Van een programmamanager worden uiteenlopende vaardigheden gevraagd: je bent zowel creatief als planmatig, flexibel maar doelgericht. Je weet complexe opgaven te vertalen naar haalbare doelen en werkt vanuit visie en verbinding. Zeker bij maatschappelijke transities zoals arbeidsmarktkrapte, energietransitie of onderwijsvernieuwing is effectief programmamanagement onmisbaar. Maar hoe helpt de theorie van Stephen Covey, over effectief leiderschap, daarbij?

Ruim tien jaar geleden raakte ik geïnspireerd door Stephen Covey’s The 7 Habits of Highly Effective People (in het nederlands is dit vertaald als ‘7 eigenschappen’). Stephen R. Covey constateerde dat de meeste managementboeken vooral aandacht besteden aan iemands persoonlijkheid, in plaats van aan effectief gedrag. Hij bedacht daarom een nieuwe aanpak; een die zich niet op het ontwikkelen van je persoonlijkheid richt, maar op het versterken van je gewoontes en routines. Zijn wereldwijde bestseller over de 7 eigenschappen van effectief leiderschap laat zien dat duurzame resultaten beginnen bij dagelijks gedrag en bewuste keuzes – niet alleen bij persoonlijkheid of strategie. In deze blog laat ik zien hoe Covey’s inzichten helpen om met meer richting, rust en resultaat te sturen binnen complexe programma’s in het publieke domein.

De eerste drie eigenschappen zijn gericht op onafhankelijkheid. Ze helpen om zelf de controle te nemen over je eigen gedrag, en om je te focussen op je eigen doelstellingen.

Eigenschap 1: wees proactief

Effectief programmamanagement draait niet alleen om de uitvoering van losse projecten en dit monitoren, maar om het actief sturen op resultaten. Een proactieve programmamanager wacht niet af tot anderen in beweging komen, maar neemt zelf initiatief. Als programmamanager denk je meerdere stappen vooruit en zorg je dat je de projectleiders waar nodig bij kunt sturen op resultaat. Dit begint bij heldere communicatie en het doel scherp op het netvlies te hebben.

Eigenschap 2: begin met het eind in gedachten

Een programma zonder helder doel voelt namelijk als een verzameling van losse projecten. Om goed te kunnen sturen binnen het programma is het noodzakelijk om het einddoel goed voor ogen te hebben. Wat willen we écht bereiken, voor wie en waarom? Wanneer is dit programma geslaagd? Formuleer deze doelen en communiceer deze met alle betrokkenen in het project. Laat de doelen ook regelmatig terugkomen bij overleggen, zodat steeds het eind in gedachten blijft.

Eigenschap 3: belangrijke zaken eerst

De waan van de dag is de natuurlijke vijand van effectief programmamanagement. Covey leert ons te focussen op dat wat belangrijk is – ook al voelt het niet altijd urgent. Denk aan structurele samenwerking, vooruitplannen en reflecteren. Zijn de dingen die op de actielijst staan belangrijk én urgent? Twijfel niet, en voer deze acties direct uit. Zijn de acties voor het bereiken van jouw doel niet belangrijk, maar wel urgent? Overleg in het samenwerkingsverband wie deze taak het beste op kan pakken. Zaken die wel belangrijk zijn maar niet urgent, kun je het beste plannen voor een later moment. Maar vergeet er dan niet later op terug te komen! Zaken die niet belangrijk zijn en niet urgent kun je elimineren. Het is aan de programmamanager om de rust te brengen in dynamiek.

De volgende drie eigenschappen zijn gericht op onderlinge afhankelijkheid. Ze helpen je om effectief samen te werken met anderen, om relaties op te bouwen en om gezamenlijke doelen te bereiken.

Eigenschap 4: denk in win-win

Een programma raakt vaak meerdere partijen: gemeenten, onderwijsinstellingen, ondernemers, bewoners. De kracht ligt in het vinden van het gedeelde belang. Win-win is geen compromis, maar een creatief zoekproces naar een gedeeld doel. Vaak begint dit bij het uitvragen van de verschillende belangen in individuele gesprekken. Deze belangen komen vervolgens samen in een overleg met alle partners. Bij tegengestelde belangen is het belangrijk om de verschillen te erkennen, open te communiceren en samen te zoeken naar de win-win en het gezamenlijke doel voor ogen te houden.

Eigenschap 5: eerst begrijpen, dan begrepen worden

Effectief programmamanagement begint met . Wat leeft er bij partners, uitvoerders, doelgroep? Wat zijn hun zorgen, belangen en drijfveren? Dit behelst niet alleen de feiten, ook het gevoel dat leeft bij de partners. Pas als je echt begrijpt wat er speelt, kun je inspelen op de behoeften van de partners en waar nodig actie of verandering teweeg brengen.

Eigenschap 6: synergie

Synergie ontstaat als verschillende perspectieven elkaar versterken. Denk aan onderwijs en arbeidsmarkt die, mits ze goed op elkaar aangesloten zijn, sámen perspectief bieden voor (jong) talent. Of beleidsmakers en uitvoerders die elkaars taal leren spreken. Programmamanagers zijn de verbinders die deze kruisbestuiving mogelijk maken.

De zevende eigenschap ondersteunt zowel individuele groei als samenwerking. Het gaat over het continu verbeteren van jezelf en het onderhouden van de andere zes eigenschappen.

Eigenschap 7: houd de zaag scherp

Een goed programma leert onderweg. Wat werkt, wat niet? Wat vertelt de praktijk ons dat we vooraf niet zagen aankomen? Covey noemt dit ‘de zaag scherp houden’: evalueren en met name conclusies durven trekken uit de evaluatie. Hierdoor blijf je streven naar het einddoel op een efficiënte en effectieve manier.

Wil je sparren over programmamanagement binnen jouw organisatie? Of benieuwd hoe wij de 7 gewoonten toepassen in de praktijk? Neem gerust contact met ons op – we denken graag met je mee. Wil je meer leren over hoe je te werk moet gaan als programmamanager? Wij bieden een in-company training in programmamanagement aan. Neem hiervoor contact op met de coördinator van deze dienst lars.damen@wiseup.nl.

Over Wise up Consultancy:

Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren.