Programmamanagement – Onmisbare tips bij je projecten deel 6

Wij komen in het werkveld vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken, en arbeidsmarkt-, onderwijs- en economische projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel mensen tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over programmamanagement.

Deze week deel 6: Programmamanagement

Veel vragen waar overheden mee te maken zijn behoorlijk complex. Denk bijvoorbeeld aan armoedebestrijding, tekort aan medewerkers in de zorg, stikstofproblematiek, energietransitie, volksgezondheid. Allemaal voorbeelden van vraagstukken waarbij de oplossing niet zo simpel is. Voor dit soort vraagstukken zijn vaak diverse projectactiviteiten nodig om het verschil te maken. Om ervoor te zorgen dat de projecten bijdragen aan de beoogde doelen kies je voor een programmama opzet. Het is de taak van een programmamanager om de middelen zo goed mogelijk zien te verdelen om maximaal resultaat te behalen.

Waar moet je aan denken?

Kort gezegd is een programma een verzameling van tijdelijke inspanningen (vaak meerdere projectactiviteiten) die bijdragen aan hetzelfde doel/doelen. Een project richt zich op een concreet resultaat dat moet bijdragen aan achterliggende doelen. Terwijl een programma juist gericht is op die doelen en hoe die te behalen.

Een programma biedt met name uitkomst bij:

  • Complexe veranderingen
  • Onduidelijkheid over de doelen die gerealiseerd moeten worden
  • Een sterke afhankelijkheid tussen verschillende projecten
  • Een turbulente of snel veranderde omgeving
  • Resultaten van meerdere projecten nodig zijn om verandering mogelijk te maken
  • Coördinatie van meerdere projecten

De rol van een programmamanager
Een programmamanager is verantwoordelijk voor het definiëren van de opgave en de aanpak die nodig is. Deze zorgt ervoor dat een strategie wordt ontwikkeld en dat er kosten en batenanalyses ten grondslag liggen aan de strategie. Op basis van de strategie worden de programmamiddelen verdeel over verschillende projecten. De programmamanager is ook verantwoordelijk voor het inrichten van de programmaorganisatie en het maken van omgevingsanalyses (zoals trends en ontwikkelingen, stakeholderanalyses etc.).

De aanpak wordt door de programmamanager vormgegeven in een plan. In een programmaplan wil je voldoende flexibiliteit inrichten zodat de programmamanager bij kan sturen waar nodig. Binnen de projecten die onder een programma vallen, wordt een projectaanpak gekozen. Hier zijn de planningen vaak veel strakker en minder flexibel dan bij een programma.

Waar loop je tegenaan?

Een veelgemaakte fout is dat de programmamanager op de stoel van de projectleiders gaat zitten terwijl beide een hele andere rol hebben. De programmamanager kan dan uiteindelijk in de rol van multi-projectleider komen te zitten in plaats die van programmamanager. Dit risico is het grootst bij tegenvallende projectresultaten. Het is echter niet de taak van de programmamanager om het project vlot te trekken. Maar de programmamanager is wel nieuwsgierig naar de oorzaak zodat het programma ervan kan leren. Op basis daarvan kan de programmamanager besluiten of bijsturing nodig is, zonder de taken van een projectleider op zich te nemen. Het “leren” van de projecten binnen een programma is van groot belang omdat de vraagstukken vaak complex zijn. Op basis van de “Lessons Learned” kunnen projectresultaten worden bijgesteld.

Een andere veel gemaakte fout is de illusie dat elke goede projectleider ook een goede programmamanager is. Een programmamanager is niet beter dan een projectleider. Het werk is anders en vraagt andere capaciteiten:

  • Een projectleider moet goed zijn in plannen, organiseren, werk verdelen, controleren, besturen, aanjagen, beheersen en motiveren
  • Een programmamanager zit op een hoger abstractieniveau en moet vooral goed kunnen: inspireren, communiceren, adviseren, beïnvloeden, analyseren en strategieën ontwikkelen

Tips

  • Zorg voor een heldere en aansprekende visie waarop je organisaties en mensen kan verbinden.
  • Zorg dat doelen duidelijk zijn geformuleerd en kenmerkend zijn voor jouw programma. Vermijd dus te algemeen taalgebruik dat op elke samenwerking/programma geplakt kan worden.
  • Ken je bestuurlijke omgeving en weet wie je stakeholders zijn door een stakeholderanalyse te maken.
  • Plan structurele overleggen in met je projectleiders en zorg dat zij laagdrempelig informatie met je kunnen delen.
  • Maak de rolverdeling tussen jouw als programmamanager en de projectleiders aan de voorkant goed duidelijk, zodat daar gaandeweg geen verwarring over kan ontstaan

Geheim van de smid

Binnen een programma is het des te belangrijker dat het vraagstuk helder is en je dit goed kan communiceren met andere belanghebbenden. Je werkt van opgave naar resultaat. Een programma kun je pas opzetten als je het waarom duidelijk hebt. Vanuit daar ga het je wat en hoe invullen. Op basis van de opgave en het beoogde resultaat kan worden vastgesteld welke projectactiviteiten hieraan bijdragen.

Wil je meer weten over het formuleren van doelstellingen, lees dan het eerste blog in deze reeks.

Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het tweede blog in deze reeks.

Hoe je omgaat met weerstand lees je in het derde blog in deze reeks.

Omgaan met risico’s wordt verder toegelicht in het vierde blog in deze reeks.

En omgaan met financiën wordt in het vijfde blog in deze reeks. 

 

In de komende weken volgen nog meerdere blogs over verschillende onderwerpen rondom projectmanagement. Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Daarnaast bieden wij projectondersteuning door de inzet van een Young Professional om je werkdruk te verlichten. Lees meer over onze Young Professionals.

 

WIL JIJ NOG VEEL MEER WETEN? LEES DAN OOK HET WHITEPAPER ‘ DE BELANGRIJKSTE TRENDS TOT 2030’ VOOR ONDERWIJS, ARBEIDSMARKT EN ECONOMIE

DAT KUN JE GEWOON GRATIS AANVRAGEN BIJ WHITEPAPERS WHITEPAPERS

Yes, ik wil graag dat whitepaper! Je ontvangt dan ook de wekelijkse vervolgblogs over trends en doelgroepen gemakkelijk in je mail.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.

Wat is circulaire economie en wat kan ik er mee?

De meeste Nederlanders (74%) zijn zich bewust van grote vraagstukken als klimaatverandering, duurzaamheid en vervuiling van onze leefomgeving. Dit zijn allemaal thema’s die de noodzaak voor een circulaire economie bevestigen. Maar over het algemeen heerst er bij de meeste mensen nog geen gevoel van urgentie om te veranderen naar een circulaire samenleving. Dit blijkt ook uit onderzoek van de Nationale DenkTank: “57% van de Nederlanders heeft geen idee wat een circulaire economie is, en slechts 5% weet precies wat het inhoudt” (Nationale DenkTank, 2018). En dit terwijl de Nederlandse overheid de ambitie heeft om in 2050 volledig circulair te zijn met als tussendoel 50% in 2030. Dit betekent dat we binnen nu en 10 jaar de helft minder grondstoffen moeten verbruiken. In deze blog wordt daarom uitgelegd wat een circulaire economie is. Ook wordt uitgelegd waarom het zo belangrijk is. Verder wordt aangegeven wat je er zelf aan kan bijdragen. Tenslotte eindigt de blog met een advies: ga netwerken want samen bereik je meer dan alleen.

Wat is het?

Een circulaire economie is een economisch systeem waarin het gebruik van grondstoffen, materialen en onderdelen en producten wordt geminimaliseerd in gesloten kringlopen waarin ze keer op keer opnieuw gebruikt kunnen worden. Oftewel, het efficiënter gebruik van grondstoffen zodat we er minder van nodig hebben. Momenteel werken en denken we vaak nog in een lineair model waar take-make-waste centraal staat. In een circulair model is er nauwelijks meer ‘waste’, maar worden producten en grondstoffen steeds weer opnieuw gebruikt (Ellen MacArthur Foundation, 2011).

Waarom is het nodig?

