naast documenteren. Stimuleer personeel om casuïstiek te behandelen tijdens intervisies of scenario’s na te spelen en vast te leggen via bijvoorbeeld video.
• Intergenerationele kennisdeling in de cultuur verankeren: maak het de norm dat collega’s van elkaar leren. Faciliteer bijvoorbeeld periodieke sessies waar teams casussen bespreken, zodat ervaren krachten hun aanpak kunnen uitleggen aan andere collega’s. Zo’n leercultuur heeft als mogelijk bijeffect dat het werkplezier kan toenemen: oudere medewerkers blijven mentaal scherp en voelen zich nuttig, terwijl anderen sneller groeien in hun rol.

Conclusie

Zonder gerichte ingrepen leidt de pensioengolf dit tot structurele personeelstekorten in vrijwel alle sectoren. Door strategie te verbinden aan actie kunnen (zorg)organisaties de pensioengolf opvangen en tegelijkertijd waardevolle kennis en ervaring behouden. Met strategische personeelsplanning breng je in kaart waar de gaten gaan vallen, welke functies en vaardigheden cruciaal zijn en welke medewerkers mogelijk met pensioen gaan. Vervolgens kun je gerichte stappen zetten op het gebied van werving, ontwikkeling en kennisoverdracht.

Uiteindelijk draait het om een duurzame personeelsstrategie: vooruitkijken, ontwikkelen en verbinden. Door proactief te handelen en de expertise van ervaren medewerkers te koesteren, blijft de continuïteit van zorg gewaarborgd en blijft kennis behouden voor de volgende generatie zorgprofessionals.

Aan de slag met strategisch HR-management en AI

Hoe zorg je er nu concreet voor dat strategische personeelsplanning en toekomstgerichte HR-praktijken werkelijkheid worden? In de masterclass Strategische personeelsplanning vertalen we deze inzichten naar een praktisch stappenplan dat helpt om jouw strategische personeelsbeleid nog verder te concretiseren:

1. Analyse van de huidige situatie: welke medewerkers en functies zijn cruciaal? Waar dreigt een tekort? Welke kennis en ervaring loopt verloren?
2. Vooruitkijken: welke vaardigheden en functies vraagt de toekomst van je organisatie? Hier kan AI helpen om scenario’s te modelleren, trends te signaleren en inzichten te versterken.
3. GAP-analyse: breng naast harde cijfers ook de zachte signalen in kaart: waar ontbreken skills, waar liggen risico’s en waar is potentieel? AI helpt patronen te ontdekken, maar de beslissingen maak je samen met je team en management.
4. Actieplan: stel concrete maatregelen op, zoals gerichte werving, interne mobiliteit, bij- en omscholing en kennisoverdracht.
5. Bijsturen en leren: strategische HR is een continu proces. Blijf monitoren, evalueren en aanpassen.

Ervaar dat SPP niet alleen een beleidsinstrument is, maar juist ook een strategisch middel om kwaliteit te behouden én de organisatie klaar te maken voor de toekomst. De training wordt gegeven door één van onze HR adviseurs.

Over Wise up Consultancy:

Wise up helpt (netwerk)organisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers, HR partners en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Wij bouwen daardoor mee aan een duurzame en veerkrachtige economie waarin iedereen meedoet en zichzelf optimaal kan ontwikkelen.