Als leidinggevende binnen een organisatie hebben de woorden die je gebruikt effect, evenals je gedragingen. Communiceren doen we immers de hele dag. Juist in onderwijs- en (semi-) overheidsinstellingen, waar veel (eigenwijze) professionals werkzaam zijn, werkt het onvoldoende als je alleen maar top-down communiceert. De organisatie heeft wel allerlei doelen en taakstellingen waarvan belangrijk is dat ze worden uitgevoerd binnen een bepaald tijdsbestek. Dit vraagt dus effectief communiceren als leidinggevende.

Hoe zorg je er nu voor dat je binnen jouw organisatie een goede communicatief leider wordt? In deze blog lees je over het moderne denken over communicatief leiderschap, wat het is, wat het je oplevert en welke gedragingen je kunt toepassen om je organisatiedoelen sneller te behalen mét gemotiveerde medewerkers. We presenteren 8 sleutelprincipes van communicatief leiderschap die je direct en concreet kunt toepassen om je organisatiedoelen te bereiken. Geschreven door Liese van Oort.

Traditionele beschrijving communicatie

Communicatie werd voorheen omschreven als een lineair proces; waarbij de zender een bericht communiceert naar een ontvanger, en deze dit bericht begrijpt en hierop acteert. Hierbij past de definitie van leiderschapscommunicatie als ‘gecontroleerde, doelgerichte overdracht van betekenis waarmee de leider één persoon, groep of organisatie beïnvloedt’ (Barrett, 2006, p.398). Deze opvatting is inmiddels enigszins achterhaald. Als een (communicatieve) leider wil je graag een stap verder zetten dan deze traditionele opvatting over en manier van communiceren.

Communicatieve personen en communicatief leiderschap

Communicatieve personen worden tegenwoordig meer omschreven als: ‘Mensen die anderen graag informeren over hun gedachten, ze zijn open, willen praten en delen informatie’. Aldus hetwoordenboek van de Zweedse Academy.

Johansson et al. (2014) beschreven een communicatieve leider als een persoon die ervaren wordt als:

1. Open en betrokken
2. Po-actief feedback gevend én vragend
3. In staat medewerkers te betrekken in gesprekken en besluitvorming

Beide beschrijvingen komen aardig overeen. In de praktijk zijn het voornamelijk managers die de wens hebben deze aanpak toe te passen,  omdat ze ervan overtuigd zijn dat communicatieve leiders effectiever zijn en beter presteren dan niet-communicatieve leiders bij het bereiken van organisatiedoelen en het motiveren van werknemers (Johansson et al., 2014).

Door voorgaande punten toe te passen in de communicatie motiveren managers hun medewerkers en bereiken ze gemakkelijker de organisatie-doelen. De vraag is: wat heeft dit voor een effect op organisatieniveau? Helpt dit bij het in de kracht zetten van de professional? En welke gedragingen passen bij een leider die communiceert om resultaten te bereiken?

8 sleutelprincipes in communicatief leiderschap op organisatieniveau

Communicatief leiderschap op organisatieniveau is de corporate vertaling van empathie en actief luisteren. Dit beschrijft het vermogen van een organisatie om een écht communicerende organisatie te worden; die empathische en outside-in cultuur die in staat is te luisteren naar zowel interne als externe stakeholders. Een organisatie die hiermee besluitvorming weet te stimuleren en zo zorgt voor een continue transformatie- en adaptatieproces (communicative leadership, 2018).

De 8 sleutelprincipes van communicatief leiderschap op de interactie van manager met medewerker, van manager met team en van manager met afdeling zijn hieronder uitgewerkt. De managers in de organisatie vertonen het volgende gedrag, geïllustreerd met concrete voorbeelden van vragen die je kunt stellen of opmerkingen die je kunt maken:

1. Coachen en de medewerker in staat stellen zelfsturend te zijn;

Vragen die je bijv. kunt stellen: hoe wil je het aanpakken? Waar zitten nog je vraagpunten? Wat heb je nodig van mij? Hoe kan ik je helpen?