De stijgende welvaart en groeiende wereldbevolking zorgen voor steeds meer druk op onze planeet. Eindige grondstoffen worden in hoog tempo opgebruikt. Hierbij markeert ‘Earth Overshoot Day’ de datum waarop de vraag van de mensheid naar ecologische hulpbronnen en diensten in een bepaald jaar groter is dan wat de aarde in dat jaar kan regenereren. In 2021 viel dit op 29 juli (Earth Overshoot Day 2021). Dit leidt tot schaarste in grondstoffen, geopolitieke afhankelijkheid, verdere klimaatverandering en aantasting van ons leefmilieu. De wereldwijde erkenning van klimaatverandering zorgt daarbij voor een grotere urgentie om iets te doen aan de uitputting van grondstoffen en te komen tot een transitie naar een circulaire economie.

Hoe ga ik er mee aan de slag?

In een circulaire economie gebruiken we hernieuwbare energie, denken we in circulaire systemen, werken we samen in ketens en staat het behouden van waarde centraal. Er is dus veel meer nodig dan alleen recyclen; producten kunnen bijvoorbeeld zo worden ontworpen dat ze langer meegaan, makkelijker te repareren zijn, makkelijker te demonteren zijn of zelfs terug te brengen zijn naar de oorspronkelijke grondstoffen. Een veelgebruikte leidraad hiervoor is de R-ladder. De R-ladder geeft inzicht in strategieën om met circulariteit aan de slag te gaan:

 

De eenvoudigste oplossingen om tot een circulaire economie te komen, zijn gericht op het verminderen van afval of het hergebruik van afval. Een producent van consumptiegoederen kan bijvoorbeeld overstappen naar materialen die beter te recyclen of repareren zijn. Een bouwbedrijf kan gebruik maken van biobased materialen en/of gaan experimenteren met modulair bouwen. En gemeenten kunnen inzetten op het scheiden en verminderen van afval of circulaire eisen opnemen in aanbestedingen middels de R-ladder. Ongeacht bij wat voor organisatie je werkt, kun je altijd beginnen met het inzichtelijk maken van welke materiaalstromen en welke hoeveelheden materialen eigenlijk door jouw organisatie worden gebruikt. Op basis hiervan kun je doelen stellen en plannen maken om je materiaalgebruik te verminderen. Er zijn ook verschillende tools en bedrijven beschikbaar die je hierbij kunnen helpen.

Advies om met ketenpartners aan tafel te gaan

Toch gaat een circulaire economie niet over één fabrikant die één product verandert, maar over het samenkomen en verbinden van alle organisaties die onze infrastructuur en economie vormen. Als je voor een organisatie werkt die meer circulair wil worden, ga dan met ketenpartners om tafel om de kansen te bespreken. Door in de hele keten materialen te verminderen of opnieuw in te zetten, werken we niet alleen naar minder afval, maar ook naar een economie die nog decennia door kan gaan. Een stevige netwerksamenwerking kan de circulaire economie een boost geven!

Meer weten? Of een gratis adviesgesprek aanvragen? Wise up Consultancy is gespecialiseerd in het opzetten van een netwerksamenwerking, energietransitie en verduurzaming van onze economie. Neem vrijblijvend contact met ons op!

 

Geraadpleegde bronnen:

Earth Overshoot Day 2021

Ellen MacArthur Foundation (2011) Explaining the circular economy and how society can re-think progress

PBL. (2015 & 2021). Integrale Circulaire Economie Rapportage .

Rijksoverheid. (sd). Grondstoffenakkoord.

SER. (2016). Advies Werken aan een circulaire economie: geen tijd te verliezen. Opgehaald van ser.nl

Interview met Wise up collega: Sien Rongen

Geschreven door Elwin Dozeman. Vandaag een interview met Sien Rongen. Sien is in september gestart als Young Professional bij Wise up. Momenteel maakt ze kennis met diverse opdrachten en opdrachtgevers. We zijn benieuwd wat de doorslaggevende rede was om bij Wise up te komen werken en wat we nog niet weten van Sien. Tijd om Sien beter te leren kennen!

Sien in het kort – leert graag nieuwe mensen kennen – is een generalist en heeft een brede interesse – heeft altijd iets om handen – is heel handson – houdt van afwassen – aubergine en courgette zijn haar lievelingsgroenten.

Sien is geboren in Heel (Limburg) en is voor haar studie verhuisd naar Utrecht waar ze nog steeds woont. In Amsterdam heeft Sien haar bachelor Bedrijfskunde MER aan de Hogeschool van Amsterdam gedaan. Hier spraken bedrijfsculturen en veranderingen haar erg aan. Daarnaast heeft ze een Master Bestuurskunde van de Vrije Universiteit gedaan. Hier was het speelveld tussen politiek, bestuur en maatschappij iets dat haar erg aansprak. Interculturele verschillen en overeenkomsten vindt Sien fascinerend. Op de middelbare school heeft ze dan ook uitwisselingen gedaan en tijdens haar studie heeft ze bij een internationale studentenvereniging gezeten. Hierdoor heeft Sien veel reizen gemaakt door Europese landen en daar internationale vrienden aan over gehouden. Daarnaast heeft ze bij de internationale studentenvereniging een bestuursjaar gedaan, waar ze toen de jongste bestuurder ooit was.

Hoe begin jij je dag?

“Meestal met een kop koffie, een koude douche en het liefst ga ik in de ochtend een rondje wandelen. Ik probeer altijd op zijn minst 7.500 stappen te zetten, maar het liefste ga ik voor de 10.000. Momenteel probeer ik twee keer per week vóór werk naar de sportschool te gaan om de dag goed te beginnen. Een goed begin is het halve werk zal ik maar zeggen. Ontbijten sla ik vaak over of doe ik pas later in de ochtend.”

Wat heeft jouw bewogen om bij Wise up aan de slag te gaan? En hoe bevalt het?

“De variatie spreekt mij heel erg aan, zowel op de inhoud van de opdrachten, de verschillende soorten diensten en de diverse organisaties. Dit sluit ook aan bij mijn brede vooropleidingen en ik zie veel aspecten vanuit mijn opleiding bestuurskunde en bedrijfskunde terug. Daarnaast hou ik heel erg van projecten, organiseren en zorgen dat de resultaten worden behaald. Op mijn eerste dag mocht ik meteen mee naar een belangrijk overleg waardoor ik nog enthousiaster werd om aan de slag te gaan. Ik moet nog wel even wennen aan het vele in de auto zitten, maar gelukkig vind ik autorijden hartstikke leuk. Meestal ben ik dan met mensen aan het bellen of luister ik een podcast.”

Als je een droomopdracht zou omschrijven, hoe ziet deze er dan uit?

“Ow dan ga ik even hard op fantaseren. Ik hou ervan om een doel te bereiken, dus iets met een concreet resultaat spreekt mij erg aan. Ook breng ik graag verschillende belangen bij elkaar. Ik maak graag verbinding tussen verschillende partijen om samen tot een oplossing te komen en daarbij ook nog doelen te behalen. Daarnaast zet ik graag andere specialisten in positie op de inhoud, en leid ik dan een project in goede banen. Een opdracht als projectleider of projectmanager spreekt me dan ook heel erg aan. Ook spreekt het me erg aan om bepaalde verbeterinitiatieven of aanbevelingen uit een onderzoek ook echt in een organisatie te gaan uitzetten om zo een positieve verandering teweeg te brengen. Ik vind het omzetten van theoretische ideeën en concepten naar de dagdagelijkse praktijk in de organisatie bijzonder interessant.”

Wat zouden mensen niet van jou verwachten?

“Mensen verwachten niet dat ik ook ontzettend kan genieten van een avondje alleen op de bank. Dit doe ik eigenlijk ook niet vaak, maar eens in de zoveel tijd vind ik dit heel fijn. Daarnaast zouden veel mensen niet verwachten dat ik bang ben voor zo ongeveer alle dieren. Ik zeg altijd dat ik bang ben voor alles dat leeft. Ik denk dat dit door de onvoorspelbaarheid van dieren komt. Al ben ik wel ooit op vakantie 10 dagen in de jungle geweest, waar toch vrij veel wilde dieren zijn. Dit sluit ook aan bij iets anders dat mensen niet verwachten. Ik hou van extreme omstandigheden en grenzen verleggen. Bijvoorbeeld de 200 km Nijmeegse vierdaagse lopen, zonder trainen 13 km hardlopen of een paar minuten in een ijsbad. Dit gaat voor mij over mezelf blijven uitdagen, doelen stellen en grenzen verleggen. Ik zoek nog een nieuwe uitdaging dus suggesties zijn welkom.”

Ben je benieuwd naar wat Sien voor jouw organisatie kan betekenen? Of wil je graag verder praten? Neem dan contact op via sien.rongen@wiseup.nl

Bekijk hier het volledige profiel van Sien Rongen!

 

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.

Financiën – Onmisbare tips bij je projecten deel 5

Wij komen in het werkveld vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken, en arbeidsmarkt-, onderwijs- en economische projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel mensen tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over financiën.

Deze week deel 5: Financiën

Financiën zijn een belangrijk onderdeel van projecten. Hoewel dit voor veel projectmanagers niet het meest geliefde onderdeel is, wordt het door de meeste opdrachtgevers als een doorslaggevende succesfactor omschreven. Een project dat het beoogde doel realiseert, binnen het gestelde budget is immers in de meeste gevallen een succesvol project te noemen. Door de ogen van een projectmanager gezien zijn financiën vaak een noodzakelijk kwaad, waarbij het “budget” in sommige gevallen als een zwaard van Damocles boven het hoofd van de projectmanager hangt. In het ergste geval worden zelfs concessies gedaan in resultaten om maar binnen het gestelde budget te blijven. Maar wat nu als je financiën kunt inzetten als middel om opdrachtgevers in positieve zin te verbazen? In veel gevallen zijn financiën een effectieve tool voor projectmanagers om keuzes te maken, bij te sturen en extra waarde toe te voegen voor opdrachtgevers.

Waar moet je aan denken?

Hoe je het ook wendt of keert, financiën spelen in de meeste projecten een grote rol. Maar waarom is dat eigenlijk? Eén van de redenen waarom financiën een belangrijke rol spelen in een project, is de aard van projecten. Projecten kenmerken zich door een vooraf gesteld doel, een start en een einde. Hierbij zijn vooral het doel en het einde belangrijk. Bij het bepalen van een doel wordt namelijk in de meest gevallen afgewogen wat het beschreven doel mag kosten voor de organisatie. Met andere woorden, het budget wordt bepaald.

Waar loop je tegenaan?

Het budget is een belangrijke factor in het project. De opdrachtgever verwacht van de projectmanager dat het project dusdanig wordt vormgegeven en uitgevoerd dat het doel wordt behaald zonder buiten het gestelde budget te treden. Helaas kan het voorkomen dat een project achteraf meer blijkt te kosten dan het begrootte budget. Die leidt tot ontevreden opdrachtgevers en soms zelfs tot het stoppen of mislukken van het project. Erg vervelend, zeker omdat het in veel gevallen voorkomen kan worden.

Tips

Het voorkomen van het buiten budget gaan van een project, begint met de financiële planning voorafgaand aan de start van het project. Hoewel dit bij praktisch elk project zal worden uitgevoerd gaat het hier vaak fout. Een gedegen financiële projectplanning dient als leidraad voor het maken van keuzes, sturen en tevredenstellen van de opdrachtgever. Voor het maken van een goede financiële projectplanning hebben we een aantal tips.

Concretiseer het gestelde projectdoel

Misschien wat voor de hand liggend maar het concretiseren van het projectdoel in samenspraak met de opdrachtgever is een belangrijke eerste stap naar het optimaal inzetten van financiën tijdens een project. Voor veel projecten wordt een relatief generiek doel beschreven. Denk aan doelen als: “een cultuurverandering”, “procesoptimalisatie” en “werkwijze implementatie”. Wat wordt er exact als eindproduct verwacht, en is dit reëel? Helaas wordt deze stap in veel gevallen overgeslagen of niet voldoende ingevuld. Een goede tip hierbij is doorgaan tot het doel in detail duidelijk is zodat jij als projectmanager aan de opdrachtgever kan uitleggen wat het doel precies is en wat alle randvoorwaarden voor succes zijn. Een goed handvat is om door te gaan met concretiseren tot jij alle vragen over het doel van het project zonder na te denken, op elk detail niveau kunt beantwoorden.

Maak voor jezelf een inschatting van uren en andere benodigdheden

Wanneer mogelijk, probeer voor jezelf een uren en benodigdheden planning te maken die losstaat van het beschikbare budget. We hebben als mensen helaas de neiging om naar bedragen toe te gaan rekenen. Dit effect werkt helaas twee kanten op. Wanneer het budget groter is dan de daadwerkelijk benodigde middelen wordt een project onnodig duur ingeschat, terwijl een project met een klein budget vooraf goedkoper wordt ingeschat. Niet naar een budget toe rekenen lijkt gemakkelijker dan het daadwerkelijk is. Net als praktisch alle dingen in het leven is het iets dat met oefening beter wordt. Ben je hiermee aan het oefenen, probeer de vraag: “maar hoeveel procent van het budget is dit?” te vermijden.

Transparante communicatie

Ook in het geval van financiën is transparante communicatie een van de belangrijkere zaken. Ben scherp op de financiële gevolgen van beslissingen binnen het project en escaleer waar nodig zo snel mogelijk naar de opdrachtgever. Dit raakt direct de manier waarop financiën in kunnen worden gezet voor sturing. Onverwachte ontwikkelingen horen bij projecten. Deze onverwachte veranderingen zijn niet per definitie negatief, ze kunnen ook zeker leiden tot nieuwe en betere inzichten in de richting van het project. Essentieel is wel om dit in een vroeg stadium te bespreken met de opdrachtgever om de mogelijk andere richting van het project te bepalen. Financiële gevolgen van onverwachte gebeurtenissen kunnen zo een project in een hele andere richting sturen.

Liever te voorzichtig dan over enthousiast

Dit klinkt negatiever dan het daadwerkelijk is. Bij het inschatten van financiële impact is het aan te raden liever te voorzichtig in te schatten dan overenthousiast. Ben voor je gevoel te voorzichtig met inschatting van de financiële impact en benodigdheden van het project. Onze ervaring is dat projectmanagers die dit van nature hebben, vaker projecten opleveren die onder het budget uitkomen zonder concessies te hoeven doen in de resultaten. Een lastig punt hierin is vaak de communicatie met een opdrachtgever. Opdrachtgevers zijn vaak erg enthousiast over het idee en/of project en schatten in al hun enthousiasme de financiële impact en benodigdheden positiever in. Het is niet altijd prettig om dit enthousiasme te temperen. Toch is het van belang om in een vroeg stadium, in samenspraak met de opdrachtgever, een reëel beeld van de financiën te schetsen.

Geheim van de smid

Zoals eerder besproken is het optimisme aan het begin van het project een goede aanjager. Wat de financiën betreft kan het ook een valkuil zijn om de financiën te rooskleurig in te schatten. Probeer, voor aanvang van het volgende project in een vroeg stadium een inschatting te maken van de financiële impact en benodigdheden. Bij voorkeur in een dusdanig vroeg stadium, dat je zelf nog niet op de hoogte bent van het beschikbare budget. Hoewel je wellicht wat informatie en details mist kun je wel een voorlopige inschatting maken. De verdere invulling van de details kunnen dan vrij eenvoudig worden toegevoegd en doorgerekend op een later moment. Door de eerst inschatting te maken voor je het budget kent, voorkom je dat je naar een bedrag toe gaat rekenen. Een bijkomend voordeel is dat je op basis van jouw eerste inschatting, zodra het budget bekend wordt, direct kunt staven of de inschatting van de opdrachtgever in jouw ogen reëel is.

Mocht het budget veel afwijken van je eerste inschatting is het zaak om na te gaan waar de grootste verschillen vandaan komen. Je mist bijvoorbeeld stappen die de opdrachtgever wel heeft ingeschat, of je hebt het doel toch niet helemaal begrepen (concretiseren). Op basis hiervan kun je dan ook het gesprek voeren met de opdrachtgever. Naast opheldering voor wat betreft de financiën, kunnen na deze exercitie ook in een vroeg stadium stappen worden gezet met de inhoud van het project en een projectplanning. Onze ervaring is dat dit niet alleen de snelheid, efficiëntie en effectiviteit van het project ten goede komt, maar dat opdrachtgevers het ook erg prettig vinden om in een vroeg stadium een gesprek op inhoud te kunnen voeren.

 

Wil je meer weten over het formuleren van doelstellingen, lees dan het eerste blog in deze reeks.

Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het tweede blog in deze reeks.

Hoe je omgaat met weerstand lees je in het derde blog in deze reeks.

Omgaan met risico’s wordt verder toegelicht in het vierde blog in deze reeks. 

In de komende weken volgen nog meerdere blogs over verschillende onderwerpen rondom projectmanagement. Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Daarnaast bieden wij projectondersteuning door de inzet van een Young Professional om je werkdruk te verlichten. Lees meer over onze Young Professionals.

 

WIL JIJ NOG VEEL MEER WETEN? LEES DAN OOK HET WHITEPAPER ‘DE BELANGRIJKSTE TRENDS TOT 2030’ VOOR ONDERWIJS, ARBEIDSMARKT EN ECONOMIE

DAT KUN JE GEWOON GRATIS AANVRAGEN BIJ WHITEPAPERS WHITEPAPERS

Yes, ik wil graag dat whitepaper! Je ontvangt dan ook de wekelijkse vervolgblogs over trends en doelgroepen gemakkelijk in je mail.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.

Interview met Wise up collega: Luuk Hammecher

Geschreven door Liese van Oort. Vandaag een interview met Luuk Hammecher. Luuk komt net terug van zijn wandelvakantie in Zwitserland. Waar hij naar aanleiding van het boek Sherlock Holmes (dat zijn zoon aan het lezen is) toch wel erg nieuwsgierig was geworden naar de Reichenbachfall. De watervallen en de uitzichten maakten indruk. Nu hij weer terug is heeft hij tijd voor het interview.

Luuk in het kort: werkt 7 jaar bij Wise up – woont met zijn gezin in Eindhoven –geboren in Helmond –gaat graag op wandelvakantie -is een échte netwerker!

Introductie

Luuk is een netwerker pur sang. In de periode voor Wise up zette hij al samenwerkingen op, altijd met het doel om de arbeidsmarkt in balans te houden. Destijds was dat voor Transvorm op het gebied van Zorg en Welzijn. In 2011 maakte hij de overstap naar de techniek met Brainport en is hij o.a. betrokken bij economische programma’s zoals Brainport 2020. Tijdens dit project heeft hij zich bij Wise up aangesloten en zo zette hij een deel van werkzaamheden voor dit programma voort. De hamvraag in zijn hele carrière blijkt telkens weer: Hoe lossen we personeelstekorten op?

Luuk is het liefst betrokken bij grote, langdurige projecten. Netwerkprogramma’s met thema’s zoals energietransitie, circulaire economie en een sluitende arbeidsmarktaanpak interesseren hem. Ook de verandering naar ‘bottom-up’ organiseren vindt hij uitdagend; ‘dat het netwerk wordt gedreven door de behoeften van de partners in plaats van top down bestuurlijk vastgestelde meerjarenplannen’. Ik vind het prettig om op basis van verkenningen te werken, coalities te vormen en voor de aansluiting te zorgen bij Den Haag en Brussel. Een kennis zei laatst tegen me: ‘het is wel the story of your life’: het samenbrengen van verschillende partijen en zorgen dat de nationale en sectorale programma’s niet schuren met regionale programma’s. En dat klopt, precies daar zit voor mij de uitdaging: met mijn werk wil ik voorkomen dat er versnippering plaatsvindt; dat landelijke en regionale projecten op elkaar aansluiten en elkaar versterken, zodat de middelen juist besteed worden. Ik krijg energie van het bouwen aan structurele samenwerkingen en ervoor zorgen dat de fondsen effectief worden ingezet ten bevordering van innovatie en verbetering.

Hoe begin jij je dag?

Met een goede kop koffie! Die ik zet met mijn al 30- jarige Quickmill espressoapparaat, voor mijzelf een dubbele espresso en voor m’n vrouw cappuccino. Ik sta om 6.45 uur op en ontbijt samen met mijn gezin. De jongens gaan vervolgens naar school en ik ga naar zolder om daar te werken (hopelijk binnenkort weer volop naar diverse kantoren en meetings).

Hoe ziet een typische werkdag er voor jou uit?

Natuurlijk zeer divers. Ik neem deel aan overleggen, strategische sessies, organiseer en plan netwerkevents voor ENZuid en andere opdrachten, werk aan nieuwe programma’s en verkenningen waar projecten uit ontstaan. Ik zorg ervoor dat dit vervolgens inhoudelijk wordt uitgewerkt en voor de publiciteit.

Wat maakt het werken bij Wise up nou zo bijzonder?

De combinatie economie, innovatie en arbeidsmarkt, over de grens slim kunnen organiseren en verbinden dat maakt mijn werk uitdagend! Het werk is divers, afwisselend en leuk. Daarnaast kom ik op bijzondere plekken en ontmoet ik mensen waar ik écht wat mee kan ondernemen. Wat fijn is is dat ik kan schakelen met mijn collega’s met diverse achtergronden. Tijdens de borrels en kennisdelingsessies zien we elkaar en wisselen we informatie uit. De borrels waar Lars de hapjes verzorgd maken het werken bij Wise up zeer aangenaam!

Als je een droomopdracht zou omschrijven, hoe ziet deze er dan uit?

Daar werk ik al aan! Het komt neer op het volgende: bouwen aan netwerken, versterken van samenwerkingen, komen tot concrete programma’s, grote deelname aan de transities die nodig zijn. Dat je het verschil kan maken door de partijen met elkaar in contact te brengen. De arbeidsmarkt inzichtelijk maken; een transparante arbeidsmarkt. Bijvoorbeeld het dashboard arbeidsmarktinzicht was ontzettend gaaf om aan te werken en dit wordt doorgetrokken over de grens naar België. Dat we ervoor gaan zorgen dat partijen bij elkaar gebracht worden die vraag en aanbod matchen op skills in plaats van diploma’s, (CompetentNL) daar word ik blij van! Een transparante arbeidsmarkt waar iedereen zijn weg in kan vinden, dat is mijn droom. Vanuit mijn kennis en kunde kan ik organisaties hierin ondersteunen dit te ontwikkelen.

Wat zouden mensen niet van jou verwachten?

Dat ik uit zo’n echt Brabants gezin kom met acht kinderen. Het is niet meer voor te stellen dat je toen in een stationcar met tien man op vakantie ging naar Italië, waar ik met mijn tweelingbroer en jongste zusje achter in de auto in de ‘kattenbak’ zat….

 

Ben je benieuwd naar wat Luuk voor jouw organisatie kan beteken? Of wil je graag verder praten? Neem dan contact op via luuk.hammecher@wiseup.nl 

Bekijk hier het volledige profiel van Luuk Hammecher!

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.

Belangrijkste trends voor 50-plussers

Hoe staat het er op dit moment voor met de verschillende doelgroepen op de arbeidsmarkt en in het onderwijs? Wise up ging op onderzoek uit.
In deel 6 van een reeks blogs besteden we aandacht aan de doelgroep 50-plussers. Waar staat deze doelgroep op dit moment op de arbeidsmarkt? En hoe kan deze doelgroep zichzelf weerbaarder maken op de arbeidsmarkt? En welke tips hebben we voor beleidsmakers?

Belangrijkste trends voor 50-plussers

De groep 50-plussers is de afgelopen 20 jaar sterk gestegen in aantal in Nederland. De stijging vlakt de komende jaren iets af maar zet wel door. Dit heeft gevolgen voor de arbeidsmarkt en de arbeidsparticipatie van personen in deze groep.

50-plussers zijn meer gaan werken. Vooral binnen de leeftijdscategorie van 60 tot 67 jaar heeft er een grote groei plaatsgevonden. Dit is onder andere een gevolg van de verhoging van de pensioenleeftijd.

Veel 50-plussers komen na verlies van hun baan moeilijk weer aan het werk. Hierdoor is de (langdurige)werkeloosheid onder 50-plussers in verhouding hoog. Naarmate de werkloosheid langer duurt, wordt het voor hen alleen maar moeilijker om aan werk te komen. Daarmee dreigt een grote groep mensen met talent en ervaring buitengesloten te worden van de arbeidsmarkt.

De meerderheid van de 50-plussers heeft geen zin in bij- of omscholing. Dit terwijl ouderen steeds langer moeten doorwerken, soms met fysieke klachten als gevolg. Een cursus of opleiding kan er dan juist aan bijdragen dat er een switch gemaakt kan worden naar minder belastend werk. Ook kan de positie op de arbeidsmarkt verbeterd worden. Een belangrijke uitzondering op deze trend zijn de ZZP’ers. Zij willen wel opgeleid worden (Waterval, 2020).

Op de arbeidsmarkt hebben 50-plussers te maken met allerlei veronderstellingen en vooroordelen. Zo wordt vaak gedacht dat oudere medewerkers vaker ziek zijn, een hoog salarisniveau hebben en niet meer mee kunnen veranderen. Echter blijkt uit onderzoek dat 50-plussers psychisch gezonder zijn en juist minder verzuimen. Dit omdat mensen langer en tot op hogere leeftijd gezond zijn. Daarnaast zijn 50-plussers vaak sociaal vaardiger, toleranter, en heeft deze groep werknemers veel inzicht in complexe problemen (Jonker, 2021) (Alföldy, 2020).

