De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) heeft de spelregels voor payrolling ingrijpend veranderd. Sinds de inwerkingtreding op 1 januari 2020 hebben payrollmedewerkers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers in dienst van de inlenende organisatie, inclusief gelijkwaardige pensioenopbouw. Dat maakt payrolling duurder en complexer dan voorheen. De vragen die werkgevers en HR-managers het meest stellen over de gevolgen van de WAB voor payrolling, beantwoorden we hieronder.
Wat veranderde de WAB concreet voor payrollmedewerkers?
De WAB gaf payrollmedewerkers vanaf 1 januari 2020 recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als vergelijkbare werknemers bij het inlenende bedrijf. Dit geldt voor loon, werktijden, verlofregelingen en overige primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Payrollwerkgevers kunnen zich niet langer beroepen op de cao voor uitzendkrachten om lagere arbeidsvoorwaarden toe te passen.
Concreet betekent dit dat de inlenende organisatie verantwoordelijk is voor het aanleveren van de juiste arbeidsvoorwaarden aan het payrollbedrijf. De payrollwerkgever is formeel de werkgever en draagt zorg voor de uitvoering, maar de inhoud van de arbeidsvoorwaarden wordt bepaald door wat er bij de inlener geldt. Daarmee is de verantwoordelijkheid voor correcte beloning nadrukkelijk verschoven naar de inlenende partij.
Daarnaast verviel met de WAB de ruimere ontslagbescherming die payrollmedewerkers eerder ontbeerden. Payrollwerknemers vallen nu onder het reguliere ontslagrecht, wat betekent dat de inlener een geldige ontslaggrond nodig heeft om de arbeidsrelatie te beëindigen. Dit is een wezenlijke verandering ten opzichte van de situatie vóór 2020, toen payrolling ook werd ingezet om flexibel met personeel te kunnen schuiven.
Wat is het verschil tussen payrolling en uitzenden na de WAB?
Na de WAB is het juridische onderscheid tussen payrolling en uitzenden scherper vastgelegd. Het kernverschil is de allocatiefunctie: een uitzendbureau brengt actief vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar, terwijl een payrollbedrijf alleen de werkgeversrol overneemt van een werknemer die de inlener zelf heeft geworven. Bij payrolling is er geen sprake van werving of selectie door het bureau.
Dit onderscheid heeft directe gevolgen voor de toepasselijke regels. Uitzendbureaus mogen de ruimere flexibiliteitsbepalingen uit de uitzend-cao toepassen, zoals een langere ketenbepaling en het uitzendbeding. Payrollbedrijven mogen dat niet meer. Zij moeten de arbeidsvoorwaarden van de inlener volgen en vallen onder het reguliere ontslagrecht.
In de praktijk betekent dit dat organisaties die payrolling gebruikten als goedkopere variant van uitzenden, hun aanpak hebben moeten herzien. De WAB sloot de constructie waarbij werknemers via payrolling structureel slechter af waren dan collega’s in directe dienst.
Welke pensioenverplichtingen gelden voor payrollwerkgevers?
Payrollwerkgevers zijn verplicht een adequate pensioenregeling aan te bieden aan hun payrollmedewerkers. De WAB omschrijft “adequaat” als een regeling die qua niveau vergelijkbaar is met de pensioenregeling die bij de inlenende organisatie geldt. Is er bij de inlener geen pensioenregeling, dan geldt een basisnorm op basis van de wet.
Deze verplichting ging in op 1 januari 2021, een jaar na de rest van de WAB-bepalingen. Payrollbedrijven konden in dat eerste jaar een overgangsperiode benutten om hun pensioenadministratie op orde te brengen. Vanaf 2021 is er geen ruimte meer voor uitstel.
De pensioenplicht is een van de zwaarste kostenposten die de WAB met zich meebracht. Inlenende organisaties met een goede pensioenregeling zien die kosten doorberekend worden in de payrolltarieven. Dit vraagt om transparante afspraken tussen inlener en payrollbedrijf over welke pensioenregeling als referentie geldt en hoe de kosten worden verdeeld.
Wat betekent de WAB voor de kosten van payrolling?
De WAB heeft de kosten van payrolling structureel verhoogd. Door de verplichting tot gelijke arbeidsvoorwaarden en adequate pensioenopbouw zijn de loonkosten voor payrollmedewerkers in veel gevallen gestegen. Organisaties die payrolling inzetten voor functies met relatief gunstige cao-voorwaarden merken dit het sterkst.
De kostenstijging bestaat uit meerdere componenten:
- Gelijkstelling van loon, toeslagen en verlofregelingen aan de inlenende organisatie
- Pensioenopbouw op vergelijkbaar niveau als eigen medewerkers
- Reguliere ontslagprocedures die tijdsinvestering en juridische kosten met zich meebrengen
- Hogere administratieve lasten voor payrollbedrijven, die worden doorberekend in tarieven
Voor sommige organisaties is payrolling daardoor minder aantrekkelijk geworden als kostenbesparende constructie. Tegelijk blijft payrolling voor specifieke situaties een efficiënte keuze, mits de kosten realistisch worden begroot. Organisaties die payrolling puur als kostenbesparingsmaatregel inzetten, zullen na de WAB een andere afweging moeten maken.
Wanneer is payrolling na de WAB nog een logische keuze?
Payrolling is na de WAB nog steeds een logische keuze wanneer een organisatie de werkgeversadministratie wil uitbesteden zonder de werving en selectie uit handen te geven. De meerwaarde zit niet langer in lagere loonkosten, maar in het ontlasten van de eigen HR-afdeling en het reduceren van administratieve complexiteit rondom loonadministratie, verzuim en arbeidsrechtelijke verplichtingen.
Situaties waarin payrolling na de WAB nog goed past, zijn onder meer:
- Organisaties zonder eigen HR-capaciteit die toch personeel willen aannemen
- Projectmatige inzet van medewerkers waarbij de inlener zelf werft maar de werkgeversrol wil uitbesteden
- Sectoren met complexe arbeidsrechtelijke verplichtingen waarbij specialistische ondersteuning meerwaarde heeft
- Internationale situaties waarbij werkgeverschap in Nederland juridisch complex is
De sleutel is een heldere verwachting aan beide kanten. Payrolling biedt na de WAB nog steeds administratief gemak en werkgeverszekerheid, maar is geen instrument meer om arbeidskosten te drukken ten opzichte van directe dienstverlening. Organisaties die dit onderscheid helder hebben, kunnen payrolling gericht en verantwoord inzetten als onderdeel van een bredere HR-strategie.
Hoe Wise up helpt met arbeidsmarkt- en HR-vraagstukken
De gevolgen van de WAB voor payrolling raken een breder vraagstuk waar veel organisaties mee worstelen: hoe richt je je personeelsbeleid in op een arbeidsmarkt die voortdurend verandert? Wise up Consultancy ondersteunt gemeenten, onderwijsinstellingen, zorgorganisaties en bedrijven bij precies dit soort vraagstukken. Met meer dan twintig jaar ervaring in arbeidsmarkt, onderwijs en economie vertalen wij complexe regelgeving en marktdynamiek naar concrete, werkbare keuzes voor uw organisatie.
Wat Wise up daarin biedt:
- Advies op maat over personeelsbeleid en arbeidsrechtelijke keuzes in een veranderende arbeidsmarkt
- Ondersteuning bij het ontwikkelen van een HR-strategie die aansluit op uw organisatiedoelen en de geldende wet- en regelgeving
- Begeleiding bij vraagstukken rondom flexibele arbeid, werkgeverschap en talentontwikkeling
- Datagedreven inzicht in de regionale arbeidsmarkt als basis voor strategische personeelsbeslissingen
Wilt u sparren over wat de WAB betekent voor uw personeelsstrategie of hoe u uw HR-beleid toekomstbestendig maakt? Neem vrijblijvend contact op met ons team.
Veelgestelde vragen
Geldt de WAB ook voor bestaande payrollcontracten die vóór 2020 zijn afgesloten?
Ja, de WAB geldt ook voor payrollcontracten die al vóór 1 januari 2020 liepen. Er was geen overgangsregeling voor bestaande arbeidsrelaties, met uitzondering van de pensioenplicht die een jaar later inging. Organisaties met lopende payrollconstructies waren dus direct verplicht om de arbeidsvoorwaarden van hun payrollmedewerkers te toetsen en waar nodig aan te passen aan wat bij de inlenende organisatie gold.
Hoe bepaal ik welke arbeidsvoorwaarden als referentie gelden voor mijn payrollmedewerkers?