2. Verzorgen van structuren die zorgen dat medewerkers hun werk/taken kunnen doen;

Vragen die daarbij horen zijn bijv.: wanneer kun je het af hebben? Red je het binnen de gestelde termijn? Heb je voldoende middelen ter beschikking? Hoe maken we het doel ook echt  haalbaar?

3. Het stellen van duidelijke verwachtingen;

Opmerkingen die daarbij horen zijn bijv. : dit resultaat willen we graag bereiken. Je krijgt deze middelen ter beschikking waarmee je uitvoering kunt doen. Dit zijn de randvoorwaarden/kaders waarbinnen je gaat werken.

4. Benaderbaar en respectvol zijn, en laten zien dat hij/zij om hun medewerkers geeft;

Opmerkingen die daarbij horen zijn bijv.: je kunt dan en dan bij mij terecht voor vragen en ondersteuning. Fijn dat je dit voor me oppakt. Vragen zijn bijv. Hoe gaat het met je? Past de rol bij je? Waar worstel je mee?

5. Actief betrokken zijn bij het oplossen van problemen, terugkomen op feedback, en staan voor de afdeling of het team;

Vragen die daarbij horen zijn: welke problemen kom je tegen? Welke oplossingen zijn er te verzinnen? Heb je nog iets kunnen doen met de feedback uit het vorige overleg? En opmerkingen zijn: ik sta achter je. Ik ben blij met je inzet. Ik zal het hoger management meenemen in de voortgang die hebt bereikt (evt. met het hele team) en rugdekking vragen. 

6. Geven van richting en anderen ondersteunen om hun doelen te bereiken;

Vragen die daarbij horen zijn: Is duidelijk genoeg waarom we hiervoor kiezen (why)? Zijn de doelen haalbaar? Moeten de doelen worden aangepast? Hoe organiseren we de betrokkenheid in de organisatie? Kunnen we het hele team nog meer betrekken?

7. Begrijpen wat de bijdrage van de afdeling is aan de organisatiedoelen en deze overbrengen op medewerkers;

Opmerkingen die daarbij horen zijn: de bijdrage van de afdeling aan de organisatiedoelen is groot. Ik geef je inzicht in de strategie en doelen van de organisatie. Vragen zijn: weet je voldoende wat de meerwaarde is van je werkzaamheden voor de organisatie en haar cliënten? Welke informatie mist nog en heb je nog nodig?

8. Actief betrokken zijn bij het opstellen- en het framen van berichten en events en ervoor zorgen dat de gewenste betekenis wordt overgedragen.

Vragen die daarbij horen zijn: hoe moet de communicatieboodschap er volgens jou intern en extern eruit zien? Wil je hier als medewerker een rol in spelen? Is de betekenis van onze boodschappen voldoende helder voor je? Welke events zijn aantrekkelijk om naar toe te gaan voor je? Wat wil je aangeboden krijgen? Welke kanalen gebruik je het liefste?

Tot slot

Door deze gedragingen (geïllustreerd met woorden in de vorm van vragen en opmerkingen om het concreet te maken) als manager of leidinggeven toe te passen, word je zelf een communicatieve leider en creëer je een communicerende organisatie.

Hiermee bereik je tevens een overkoepelend doel: je medewerkers komen meer in hun eigen kracht te staan. Daardoor verrichten zij met meer bevlogenheid en passie hun werkzaamheden. Het draagvlak voor de doelen van de organisatie neemt bovendien toe omdat de medewerkers er meer bij betrokken worden. De toekomstige trends in de wereld van vandaag vragen om wendbare en flexibele organisaties. Zo ontstaat er meer ruimte voor verbeterslagen en innovatie.

Wij zijn benieuwd of deze blog je geholpen heeft. Heb je iets nieuws gelezen? Pas je de 8 sleutels principes al toe? En wat werkt voor jou goed? Wat vond je interessant of heb je een heel andere vraag? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Werk je in het onderwijs, download dan nu het onderstaande whitepaper. Dan ontvang je nog meer tips en adviezen om je organisatie en je eigen leiderschap sterker te maken richting de toekomst.