Het aandeel 50-plussers is relatief het hoogste aan de ‘randen’ van Nederland. Hierbij heeft Zeeuws-Vlaanderen en Limburg de meeste vergrijzing. Maar ook in het noorden is de vergrijzing hoog (Duimel & Meijereing, 2021).

Door de steeds ouder wordende bevolking stijgt het aantal huishoudens. Het grootste gedeelte hiervan zullen eenpersoonshuishoudens zijn. Daarnaast blijven mensen steeds langer zelfstandig thuis wonen, onder meer na een scheiding of het overlijden van hun partner (BouwKennis, 2021).

Effecten in cijfers

Momenteel zijn er ongeveer 7.171.500 50-plussers in Nederland. Dit is ongeveer 41% van de bevolking. In 1950 was nog minder dan een op de drie volwassenen in Nederland een 50-plusser. (CBS StatLine, 2021).

De bruto arbeidsparticipatie van 60- tot 65-jarigen steeg van 22,5 procent in 2003 naar 58,1 procent in 2016. Dit is een gevolg van onder andere de verhoging van de pensioenleeftijd (CBS, 2018).

In de kaartenbakken van het UWV zijn ouderen steeds meer concurrenten van elkaar. Van alle tien werklozen zijn er twee de 55 jaar voorbij. Tien jaar geleden was nog maar 10% van alle werklozen 55 jaar of ouder. Meer dan 40% van alle werklozen is tegenwoordig 45-plus – ook dat aandeel is stijgende (Basekin & Klerks, 2021).

80% van het totale Nederlandse vermogen is in handen van de 50-plussers. Dit maakt het een interessante doelgroep. Ook geeft deze doelgroep graag geld uit, ongeveer de helft van alle consumptieve bestedingen wordt door de 50-plussers gedaan (BeleefPlus, 2021).

Wat kan een 50-plusser zelf doen?

Werk vanuit je netwerk. Gebruik maken van je netwerk kan de sleutel zijn naar een nieuwe baan. Netwerken is hiervoor een belangrijke voorwaarde. Praat met veel mensen en leg contacten binnen je bestaande netwerk maar ook vooral daarbuiten. Gebruik hiervoor ook digitale hulpmiddelen zoals LinkedIn. Netwerkbijeenkomsten kunnen ook een manier zijn om relevante connecties op te doen.

Hou je kennis up to date. Zowel voor je huidige functie of als je opzoek bent naar een nieuwe baan is het belangrijk om relevante kennis te behouden en/of uit te bereiden. Neem deel aan cursussen, trainingen, of kies voor een volledige beroepsopleiding. Zo weet je zeker dat je op de hoogte bent van alle ontwikkelingen binnen het vakgebied waar jij voor kiest, of wilt kiezen.

Neem de regie in eigen handen. Belangrijk is om te blijven uitgaan van marketing en jezelf verkopen. Daarom is het van belang dat je op zoek gaat naar je kwaliteiten en mogelijkheden. Oefen sollicitatiegesprekken en schrijf een aantal voorbeelden van sollicitatiebrieven. Zorg dat je niet uit het veld geslagen wordt en blijf werken aan je zelfvertrouwen.

Wat kan een beleidsmaker voor 50-plussers doen?

Zo vroeg mogelijk in het (dreigende) werkloosheidstraject acties opstarten. Zo kan er eerder begonnen worden met de juiste ondersteuning om de kansen van 50-plussers op de arbeidsmarkt te vergroten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inzetten van ontwikkeladvies speciaal voor 50-plussers, doorlopende begeleiding, of het ondersteunen met ‘moderne’ manieren van zoeken naar een nieuwe baan.

Zet in op bij- en omscholing. Zo kan er eventueel voorkomen worden dat 50-plussers hun baan verliezen en blijven ze in het bezit van relevante kennis en vaardigheden. De arbeidsmarkt ontwikkelt zich momenteel naar een vraagmarkt waarbij krapte ontstaat in bepaalde sectoren zoals bouw, industrie, logistiek, agribusiness, onderwijs en zorg. Dit zijn sectoren waarbij er potentieel kansen liggen voor 50-plussers.

Realiseer je dat 50-plussers een andere aanpak nodig hebben. Vaak is het geloof en het zelfvertrouwen weg. Dit vraagt om het bieden van persoonlijke aandacht, het activeren van de 50-plusser en investeren. Met name in opleidingen en bijscholing. Hierbij is het ook belangrijk dat successen en ‘good practices’ worden gedeeld en gepubliceerd.

Lees hier deel 1 van deze blogreeks: De belangrijkste trends voor jongeren.

Lees hier deel 2 van deze blogreeks: De belangrijkste trends voor ZZP’ers.

Lees hier deel 3 van deze blogreeks: De belangrijkste trends voor werkenden.

Lees hier deel 4 van deze blogreeks: De belangrijkste trends voor arbeidsbeperkten.

Lees hier deel 5 van deze blogreeks: De belangrijkste trends voor arbeidsmigranten.

 

WIL JIJ NOG VEEL MEER WETEN? LEES DAN OOK HET WHITEPAPER ‘DE BELANGRIJKSTE TRENDS TOT 2030’ VOOR ONDERWIJS, ARBEIDSMARKT EN ECONOMIE

DAT KUN JE GEWOON GRATIS AANVRAGEN BIJ WHITEPAPERS

Yes, ik wil graag dat whitepaper! Je ontvangt dan ook de wekelijkse vervolgblogs over trends en doelgroepen gemakkelijk in je mail

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.

Geraadpleegde bronnen:

Alföldy, E. (2020). Waar zijn de vacatures voor 50-plussers? Opgehaald van Intermediair.nl

Basekin, E., & Klerks, M. (2021). Nieuw kabinet kampt met stijging ouderenwerkloosheid. Opgehaald van 50-plusadviescentrum.nl

BeleefPlus. (2021). De doelgroep. Opgehaald van beleefplus.nl

BouwKennis. (2021). Artikel: Het aandeel 50-plussers groeit. Opgehaald van Bouwkennis.nl

CBS. (2018). Arbeidsparticipatie naar leeftijd en geslacht. Opgehaald van cbs.nl

CBS StatLine. (2021). Bevolking; geslacht, leeftijd en burgerlijke staat, 1 januari. Opgehaald van Opendata.cbs.nl

Duimel, M., & Meijereing, I. (2021). Ouderen zijn de toekomst. Opgehaald van getoud.nl

Jonker, L. (2021). Voordelen van 50-plussers. Opgehaald van oudvit.nl

Waterval, D. (2020). 55-plussers tonen weinig interesse in trainingen op de werkvloer. Terwijl juist die groep daar baat bij heeft. Opgehaald van Trouw.nl

Interview Sandra

Interview met Wise up collega: Sandra. Huijnen. 

Geschreven door Liese van Oort. Sandra werkt bijna een jaar bij Wise up en werkt met veel enthousiasme in haar rol als senior consultant. Ze heeft ervaring opgedaan in diverse projecten die met name gericht waren op (kwetsbare) jongeren en onderwijs. Wij zijn benieuwd wat Sandra drijft in haar werk en wat haar droomproject zou zijn. Tijd om Sandra nog beter te leren kennen!


Sandra in het kort:

Organisator  – brengt energie – samenwerken – dol op haar gezin – truffeladdict – van origine Limburgse – wielrenster

Sandra komt oorspronkelijk uit het meest zuidelijke dorpje van Limburg: Mesch. Toen ze 18 werd verhuisde ze naar Wageningen voor een studie huishoud- en consumenten wetenschappen aan de Universiteit Wageningen. Ze deed een minor in recreatie en toerisme. Toen onderzocht ze onder andere waarom mensen zich naar een gebied bewegen; waarom vinden mensen een gebied leuk of interessant? Net na haar afstuderen rolde ze in een baan bij Randstad Uitzendbureau. Dit was puur toeval, want Sandra had namelijk al toegezegd een mooie baan te starten bij een onderzoeksinstituut, maar omdat ze de zomervakantie moest overbruggen had zich ingeschreven bij Randstad. Ze kon daar direct starten op de vestiging als intercedent en bleef daar, onverwacht, 11 jaar met veel plezier werken.