De referentie is de arbeidsvoorwaarden die gelden voor een vergelijkbare werknemer in directe dienst van uw organisatie. Concreet betekent dit: kijk naar functieniveau, ervaringsjaren en de cao of het arbeidsvoorwaardenreglement dat binnen uw organisatie van toepassing is. Heeft uw organisatie geen vergelijkbare functie in eigen dienst, dan kijkt u naar de meest passende functiegroep binnen de geldende cao. Het is verstandig om deze referentie schriftelijk vast te leggen in de overeenkomst met het payrollbedrijf, zodat beide partijen duidelijkheid hebben en discussies achteraf worden voorkomen.
Wat zijn de risico's als een inlenende organisatie onjuiste arbeidsvoorwaarden doorgeeft aan het payrollbedrijf?
Als de inlener onjuiste of onvolledige arbeidsvoorwaarden aanlevert, kan de payrollmedewerker achteraf aanspraak maken op het verschil, inclusief wettelijke rente en eventuele schadevergoeding. Hoewel het payrollbedrijf formeel werkgever is, kan de inlener aansprakelijk worden gesteld als de fout aantoonbaar aan hun kant lag. Dit onderstreept het belang van heldere contractuele afspraken tussen inlener en payrollbedrijf over wie verantwoordelijk is voor de aanlevering en controle van de arbeidsvoorwaarden.
Kan ik een payrollmedewerker nog steeds flexibel inzetten of snel laten gaan als het werk wegvalt?
Niet op dezelfde manier als vóór de WAB. Payrollmedewerkers vallen nu onder het reguliere ontslagrecht, wat betekent dat u een geldige ontslaggrond nodig heeft, zoals bedrijfseconomische omstandigheden, en dat de gebruikelijke UWV- of ontbindingsprocedure gevolgd moet worden. Wilt u echt flexibele inzet zonder ontslagprocedure, dan is een uitzendconstructie of een tijdelijk contract met een duidelijke einddatum juridisch passender. Het is raadzaam om bij de keuze voor een arbeidsconstructie vooraf goed te bepalen welke mate van flexibiliteit u daadwerkelijk nodig heeft.
Wat is een veelgemaakte fout bij de overstap van uitzenden naar payrolling na de WAB?
Een veelgemaakte fout is aannemen dat payrolling nog steeds goedkoper uitvalt dan mensen in directe dienst nemen, terwijl de WAB dat kostenvoordeel grotendeels heeft weggenomen. Organisaties onderschatten ook regelmatig de administratieve verplichting om de eigen arbeidsvoorwaarden gedetailleerd en actueel aan te leveren aan het payrollbedrijf. Wie dat nalaat, riskeert fouten in de salarisadministratie en juridische complicaties. Een goede intake met het payrollbedrijf waarbij alle arbeidsvoorwaarden nauwkeurig worden vastgelegd, is dan ook een essentiële eerste stap.
Is payrolling na de WAB nog geschikt voor kleine organisaties of zzp'ers die personeel willen aannemen?
Ja, juist voor kleine organisaties zonder eigen HR-afdeling kan payrolling na de WAB nog steeds een praktische oplossing zijn. De meerwaarde zit dan in het uitbesteden van de volledige werkgeversadministratie, inclusief loonadministratie, verzuimbegeleiding en arbeidsrechtelijke verplichtingen. Hoewel de kosten door de WAB zijn gestegen, wegen die voor veel kleine organisaties op tegen de tijd en expertise die nodig zijn om dit zelf te regelen. Vergelijk wel altijd meerdere payrollbedrijven op tarieven en dienstverlening voordat u een keuze maakt.
Hoe houd ik als HR-manager mijn payrollconstructies compliant nu de regelgeving rond flexibele arbeid blijft veranderen?
Zorg in de eerste plaats voor een periodieke audit van uw payrollcontracten en de bijbehorende arbeidsvoorwaarden, bij voorkeur jaarlijks of bij elke cao-wijziging. Leg contractueel vast wie verantwoordelijk is voor het signaleren van wijzigingen in arbeidsvoorwaarden en wie deze doorgeeft aan het payrollbedrijf. Daarnaast is het verstandig om een vaste contactpersoon bij het payrollbedrijf te hebben die op de hoogte is van de relevante wet- en regelgeving. Voor organisaties met complexe of omvangrijke payrollconstructies kan externe HR-advisering helpen om wijzigingen in wetgeving tijdig te vertalen naar de eigen personeelsstrategie.