Na haar loopbaan bij Randstad was het tijd voor wat anders en kwam er een functie vrij bij regio Rivierenland in het voortijdig schoolverlaters team. Het doel hier was om jongeren op school te houden en ervoor zorgen dat zij alsnog een diploma zouden behalen. Deze jongeren, met een leeftijd tussen 18-23 jaar, daarvan werd bekeken hoe ze geholpen konden worden. Door hen bijvoorbeeld te begeleiden bij studie keuzes of onderzoeken waar zij behoeften aan hebben.

Als ik Sandra vraag wat ze zo leuk vond aan deze baan dan reageert ze meteen: ‘Alles was leuk! Leidinggeven was leuk, het samenwerken in de keten, werken in het zorgdomein, samen iets betekenen en verschil in iemands leven kunnen maken (in sommige gevallen) – heel dankbaar werk!’

Het samenwerken en organiseren komt elke keer terug in Sandra’s loopbaan, bij alle rollen die zij vervult staat ze voorop om te organiseren. Opmerkelijk volgens Sandra: ‘Ik dacht altijd en nu ga ik de achterhoede werken en eindigde toch altijd weer in de voorhoede – ik straal blijkbaar uit dat ik dat toch leuk vind!’

Hoe begin jij je dag?

Om 6:45 spring ik onder de douche. Ik start de dag met een kwartiertje voor mijzelf. Ontspannen douchen, make-up aanbrengen en dan ben ik er voor de rest. Met de rest bedoel ik mijn gezin; samen met Hans heb ik drie geweldige kinderen. Na ‘mijn’ kwartiertje sta ik meteen 100% aan en zorg ik ervoor dat iedereen goed de deur uitkomt. We proberen in de ochtend samen te ontbijten, maar dat lukt niet altijd. We ontbijten met yoghurt en fruit of een boterham, liefst een boterham met kaas! Dan ga ik in de 5de versnelling de dag door.

Hoe ziet een typische werkdag er voor jou uit?

Bestaan die typische werkdagen? In ieder geval, mijn werkdagen zijn altijd anders. Opdrachten variëren, mijn rollen variëren. Alhoewel ze steeds meer op elkaar gaan lijken. Meestal is het een rol als projectleider /programmamanager.

Ik begin de dag met een uurtje actiepunten wegwerken, afgewisseld met inhoudelijk aan projecten werken en natuurlijk de overleggen. Tijdens de overleggen schrijf ik mee, om dit vervolgens direct uit te kunnen werken. Er komen namelijk altijd wel actiepunten uit overleggen. Het is zeer afwisselend! Het doet me goed dat ik mag bedenken, ontwikkelen, samenwerken en verbinden. Ik pak graag dingen samen op met anderen, het is prettig als je dingen kan delen.

Wat maakt het werken bij Wise up nou zo bijzonder?

Bijzonder dat je op verschillende projecten werkt en in verschillende rollen, dit zorgt voor afwisseling. Dat vraagt wat van je. Ik wil alles goed doen, snappen en weten. Er is altijd nieuwe informatie en ik wil dat allemaal lezen en leren. Ik heb voor mijn gevoel altijd tijd te weinig! Daarnaast bezoek ik hele, leuke plekken en heb ik het afgelopen jaar echt enorm veel geleerd. Een voorbeeld hiervan is de organisatie van het Techniekpact en voor Scholengemeenschap HUB ben ik het aanspreekpunt. Ontzettend afwisselend.

Mijn eerste jaar bij Wise up heb ik ervaren als een heel energiek jaar – ik heb er veel energie ingestopt en dit heeft veel opgeleverd.

Als je een droomopdracht zou omschrijven, hoe ziet deze er dan uit?

Die heb ik al! Bij Gilde Opleidingen en bij Hub Noord Brabant. Die vind ik beide super leuk! Het zit in het onderwijs, gaat over jongeren, we brengen concreet iets tot stand én een ander wordt er beter van. Plus dat we het met z’n allen doen. Iedereen die betrokken is bij het project enthousiast maken, als dat lukt geeft mij dat een goed gevoel.

Wat zouden mensen niet van jou verwachten?

Dat ik met regelmaat op een racefiets zit! Klussen leuk vind, zelf een overkapping gebouwd heb én kan tegelen. Wat een welkome afwisseling is op al het denkwerk. En ik volg piano les om mooi piano te kunnen spelen. Maar het best bewaarde geheim is denk ik wel: ik kan ook op kerkorgel spelen met handen en voeten!

Omgaan met Risico’s – Onmisbare tips bij je projecten deel 4

In het werkveld komen we vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel projectleiders tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over omgaan met risico’s.

Deze week deel 4: Risicomanagement

Elk project brengt zijn eigen risico’s met zich mee, of je ze nu ziet of niet. Denk bijvoorbeeld aan stakeholders met verschillende belangen, projectleden met wisselende beschikbaarheid of veranderende prioriteiten. Risicomanagement is een eenvoudige projectmanagementprocedure waarbij je potentiële risico’s voor je project identificeert en evalueert, zodat je van tevoren al risico’s kunt vermijden. Er zijn echter te veel soorten risico’s in projectmanagement om in een blog te kunnen beschrijven, daarom behandelen we de drie belangrijkste; budgetrisico, planningsrisico en resultaatrisico. In deze blog laten we je zien hoe je met deze risico’s om kunt gaan!

Waar loop je tegenaan? & Tips

Budgetrisico
Budgetrisico is een escalatie van kosten. Het risico bestaat dat het project meer kost dan het daarvoor toegewezen budget. Dit is misschien wel het meest voorkomende projectrisico en is te wijten aan een slechte budgetplanning, onnauwkeurige kostenraming en steeds groter wordende wensen. Uiteindelijk leiden budgetrisico’s vaak ook tot planningsrisico’s en resultaatrisico’s.

In de eerste fase is het essentieel om de opdrachtgever mee te nemen in het budget. Door de opdrachtgever op de hoogte te houden rondom het budget en de aanpak, voorkom je misverstanden en verrassingen. Voor het projectteam is het goed om te weten wie welke budgetten heeft en wie verantwoordelijk is. Hierdoor draagt het hele team bij aan de beheersing en haalbaarheid van het project. Ook helpen budgetupdates hierbij. Door met het team structureel de budgetten te bespreken kun je gezamenlijk potentiële risico’s voorkomen.

Planningsrisico
Planningsrisico is het risico dat activiteiten langer duren dan verwacht. Het is nauw verbonden met kostenrisico, omdat het oprekken van de planning meestal de kosten verhoogt en ook het resultaat van het project vertraagt. Vertragingen resulteren in gemiste deadlines, verlies van momentum of zelfs het verlies van concurrentievoordeel.

Veelal is planning een combinatie van prioriteren, stellen van deadlines en ruimte houden voor wijzigingen. Bespreek met je opdrachtgever en team wat de huidige prioriteiten zijn. Hierdoor hou je focus en kun je makkelijker inspelen op veranderende prioriteiten. Let hier wel goed bij op dat prioriteiten niet te vaak wisselen. Dit brengt juist de focus in gevaar.

Resultaatrisico
Resultaatrisico is het risico dat het project geen resultaten oplevert die in overeenstemming zijn met de projectspecificaties. Dit is een gemeenschappelijk risico dat moeilijk aan één enkele partij kan worden toegeschreven. Een belangrijk verschil zit in een inspannings- of resultaatverplichting. Een inspanningsverplichting is wanneer een projectmanager zich moet inspannen om een bepaald resultaat te bereiken, maar garandeert dat resultaat niet. Bij een resultaatsverplichting gaat het om het garanderen van een bepaald resultaat. Bij dit laatste hoor je ook wel eens; “Het kan mij niet schelen hoe je het doet, als je het maar doet”.

Breng aan het begin een project duidelijk in kaart wat de resultaten zijn en maak ze zo concreet mogelijk. Nogal cliché, maar maak het resultaat zo SMART mogelijk. Bijvoorbeeld het realiseren van ‘een effectieve aanpak’, wanneer is een aanpak effectief?  Of ‘we verwachte een goede inzet’, wat wordt daarmee bedoeld?

Het is goed om alle risico’s in kaart te brengen, maar niet alle risico’s zijn even belangrijk om ook daadwerkelijk iets mee te doen. Door risico’s tegen elkaar af te zetten in een risicomatrix krijg je een duidelijk overzicht van waar je aandacht naar uit moet gaan. Je kunt de matrix zo klein of groot maken als nodig. Zie hieronder een voorbeeld van een risicomatrix:

Geheim van de smid

Door aan het begin van het project een (compact) plan van aanpak op te stellen signaleer je al op voorhand met welke risico’s je te maken kunt krijgen. Maak daarbij onderscheid tussen acties die de risico’s voorkomen en maatregelen die de risico’s opvangen en de effecten ervan zo klein mogelijk maken. Benoem naast de risico’s ook de randvoorwaarden en beperkingen van het project. Soms zijn er namelijk resultaten waar je geen invloed op hebt, waardoor je ook niet garant kunt staan voor het resultaat. Door het plan met je opdrachtgever en team te bespreken, weet iedereen waar de gevoeligheden liggen in het project en kan iedereen meewerken om deze risico’s te voorkomen. Samenwerken is dus de sleutel!

Wil je meer weten over het formuleren van doelstellingen, lees dan het eerste blog in deze reeks.

Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het tweede blog in deze reeks.

Hoe je omgaat met weerstand lees je in het derde blog in deze reeks.

In de komende weken volgen nog meerdere blogs over verschillende onderwerpen rondom projectmanagement. Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Daarnaast bieden wij projectondersteuning door de inzet van een Young Professional om je werkdruk te verlichten. Lees meer over onze Young Professionals.

 

WIL JIJ NOG VEEL MEER WETEN? LEES DAN OOK HET WHITEPAPER ‘DE BELANGRIJKSTE TRENDS TOT 2030’ VOOR ONDERWIJS, ARBEIDSMARKT EN ECONOMIE

DAT KUN JE GEWOON GRATIS AANVRAGEN BIJ WHITEPAPERS WHITEPAPERS

Yes, ik wil graag dat whitepaper! Je ontvangt dan ook de wekelijkse vervolgblogs over trends en doelgroepen gemakkelijk in je mail.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.

Interview met Wise up collega: Lars Damen

Geschreven door Liese van Oort. Vandaag een interview met onze Lars Damen. Lars werkt alweer 7 jaar bij Wise up en werkt met veel bevlogenheid in zijn rol als senior consultant. Naast dat hij voor verschillende opdrachtgevers werkt is hij nauw betrokken bij de strategie van Wise up. Wij zijn benieuwd wat Lars drijft in zijn werk en wat zijn droomproject zou zijn. Tijd om Lars nog beter te leren kennen!

Lars in het kort: Bosschenaar – Foodie –  inhoudelijke podcast- en nieuwsjunkie – Netwerksamenwerkingen – leeft in een planten jungle (+40! planten)

Lars is een échte Bosschenaar. Geboren in het mooie Den Bosch waar hij ook naar school ging. Hij rondde hier zijn bachelor Management, Economie en Recht af. In het laatste jaar van zijn bachelor volgde hij een pre-master aan de universiteit Tilburg.  Dit uitstapje bleek een goede zet: de verdieping van de pre-master was precies wat hij zocht als aansluiting bij zijn bachelor. De pre-master werd dus vervolgd met een master Organisatiewetenschappen. Precies, die combinatie van de kennis en vaardigheden die hij opdeed tijdens zijn bachelor en master blijkt een goede combinatie. De theorie die werd aangeboden tijdens deze master weet hij praktisch door te vertalen.  Zo schreef Lars zijn thesis over risk-taking in teams, kortgezegd wat het effect is van de persoonlijkheden binnen een team op het risicogedrag. Hij heeft er veel van geleerd maar achteraf had hij wellicht toch liever onderzoek gedaan naar netwerksamenwerkingen, zijn grote passie. Na zijn afstuderen startte hij zijn loopbaan bij het UWV, waar hij 10 maanden werkte toen zijn manager hem een vacature van Wise up tipte (volgens Lars kan dit alleen bij het UWV), de rest is geschiedenis..

Hoe begin jij je dag?

Ik sta op tussen 6.30 en 7 uur en start mijn dag met een kop goede koffie. Mijn ontbijt/ brunch neem ik rond 11-12 uur omdat ik voor die tijd vast. Dit werkt erg goed voor mij. Wat ik ontbijt? Dat verschilt per dag, maar altijd met groenten. Ook ga ik een aantal keren per week zwemmen voordat ik aan mijn dag begin. Heerlijk!

Hoe ziet een typische werkdag er voor jou uit?

Elke werkdag is een beetje anders. Maar mijn dag begint met mijn eerste kop koffie. Dan stap ik in de auto naar de opdrachtgever of ik werk thuis. Ik luister in de auto graag Radio 1 of een podcast, werk ik thuis dan kijk ik eerst Nieuwsuur terug van de vorige avond.

Ik begin om 8 uur met het openen van mijn mailbox en beantwoord e-mails. Wat ik verder doe is heel afhankelijk van wat ik die week moet doen. Alle dagen zijn anders en ik ben niet van de routines. Als ik bijvoorbeeld stukken moet schrijven dan doe ik dit het liefst wanneer ik hiervoor in de juiste flow zit. Dan ben ik bevlogen om die taak op dat moment te doen en staat het veel sneller op papier. Dat werkt het allerbeste voor mij.

Wat maakt het werken bij Wise up nou zo bijzonder?

De constante verandering van opdrachten, de continue uitdaging om nieuwe dingen te leren. Je ziet jezelf ontwikkelen. De kennis die je in de ene opdracht opdoet kan je altijd weer in een andere opdracht toepassen. Daarnaast is het ook heel bijzonder om op zoveel verschillende plekken te komen. Je leert daardoor echt vanuit verschillende perspectieven naar de samenleving kijken. Een ding is zeker…ik zou niet passen in een 9 tot 5 job waarin mijn werk ongeveer elke dag hetzelfde is. Werken bij Wise up is voor mij écht een uitkomst. Elke keer kijk ik uit naar de volgende opdracht.

Als je een droomopdracht zou omschrijven, hoe ziet deze er dan uit?

Programmamanager. Dat was mijn stip op de horizon. Ik wil dat vaker doen. Echt een projecten portfolio opzetten – strategie bepalen waar je aan gaat werken en netwerken opzetten om dit te bereiken. Dit heb ik al verschillende keren gedaan in West-Brabant. Je staat in verbinding en creëert commitment op samenwerking. Ik vind het prachtig om projecten op te zetten, die één organisatie alleen nooit zou kunnen bereiken.

Wat zouden mensen niet van jou verwachten?

Dat ik geen kaas lust en wel echt een Bourgondiër ben, dat verbaast zoveel mensen. Voor mij dus een kaasplank zonder kaas – wel met worstjes, groenten en zelfgemaakte dipjes, dan ben ik helemaal blij. Ik ben een man met passies en lekker eten is een van de grootste. Daarom kan ik ook intens genieten van een avondje tafelen bij een goed restaurant. Daarnaast vlog ik samen met vrienden over eten @waardenboscheet.

Ben je benieuwd naar wat Lars voor jouw organisatie kan beteken? Of wil je graag verder praten? Neem dan contact op via lars.damen@wiseup.nl

Bekijk hier het volledige profiel van Lars Damen!

 

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.

Omgaan met weerstand – Onmisbare tips bij je projecten deel 3

In het werkveld komen we vaak tegen dat mensen boordevol goede ideeën en ambities zitten, maar niet goed weten hoe ze deze ideeën en ambities tot uitvoering kunnen laten komen. Om deze ideeën en ambities waar te maken projecten succesvol te laten verlopen, is goed projectmanagement van groot belang. In een reeks blogs zullen wij ingaan op belangrijke aspecten rondom projectmanagement. Waar lopen veel projectleiders tegenaan? We geven tips hoe je het beter kan doen. Zo ondersteunen wij je met het behalen van je doelen. Omdat we al heel veel projecten hebben geleid, onthullen we aan het einde van deze blog ook nog een ‘geheim van de smid’: onze laatste en meest cruciale tip! Deze week gaan we het hebben over omgaan met weerstand.

Deze week deel 3: Omgaan met weerstand

Veel projectleiders lopen ergens in hun projecten tegen weerstand aan. Vaak willen mensen niet zomaar meebewegen met hun plannen. Het gemakkelijkste is om te zeggen dat deze medewerkers niet deugen. Maar is dat wel zo? Een verandercylcus verloopt veelal volgens een aantal fasen (Bron: Rick Maurer, Introduction to Change without Migraines, 2009).  Er doen zich eerst allerlei kleine voorvallen voor alvorens de sense of urgency voor de verandering echt wordt erkend door de stakeholders. En pas als stakeholders eenmaal zelf de uitdaging zien om te veranderen, wordt het mogelijk om hen allemaal in hetzelfde tempo door de verandering heen te laten gaan. Pas als voldoende ingezet blijft worden op de persoonlijke betrokkenheid en engagement van de medewerkers, zal men daadwerkelijk aan de slag gaan. Omgaan met weerstand is dus erg belangrijk.

Waar moet je aan denken?

Het goed kunnen anticiperen en omgaan met weerstand is erg belangrijk voor een projectleider. Om projecten te laten slagen is het van belang dat de neuzen dezelfde kant opstaan en iedereen meewerkt om de doelstellingen te behalen. Weerstand kent vele vormen en diverse redenen. Dit houdt in dat er ook verschillende manieren zijn om met weerstand om te gaan. Het is belangrijk om te realiseren dat weerstand vaak helemaal niet om jou gaat maar om de verandering die het project met zich meebrengt.  Het gedrag van de ander kan voortkomen uit werkdruk, prioriteiten, angst, maar ook uit betrokkenheid. De projectdoelstellingen die nagestreefd worden kunnen conflicteren met de normen, waarden of overtuigingen van de ander.

Waar loop je tegenaan? & Tips

Er kunnen zich een aantal valkuilen voordoen bij het omgaan met weerstand tijdens projecten:

  • Zorg dat je als veranderaar niet vooroploopt qua fase. Wanneer men fasen overslaat, genereert dat de illusie van voortgang maar uiteindelijk kan dit een catastrofale impact hebben op de resultaten. Er zijn 8 stappen te onderscheiden die je als leider moet doorlopen voor een effectieve verandering (bron: John Kotter, Leading Change, 2012). De eerste vier stappen zijn vooral gericht op het overbrengen van de veranderingsvisie en strategie, en de communicatie om mensen binnen boord te krijgen. Daarna krijg je 4 stappen gericht op meer managementgerichte taken, zoals het wegruimen van obstakels, korte termijn successen boeken, resultaten boeken en consolideren en ze verspreiden. Ben je zelf al door de eerste 4 stappen heen voordat je met je team gaat communiceren, dan loop je het gevaar dat je al meteen gaan managen op taken en verantwoordelijkheden. Maar het team heeft eerst behoefte aan je persoonlijk leiderschap: wat is eigenlijk de aanleiding voor de verandering, waar willen we naar toe, wat is de stip op de horizon?
  • Trek het je niet te persoonlijk aan: het gaat vaak niet om jou. Als men zich tegen jou richt, kan je dat zelf als kwetsend en pijnlijk ervaren. Het liefst ga jezelf verdedigen, word je boos of loop je weg. Maar belangrijk is om je te beseffen dat het vaak helemaal niet om jou gaat maar om de verandering die je voorstaat. Als je de emoties te lang negeert, kan men zich ook op jouzelf gaan richten. Evt. kan je uit je rol stappen als symbool of vertegenwoordiger van deze verandering. Probeer met hulp en steun van anderen het vertrouwen terug te winnen. Als je geloofwaardig en eerlijk wordt gevonden en blijf je oog houden voor de ander, dan lukt dat sneller dan wanneer je alleen met je eigen gekwetste ego blijft rondlopen.
  • Stop met alsmaar nog meer uitleg geven. Zelf schieten we ook wel eens in de weerstand. En dan merk je zelf ook wel eens: een “meer inhoudelijke uitleg” werkt niet altijd. Soms is dat zelfs zeer irritant, als iemand maar door blijft gaan met argumenteren terwijl je eigenlijk deze verandering helemaal niet wilt. Als je aan de ander merkt dat hij of zij in deze allergiestand komt, doe dan een stapje terug. Verdiep je in de ander: wat is zijn of haar belang? Hoe kan je de ander ook voordelen bieden bij de verandering? En is hij of zij op de een of andere manier intensiever te betrekken bij het veranderproces? Het is namelijk gemakkelijker om iets te steunen wat we zelf hebben opgebouwd.

Ook is het goed om te weten dat weerstand zich op verschillende niveaus kan bevinden. Correct omgaan met weerstand vraagt per niveau een andere aanpak. De niveaus worden hieronder toegelicht:

  1. ‘Ik begrijp het niet’. Deze weerstand komt voort uit onbegrip. Feiten, data, het projectidee en de redenen voor de verandering zijn niet duidelijk genoeg. Hierbij kun je meer uitleg geven. Presenteer de verandering in een taal die begrepen wordt door de deelnemers en geef ze de tijd met elkaar te overleggen en de informatie te verwerken. Gebruik verschillende communicatiekanalen.
  2. ‘Ik wil het niet’. Nu zijn er ook emotionele factoren in het spel bij de ander. De verandering vormt mogelijk een bedreiging voor iets dat deze stakeholder wil beschermen. Of men is bang dat men alleen komt te staan of voor het verlies van positie. Dan helpt het om dit bespreekbaar te maken. Erken het gevoel. En kijk of je evt. waardevolle zaken die men zou kunnen verliezen kan beschermen of vrijwaren.
  3. ‘Ik wil jou niet’. Het diepste weerstandniveau richt zich tegen jou als persoon. Op dat moment sta jij in de weg omdat ze je intenties niet vertrouwen. Misschien wantrouwen ze je niet eens persoonlijk maar de dingen waar jij voor staat en die jij symboliseert wel. Dit is alleen te weerleggen door te proberen het vertrouwen in jou te vergroten. Bijvoorbeeld door uit de zoeken waar de weerstand zich precies op richt. Zijn er slechte beslissingen genomen in het verleden? Dan moet je dat toegeven. Klaar ook andere zaken en misverstanden op. Daarnaast kun je anderen inschakelen om aan de weerstand te werken als jij cultureel of anderszins uit het verkeerde kamp lijkt te komen.

Geheim van de smid

Tegenwoordig werken we steeds meer in een netwerkeconomie. Jij en je organisatie staan er niet alleen voor; we maken onderdeel uit een van een groot geheel waarvan de som meer is dat het geheel der delen als het netwerk goed functioneert. Juist in netwerken is het heel erg belangrijk om rekening te houden met de verschillende belangen die er spelen. Dat betekent dat er veel tijd moet worden ingeruimd voor het verkennen en delen van deze belangen en het vroegtijdig betrekken van mensen bij nieuwe innovaties en vernieuwingen. Hoe meer mensen doordrongen zijn van de noodzaak en zich eigenaar voelen van de verandering, des te gemakkelijker dat het vervolgens gaat. Dat vergt visie en leiderschap van de leiders van de verandering. Neemt men hier niet de tijd voor en gaat men autoritair te werk, dan oogst men vervolgens te veel weerstand. Dan kan het hele netwerk zelfs uit elkaar vallen.

Wil je meer weten over het formuleren van doelstellingen, lees dan het eerste blog in deze reeks.

Hoe je het beste met stakeholders kan omgaan lees je in het tweede blog in deze reeks.

In de komende weken volgen nog meerdere blogs over verschillende onderwerpen rondom projectmanagement. Wil je naar aanleiding van dit blog verder met ons in gesprek of heb je een vraag, neem dan contact met ons op. Wij denken graag met je mee. Daarnaast bieden wij projectondersteuning door de inzet van een Young Professional om je werkdruk te verlichten. Lees meer over onze Young Professionals.

 

WIL JIJ NOG VEEL MEER WETEN? LEES DAN OOK HET WHITEPAPER ‘DE BELANGRIJKSTE TRENDS TOT 2030’ VOOR ONDERWIJS, ARBEIDSMARKT EN ECONOMIE

DAT KUN JE GEWOON GRATIS AANVRAGEN BIJ WHITEPAPERS WHITEPAPERS

Yes, ik wil graag dat whitepaper! Je ontvangt dan ook de wekelijkse vervolgblogs over trends en doelgroepen gemakkelijk in je mail.

Over Wise up Consultancy: Wij helpen (semi)overheden, onderwijsinstellingen en netwerkorganisaties bij het oplossen van vraagstukken op het gebied van arbeidsmarkt, onderwijs en economie. Dit doen we door het inzetten van ervaren project- en programmamanagers, enthousiaste onderzoekers en bevlogen adviseurs. Hiermee brengen we complexe opdrachten en vraagstukken van onze klanten tot een succesvol resultaat zodat zij zelf kunnen excelleren. Hiermee bewerkstelligen we maatschappelijke impact door de arbeidsmarkt in balans te houden en zo veel mogelijk mensen mee te laten doen.